Si les logiciels de gestion intégrés sont déjà adoptés par la plupart des grands groupes, ils sont désormais également indispensables aux entreprises de taille intermédiaire (ETI).
Un ERP est une solution logicielle centralisée qui intègre différents modules pour adresser des fonctionnalités spécifiques.
Vous disposez d’une vision complète sur l’activité de votre entreprise. Les divers modules optimisent les processus qui structurent votre entreprise et automatisent l’accès à l’information.
En tant que directeur financier, vous avez besoin d’intégrer des données provenant de divers logiciels de gestion et de différents services. Cette hétérogénéité est complexe à adresser.
Avec un ERP finance, complémentaire de votre ERP générique, vous disposez d’une gestion intégrée de l’ensemble des flux financiers, et ce, en temps réel.
Ainsi, le contrôle de gestion est facilité. Un module finance intégré à votre ERP facilite l’automatisation de ces processus pour vous faire gagner du temps et réduire les risques.
Par ailleurs, un ERP finance est une solution évolutive. En fonction de votre secteur d’activité, vous choisissez quels modules mettre en œuvre. Vous intégrez de nouvelles fonctionnalités selon vos besoins ou pour adapter votre entreprise aux obligations réglementaires et professionnelles de votre secteur d’activité.
Voici les principales fonctions d’un ERP de gestion financière :
- Comptabilité générale et analytique.
- Comptabilité clients et fournisseurs.
- Budgétisation.
- Gestion des paiements et achats.
- Facturation.
- Gestion de la trésorerie.
- Gestion des immobilisations.
- Gestion des risques.
- Gestion fiscale et calcul de la TVA.
- Automatisation des écritures.
- Reporting et analyses.
1. Comptabilité générale
La comptabilité générale consiste en l’enregistrement de toutes les transactions financières de votre entreprise.
C’est un élément incontournable de votre gestion financière.
Elle offre une image complète de votre patrimoine, de votre situation financière et des résultats de votre entreprise (plan comptable, bilans, comptes de résultat, journaux achats et ventes, banques, auxiliaires).
2. Comptabilité analytique
Avec la comptabilité analytique, votre équipe finance quantifie la rentabilité de vos produits et de vos activités.
L’analyse comptable améliore la qualité de vos prises de décision.
Par ailleurs, un module de comptabilité analytique robuste fournit les indicateurs pour comparer les postes de coûts. Ainsi, vous analysez rapidement les avantages d’une activité ou d’un processus.
Idéalement, la comptabilité analytique est distincte de la comptabilité générale. Couplée avec un outil de comptabilité budgétaire, elle vous donne tous les moyens pour suivre les écarts entre le prévisionnel et le réalisé.
Avec votre module finance, vous choisissez les paramètres d’analyse (axes, segments, clés de répartition, géographiques…). Ainsi, vous disposez d’un résultat très personnalisé et d’une grande agilité.
De plus, les données d’analyse sont automatiquement répercutées dans les pièces comptables concernées.
Par ailleurs, un outil de suivi de rentabilité vous procure une vue d’ensemble de l’affectation des ressources financières de votre entreprise et une image précise de sa santé financière.
3. Comptabilité auxiliaire
La comptabilité auxiliaire est définie par la subdivision d’un compte tiers en plusieurs “sous-comptes” destinés à rationaliser et à faciliter la gestion de vos mouvements financiers. Elle concerne les comptes tiers “clients et fournisseurs”, parfois également le compte “personnel et rémunérations dues”.
Ces comptes peuvent être basés sur des secteurs d’activités, des marchés spécifiques ou des entités commerciales.
Comptabilité Client
Cette fonctionnalité permet à l’entreprise de gérer l’argent que lui doivent ses débiteurs, principalement ses clients.
La compatibilité client suit les paiements, la gestion de la trésorerie et les factures correspondantes.
Votre entreprise peut automatiser des actions, comme la génération de factures périodiques et les relevés de compte, les règlements, les encours clients, les relances et le recouvrement.
Comptabilité fournisseur
La comptabilité fournisseur adresse les sommes dues à vos créditeurs, notamment vos fournisseurs.
En automatisant cette fonction, votre entreprise gagne du temps, réduit ses coûts de fonctionnement et élimine le risque d’erreur humaine.
Avec cette fonctionnalité de votre ERP finance, vous traitez plus rapidement un plus grand volume de factures et de transactions financières avec vos fournisseurs.
Vous optimisez également vos flux de trésorerie dans la mesure où les données fournisseurs sont intégrées et reliées à la gestion des achats, également prise en charge par le module financier (ou par un autre module spécifique).
Que ce soit pour la comptabilité client ou fournisseur, la brique financière de l’ERP peut grandement simplifier la réconciliation bancaire.
4. