Le gestionnaire de paie, ce héros méconnu

Le gestionnaire de paie est la personne dans l’équipe RH chargée des différentes procédures techniques et administratives relatives à la gestion de la paie : préparation et calcul de la paie, édition des bulletins de salaire, déclarations sociales, administration du personnel, élaboration du réglementaire de paie…

Dans un environnement légal et social en perpétuelle évolution, il a la responsabilité d’assurer la conformité de la paie et la constante mise à jour des calculs de la paie.

Le gestionnaire de paie est essentiel à la vie de l’entreprise.

Est-ce difficile d’exercer ce métier ?

Impossible de mentir, le métier de gestionnaire de paie est un métier stressant. C’est un métier avec des échéances à tenir et tous ses collègues scrutent son travail.

Les 3 grandes missions du gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie doit avant tout éditer les bulletins de salaire, mais aussi réaliser toutes les déclarations sociales et traiter les informations propres aux salariés.

1. Réaliser les bulletins de salaire

Le gestionnaire paie est le spécialiste des fiches de paie.

Pour cela, il collecte, analyse et traite les informations relatives à chaque salarié de l’entreprise (congés, absences, temps de travail, heures supplémentaires…) pour calculer la rémunération et établir les bulletins de paie.

À l’aide d’un logiciel de paie, il doit :

• S’assurer de la bonne saisie des informations,
• Calculer la paie,
• Contrôler la quotité de travail des salariés, les absences maladie, les congés payés…
• Gérer les primes et indemnités,
• Tenir à jour les différents types de remboursements ou de prélèvements sur les salaires,
• Vérifier la conformité de la paie et de chaque élément du bulletin de salaire,
• Éditer le bulletin de salaire…

Par ailleurs, il participe à l’élaboration des règles de paie : conventions collectives, accords d’entreprise, règlement intérieur…

2. Établir l’ensemble des déclarations fiscales et sociales

Outre le bulletin de paie, d’autres éléments doivent être produits par le gestionnaire de paie comme l’établissement de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) ou encore la réalisation de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Le gestionnaire de paie doit annuellement réaliser une DADS qui regroupe l’ensemble des déclarations relatives aux impôts et à la sécurité sociale sur l’année écoulée. 

En conséquence, la paie génère une foule d’obligations déclaratives matérialisées par autant de fichiers à envoyer à date fixe.

Récemment, l’administration fiscale a par ailleurs chargé le gestionnaire de paie de l’application des prélèvements à la source et de les adapter en fonction des évolutions applicables (changement de situation ou de taux).

Pour cela, il collabore avec de nombreux organismes, comme les caisses de retraite, mutuelles et les établissements de type Pôle emploi ou URSSAF.

3. Traiter les informations propres aux salariés

Afin de calculer le montant des salaires, le gestionnaire de paie est chargé en interne de collecter les absences, congés, retards, promotions des salariés, qu’ils soient prévus ou non.

Les 4 expertises indispensables pour un responsable paie

C’est un métier qui nécessite non seulement une multitude de connaissances, mais également une mise à niveau permanente.

1. Être un expert du bulletin de salaire

Le gestionnaire de paie est le spécialiste du bulletin de salaire dans l’entreprise. Pour élaborer ces fiches de paie, il identifie et rassemble de très nombreuses informations et doit en comprendre précisément le cadre d’application.

En effet, établir un bulletin de salaire, c’est maîtriser les implications légales :

• Du Droit Européen,
• De la Constitution Française,
• Du Droit social et du travail,
• Du droit fiscal,
• Des conventions et accords collectifs,
• Des particularités professionnelles ou géographiques,
• Du règlement intérieur,
• Des spécificités de chaque contrat.

Par ailleurs, votre gestionnaire paie sait calculer les éléments fixes et variables de la paie et dispose de bonnes compétences en gestion administrative. Il est polyvalent.

En effet, il doit nécessairement s’adapter aux différentes situations qui concernent chaque salarié, tout en prenant en compte le cadre légal, vos conventions collectives, et même des spécificités régionales.

