L’importance de l’automatisation des processus RH

26 avril 2021

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Aujourd’hui, la notion de digitalisation est indissociable de celle d’automatisation des processus RH. Cette opération qui consiste à automatiser des actions par l’usage d’algorithmes ou de robots nécessitant une action humaine nulle voire partielle. 

En 2020, l’automatisation de la fonction RH était déjà un enjeu souligné par 65% des décideurs RH consultés par Markess by exaegis. Cette tendance devrait prendre encore de l’importance suite à la pandémie. En effet, dans un contexte de tension extrême, elle a permis d’optimiser la capacité de réaction de l’entreprise et de limiter les impacts négatifs de la crise. 

L’automatisation a un impact stratégique sur la totalité des processus RH. Parmi les plus significatifs, la paie est évoquée par 82% des décideurs RH. Sur ce processus l’automatisation permet de gagner du temps de saisie, d’éviter les erreurs, d’interfacer des modules complémentaires et de décharger les collaborateurs de tâches récurrentes. L’administration du personnel se trouve mentionnée par 67% des personnes consultés, notamment pour actualiser les données administratives des collaborateurs, en lien avec la paie. Des processus moins digitalisés comme le recrutement sont également cités par 47% des responsables RH (outil de matching notamment). 

Force est de constater néanmoins que celle-ci n’est pas toujours efficace. Ainsi, 65% des responsables RH consultés considèrent que l’automatisation des processus RH reste limitée à certains processus RH. 

Effectivement, d’une part on trouve des processus très digitalisés, souvent rattachés aux segments de la paie ou de la gestion administrative, mais qui ne bénéficient pas toujours des dernières avancées technologiques. 

D’autre part, des processus moins structurés, plus récents et moins digitalisés, souvent rattachés au segment de la gestion du capital humain’ mais qui bénéficient des dernières avancées technologiques. 

Plusieurs fondements participent à cet état de fait : 

  • L’absence de politique construite sur le sujet de l’automatisation des processus RH. 
  • La réticence des entreprises sur les avantages réels procurés par ces technologies. S’il n’est déjà pas d’évaluer le ROI sur des projets digitaux, il semble moins aisé encore de le faire sur des projets liés à l’automatisation des processus RH. 
  • L’insuffisance des budgets alloués à ces problématiques. 63% des responsables RH estiment que les budgets sont insuffisants et 52% d’entre eux pensent que malgré la crise, ils ne vont pas augmenter significativement. Sur ce point, l’entreprise risque d’être rattrapé par la crise économique et de ne pas pouvoir automatiser ses processus RH de manière efficace. Cela même si elle a pris conscience de l’enjeu. 
  • Le prix des solutions encore souvent considéré comme trop élevé. 
  • Les contraintes technologies et techniques liées au déploiement, à l’intégration et à la gestion de ces solutions. 
  • La réticence de certains collaborateurs au changement, pas toujours enclins à évoluer avec de nouveaux outils digitaux. 

Pourtant, les avantages de l’automatisation de la fonction RH sont nombreux : 

  • Il permet d’éviter les erreurs de saisie et peut contribuer au bienêtre du collaborateur. 
  • Simplifier le quotidien du collaborateur en lui évitant la réalisation de tâches récurrentes et non créatrices de valeur pour l’entreprise (réservation d’une salle, préparation d’un déplacement, …). 
  • Optimiser la ‘relation collaborateur’ en favorisant l’implication du collaborateur et son sentiment ‘d’appartenance à l’entreprise’. Ainsi, pour 92% des responsables RH interrogés, l’impact positif sur la ‘relation du collaborateur’ doit être souligné. 
  • Gains en efficacité et en flexibilité pour l’organisation. 

Le succès inconditionnel de l’automatisation de la fonction RH passe ainsi par : 

  • La mise en place d’une réelle stratégie déclinée sur le sujet. Celle-ci doit s’inscrire dans la stratégie globale de digitalisation de la fonction RH. 
  • Une automatisation uniforme de la fonction RH, accordant le même traitement pour l’ensemble des processus RH de l’entreprise. Aujourd’hui certains processus comme celui d’offboarding restent encore peu digitalisés et automatisés. 
  • Une augmentation des budgets alloués à l’automatisation. Aujourd’hui, seulement 37% des décideurs RH estiment que les budgets accordés à l’automatisation sont suffisants. 
  • Une réelle assimilation des innovations digitales par la fonction RH en les incluant dans les projets liés à la digitalisation des processus RH. Ce processus a déjà commencé puisque 70% des responsables RH soulignent l’apport de l’Intelligence Artificielle (IA). En 2019, seulement 45% d’entre eux faisaient le même constat.