Digital Finance Lab : Les leviers d’efficience de la fonction finance

14 février 2020

Le Digital Finance Lab est un laboratoire à idées, un espace de partage d’expériences, de visions et de convictions entre pairs, confidentiel et restreint. Talentia, qui est à l’initiative de la création de ce club, est une ETI qui accompagne ses clients dans l’amélioration de l’efficacité des fonctions RH et finance.

Quelles sont les bonnes pratiques en termes d’amélioration de l’efficience de la fonction finance ? Quels sont les apports de la digitalisation à cet égard ?

Quels sont les objectifs d’efficience pour les fonctions finance des ETI ?

1)    Définition des objectifs d’efficience de la fonction finance

L’efficience de la fonction finance est un sujet prégnant pour les entreprises de taille intermédiaire. Étant contraintes par des structures de coûts et des objectifs de productivité, elles se doivent de déterminer les priorités dans leurs démarches de transformation (par exemple, la génération de cash). Les ETI peuvent faire le choix de rechercher l’efficacité sur le pilotage de l’entreprise ou bien améliorer l’efficacité des fonctions de back-office. La qualité du reporting est un élément déterminant dans l’agilité du forecast et la détermination des investissements nécessaires au développement de l’activité. Il s’agit de faire émerger de nouveaux outils et de nouvelles manières de travailler. La mise en place d’une plateforme collaborative, destinée à l’ensemble des partenaires de l’entreprise, peut constituer un bon début.

Les entreprises doivent être à la fois capables d’anticiper leur stratégie pour les cinq années à venir mais aussi de gérer l’immédiat. Dans un tel contexte, l’amélioration de l’efficience peut être perçue comme une course de vitesse, mais le fait de se concentrer sur l’urgence uniquement serait une erreur. La refonte globale de l’architecture de l’entreprise et tout particulièrement de la finance, implique une simplification des processus et le déploiement d’un ERP intégré. La mise en œuvre de projets de digitalisation a un effet vertueux puisqu’elle permet une refonte de l’ensemble des processus et notamment sur le contrôle interne. Une entreprise explique avoir lancé un projet de dématérialisation des processus de paie parallèlement à la création d’une plateforme digitale destinée à faciliter la gestion des paiements internationaux. D’une manière générale, la gestion des données est un enjeu essentiel à l’amélioration du pilotage ainsi qu’au développement d’une approche orientée vers le client.

Enfin, le fait de se doter d’outils modernes et plus performants est aussi un bon moyen d’attirer de nouveaux talents.

2)    Les parties prenantes dans la validation des objectifs

Il est souhaitable que les objectifs soient définis en partenariat entre la direction générale et la direction financière. Dans le cadre de la mise en œuvre du projet, elles travailleront en lien avec la DRH et la DSI. En fonction du secteur dans lequel l’entreprise évolue, la digitalisation peut aussi être portée par la direction marketing, ceci dans une démarche d’amélioration de la visibilité des offres de l’entreprise auprès de ses clients.

Pour les entreprises sous LBO, la démarche de digitalisation peut être impulsée par les actionnaires ou les banques, afin de mieux comprendre les évolutions de l’activité et de l’environnement.

3)    Les gisements de perte de productivité et d’information constatés

a. Une organisation en silos

Caractéristique des entreprises qui se sont constituées par acquisitions successives, l’organisation en silos est un frein à la circulation de l’information. Les nouvelles générations attendent une modernisation des échanges et des processus de circulation de l’information. Il faut faciliter l’accès à l’information pour l’ensemble des fonctions de l’entreprise. De plus, l’entreprise doit améliorer sa connaissance des coûts de revient et des marges, pour être capable d’évaluer la rentabilité des comptes clients.

b. Un traitement manuel de certaines informations

Certaines données sont encore saisies manuellement, ce qui accroît le risque d’erreur et ne facilite pas la remontée des informations.

c. Une démarche de croissance continue

Certaines entreprises sont engagées dans un processus de croissance continue et d’acquisition de nouvelles parts de marché. Elles sont amenées à intégrer plusieurs systèmes en urgence. Elles peuvent alors être tentées de faire le minimum, en termes d’intégration des outils. De leur point de vue, bâtir un ERP global représenterait un coût bien trop élevé pour un retour sur investissement incertain.

d. Une juxtaposition de processus complexes

Il existe parfois autant de systèmes d’information que de succursales. Plutôt que de chercher à automatiser à outrance, il faudra avant tout simplifier et harmoniser les processus.

La digitalisation comme principal levier d’efficience

1)   Les processus à digitaliser en priorité

a. L’accès à l’information

Pour pouvoir analyser les chiffres, encore faut-il que les données soient rapidement transmises aux équipes finance. Il est conseillé de mettre en place une plateforme commune pour recueillir l’ensemble des données extraites des différents ERP.

