Logiciel de Comptabilité : Pourquoi changer et comment choisir ?

5 March 2020

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Un changement de logiciel de comptabilité est une opération très délicate mais bien souvent nécessaire. Le tout est de savoir sélectionner l’outil approprié.

Pourquoi changer de logiciel comptable ? Il y a surtout plein de raisons pour changer…

L’obsolescence technologique est le premier facteur de changement. Votre éditeur vous a annoncé une fin de vie, la solution n’évolue plus et vous avez la sensation de perdre votre temps sur des vérifications ou taches qui sont désormais automatisables.

Si vous voyez qu’il est compliqué de faire évoluer votre logiciel de comptabilité aux nouveaux besoins de votre organisation en raison d’une fusion ou d’une acquisition ou encore au nouvelles normes réglementaires c’est également un signe déclencheur de changement.

Opex ou Capex ? SaaS ou Licence ? Si la volonté de votre entreprise est de basculer dans le SaaS pour un modèle Opex alors là aussi c’est le bon moment de reconsidérer la solution utilisée.

Enfin si vous êtes insatisfaits par votre solution que les coûts d’exploitation et de maintenance sont en constante augmentation et non maitrisés ou encore que la sécurité de l’infrastructure est défaillante ; alors là encore pourquoi ne pas changer ?

Comment sélectionner le meilleur outil de gestion comptable ?

Il ne s’agit pas de choisir le logiciel de gestion comptable le moins cher du marché ou le plus recommandé par un tiers mais de sélectionner celui le plus adapté aux objectifs et aux caractéristiques structurelles de votre entreprise et de la complexité que vous devez gérer.

  • Une solution adaptée à votre taille et votre organisation,
  • Une solution présentant une couverture fonctionnelle capable de vous satisfaire aujourd’hui mais également dans le temps en fonction de vos évolutions,
  • Une solution qui utilise les dernières technologies pour vous apporter le niveau d’automatisation et de performance souhaité,
  • Des services à votre mesure,
  • Une équipe avec laquelle vous vous sentez bien, alignée et avec qui vous avez une bonne communication,
  • Un éditeur pérenne, solide et expert de la finance.

La rédaction du cahier des charges passage obligé ?

Oui cela clarifie les choses, évite les incompréhensions et les oublis et permet de communiquer avec les équipes et les prestataires consultés sur des bases tangibles et claires. Un document décrivant l’ensemble des besoins actuels et futurs permet de bien définir ses attentes en termes de couverture fonctionnelle, de profile d’éditeur, de niveau de services attendus, de couverture géographique, de SLA, de niveaux de sécurité. Il précise enfin les besoins d’un point de vue automatisation de processus, bénéfices et retour sur investissement escomptés. Toutes ces données permettent de mieux comparer les différentes offres des éditeurs sélectionnés et de choisir le prestataire le plus adapté à la taille, aux enjeux et à la structure de l’entreprise.

Quelques conseils en période de transition

La première mise en garde concerne la reprise des données. C’est souvent le grand danger lorsque l’on change de logiciel. Pour garantir une transition réussie certaines étapes à respecter sont nécessaires.

  • Définir une stratégie de reprise

Est-ce nécessaire de tout garder ou au contraire est-ce le temps de faire le tri ? Réduire le périmètre limite forcément les risques d’erreurs de reprise, les besoins de nettoyage et le temps nécessaire pour les tests de reprise.

  • Accompagner la transition

Il est nécessaire d’informer les collaborateurs concernés du changement d’outil. Cela passe par une information régulière sur l’avancement du projet et des formations sur le nouvel outil.

  • Phases de test régulières

La responsabilité de cette étape concerne autant le commanditaire que le prestataire. L’objectif est de vérifier que les données existantes sont bien intégrées dans le nouveau logiciel selon la stratégie préétablie.

  • Se laisser un temps d’adaptation

Il est également nécessaire de s’accorder une période de chevauchement pendant laquelle les deux logiciels seront utilisés simultanément pour favoriser une bascule progressive et réussie vers le nouveau logiciel. Si cela est possible, il faut laisser l’ancien logiciel comptable installé sur un poste dans le cas où il faudrait ressortir d’anciennes informations à la demande des autorités fiscales par exemple.

  • Anticiper les futurs besoins

Enfin, pourquoi ne pas en profiter pour étendre le périmètre fonctionnel de la solution ?  (Vers du CPM, ajouter une solution de révision comptable, simulation de la masse salariale, etc..) pour s’adapter au mieux aux nouveaux besoins actuels et à venir de l’entreprises.

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