Toutes ces règles s’appliquent à la rémunération des salariés (grille de salaires), à leurs statuts, leurs droits, avantages…

Mais elles n’offrent qu’un aperçu partiel de la complexité des calculs mis en jeu dans l’établissement d’un bulletin de paie :

• Quelle base de calcul des cotisations ?
• Sont-elles ou non plafonnées ?
• Quels abattements peuvent s’appliquer ? Dans quels cas ? Avec quelles exceptions ?

On comprend à quel point, il est difficile, sans l’aide d’un logiciel de paie efficace, de maîtriser tous ces savoirs par ailleurs en constante évolution.

2. Rester constamment à la pointe du cadre légal

Le gestionnaire de paie est, par ailleurs, responsable du contrôle et de l’application des règles sociales et des conventions collectives.

Afin de garantir la conformité légale, il doit assurer une veille juridique constante pour être informé des nouvelles règles qui régissent :

• Le droit social,
• Le droit du travail,
• La législation sociale,
• Le droit de la Sécurité sociale,
• Le droit de l’action sociale de l’État,
• Les contraintes légales en matière de rémunération,
• Le rôle et fonctionnement des institutions et organismes sociaux,
• La maîtrise de certains comptes du plan comptable.

Ce flux continu d’informations à prendre en compte pèse fortement sur la productivité de votre gestionnaire paie. Un gestionnaire de paie qui n’est pas en veille permanente peut très vite se retrouver en situation de non-conformité de la paie.

Le bulletin de salaire actuel reflète dans sa structure une longue suite d’évolutions sociales et législatives ainsi que les créations successives de nouvelles contributions (dont la dernière en date concerne la pénibilité, par exemple).

En termes de gestion, cela se traduit chaque année par plus de 100 modifications intervenant sur un bulletin de salaire individuel (congés, absences, primes, régularisations…).

Seul un logiciel de paie en mode SaaS contribue à alléger cette énorme liste de responsabilités. Ainsi, votre gestionnaire de paie reste toujours à la pointe des nombreuses contraintes réglementaires.

C’est en effet l’éditeur de logiciel qui prend la responsabilité de la veille légale et de la mise à jour de tous les éléments non spécifiques à l’entreprise, dégageant ainsi un temps précieux.

3. Établir le cahier de procédure de paie

Le gestionnaire de paie contribue également à la rédaction du cahier de procédure de paie.

En raison de ses compétences, il peut de plus rédiger les accords d’entreprise et les conventions collectives concernant les règles de paie.

Le cahier de procédure de paie, aussi appelé “livre blanc de paie”, “bible de paie” ou encore “réglementaire de paie”, précise les bases et les spécificités fonctionnelles ou statutaires du traitement de la paie dans votre entreprise.

La réglementation évoluant sans cesse, on attend d’un responsable RH que chaque procédure qu’il applique, chaque document passé entre ses mains s’y conforment.

Ici encore, un logiciel de paie et un réglementaire de paie en mode SaaS permettent au gestionnaire de paie de rester à la pointe de la veille réglementaire et de leur mise à jour en temps réel.

4. Maîtriser l’utilisation des logiciels de paie

Là ne s’arrête pas les expertises attendues du gestionnaire de paie.

Il doit également être un expert des logiciels de paie et des différents logiciels de productivité. Vous attendez de lui qu’il soit force de proposition sur l’amélioration des procédés et des outils utilisés dans le cadre de la gestion de la paie.

Un éditeur professionnel de logiciel doit apporter une expertise complémentaire. En résumé, le gestionnaire de paie est un hyper-spécialiste dans de très nombreux domaines.

Les 5 grandes responsabilités du gestionnaire de paie

Vous comprenez désormais la multiplication des compétences et expertises nécessaires à un gestionnaire de paie pour établir un bulletin de salaire conforme.

Là ne s’arrêtent pourtant pas ses différentes missions. Le gestionnaire de paie doit également :

• Assurer la gestion administrative du personnel,
• Assurer une confidentialité absolue,
• Réaliser des analyses et tableaux de bord,
• Communiquer et accompagner les salariés,
• Garantir la paix sociale.

1. Assurer la gestion administrative du personnel

Le gestionnaire de paie gère les formalités d’embauche et de départ des salariés :

• Élaboration des fiches de poste,
• Rédaction des contrats de travail, rupture, calcul des indemnités et solde de tout compte…
• Paramétrages, intégration en paie, établissement des déclaratifs associés…

2. Assurer la confidentialité

Le gestionnaire paie est en possession de données très confidentielles sur chacun des salariés. Il est soumis au principe de confidentialité, et ne peut sous aucun prétexte divulguer les informations en sa possession.

• Qui peut consulter les données personnelles de l’entreprise ?
• Comment les protéger ?
• Comment respecter le RGPD ?

Pour être performants et proposer un service à valeur ajoutée, les gestionnaires de paie sont amenés à adopter les bons outils, comme la signature électronique des contrats de travail et des outils de saisie automatique des documents.

Le département RH doit donc, pour faciliter ces automatisations, mettre en place des outils logiciels en mode SaaS pouvant à terme évoluer vers un SIRH.

3. Réaliser des analyses et reporting

Le gestionnaire paie élabore des documents de synthèse pour faciliter la gestion de la masse salariale.

• Gestion de la masse salariale,
• Entrées/sorties,
• Tableaux de bord sociaux,
• Bilan social (obligatoire pour toute ETI de plus de 300 employés).

4. Communiquer et accompagner les salariés

Le gestionnaire paie n’est néanmoins pas cantonné à la manipulation de chiffres et de procédures. Il accompagne les salariés tout au long de leur parcours au sein de l’entreprise, de leur intégration, aux potentielles évolutions et enfin jusqu’à leur départ.

C’est en cela que le gestionnaire paie doit, en plus d’avoir des compétences techniques, avoir de bonnes capacités relationnelles. Le gestionnaire paie doit être bon pédagogue, afin d’expliquer efficacement aux salariés l’ensemble des éléments qui composent la paie.

Le gestionnaire de paie est en contact avec les employés et les dirigeants pour offrir des conseils sur les questions juridiques.

5. Garantir la paix sociale

Le gestionnaire paie est essentiel à l’entreprise. La paie doit être perçue par les salariés chaque mois, sans exception possible.

Il est évidemment impossible pour une entreprise, quelle que soit sa taille, de se passer d’un tel service. En outre, le gestionnaire de paie est tenu d’assurer le règlement des salaires.

Une mauvaise gestion de la paie concerne à la fois l’entreprise, ses salariés, ses dirigeants, l’état et les organismes sociaux et impacte la :

• Performance de l’entreprise,
• Création de valeur, d’avantage concurrentiel,
• Motivation des salariés et d’un climat social serein,
• Pérennité de l’entreprise.

Conclusion sur les responsabilités du gestionnaire de paie

Après cette longue description, vous ne regarderez plus jamais de la même façon le gestionnaire de paie de votre entreprise.

C’est un multi-spécialiste avec de très nombreuses compétences dans des domaines très divers. Il doit par ailleurs toujours s’assurer du maintien de ces compétences dans un cadre en évolution permanente.

Aujourd’hui, la stratégie RH doit s’orienter encore plus vers la digitalisation et l’automatisation des tâches les plus chronophages.

C’est essentiel pour pouvoir se consacrer davantage aux relations sociales, au management des ressources humaines et à la gestion des compétences au sein de l’entreprise.

Et ce, d’autant plus, depuis que les collaborateurs travaillent en distanciel.

C’est pourquoi la gestion de la paie ne doit pas être oubliée dans la transformation digitale des entreprises.

C’est un outil indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise qui requiert aujourd’hui des nouvelles solutions afin de gérer avec fiabilité et sérénité des opérations très sensibles.

Dans ce contexte, l’utilisation de solutions Cloud s’impose même pour les héros.