Souvent, les directions financières travaillent sur un reporting à deux dimensions. Le passage à un reporting à trois dimensions – incontournable – consiste à croiser les données financières et opérationnelles. L’harmonisation et l’automatisation des processus financiers sont souvent poussées par la réglementation. Des systèmes de rapprochement automatique doivent être mis en place pour que la fonction finance puisse se recentrer sur l’activité d’analyse des données. Dans l’industrie, l’installation d’objets connectés sur les machines facilitera la diffusion de l’information et ainsi la saisie des tableaux de bord.

b. Les tâches à faible valeur ajoutée

Les tâches administratives sont celles qui doivent être digitalisées en priorité, de même que les tâches répétitives. Les entreprises sont en outre incitées à dématérialiser les factures de leurs fournisseurs. Pour ce faire, elles peuvent recourir à un prestataire externe, sinon construire leur propre solution.

Dans la détermination des priorités, l’entreprise ne doit pas se fier aux modes. L’enjeu n’est pas d’arbitrer entre fiabilité et rapidité : qui voudrait d’un reporting rapide, mais non fiable ? Il importe de mettre en place des processus récurrents et clairs pour en faciliter l’appropriation.

2. Comment adapter le dimensionnement de son organisation ? Comment accompagner le changement et fédérer le management ?

La fonction finance doit convaincre les autres fonctions de changer leurs méthodes de travail pour améliorer les processus de reporting, en lien avec la DSI. Elle devra notamment sensibiliser les équipes opérationnelles pour que cette démarche ne soit pas perçue comme de l’ingérence. Un bon moyen de susciter l’adhésion des équipes opérationnelles est de valoriser leur capacité d’analyse de leurs propres données. La fonction finance doit aussi veiller à ce que cette tâche de reporting ne représente pas une charge de travail supplémentaire, et donc mettre en adéquation les besoins du groupe avec ceux des filiales. Il faut faire preuve de pragmatisme. La fonction finance est invitée à se positionner comme étant au service des équipes opérationnelles.

L’élaboration d’un langage commun constituera une étape préalable à la refonte des processus, et viendra soutenir la stratégie de l’entreprise.

Mesure de l’efficacité et suivi

1)    Les indicateurs

Le suivi de la mise en œuvre du projet sera assuré au travers d’indicateurs à la fois quantitatifs et qualitatifs. Parmi les éléments quantitatifs, l’entreprise suivra les gains de productivité, les CAPEX, la rentabilité… Il est également important de comparer les coûts de structure aux coûts du business pour s’assurer que la croissance est absorbée.

Au titre des éléments qualitatifs, l’entreprise pourra notamment évaluer le confort de travail des équipes, leur niveau d’engagement ou encore un regain de confiance de la part des clients. Le capital humain doit véritablement être pris en compte pour fidéliser les salariés. Le turnover a un coût indirect pour l’entreprise, car tout départ d’un collaborateur représente une perte de connaissances. La modernisation des outils est aussi un moyen d’attirer de nouveaux talents.

2)    Les modalités de la communication autour de la performance de la fonction finance

La fonction finance doit s’efforcer de rendre les données et les analyses accessibles au plus grand nombre d’utilisateurs internes pour gagner du temps et susciter l’adhésion au projet de digitalisation. La communication autour des nouveaux processus devra être réalisée en coordination avec les différents directeurs d’activité. Vis-à-vis des actionnaires, la structuration de l’information représente également un enjeu majeur.

En définitive, la fonction finance voit son rôle évoluer vers un rôle d’accompagnement de la transformation du modèle économique de l’entreprise. La recherche d’efficience peut s’appuyer sur la digitalisation, mais la digitalisation n’est pas une fin en soi. Cette dernière doit être effectuée au bon moment et au regard d’une analyse coût-bénéfice.

A propos de Talentia Software

Talentia Software est un des principaux éditeurs internationaux de solutions de digitalisation des fonctions RH et finance pour les ETI. Talentia développe des solutions de gestion de la Performance Financière (comptabilité, consolidation, reporting et élaboration budgétaire) et des RH (paie-RH, gestion des talents, gestion administrative des collaborateurs). Les solutions de Talentia sont complètes, intégrées et adaptées à la complexité spécifique que doivent gérer les ETI. Talentia Software est un groupe français qui dispose d’une forte présence en Europe du Sud notamment en Italie, Iberia, Grèce. Suite à l’acquisition d’Addedo en 2018, Talentia est désormais également présent en Suisse, Allemagne et North America. Plus de 3600 entreprises utilisent d’ores et déjà les solutions Talentia pour simplifier la gestion de leur complexité financière et RH. En 2018, le groupe a réalisé 63.6 millions d’euros de chiffre d’affaires et emploie 450 collaborateurs.

Plus d’informations : https://www.talentia-software.fr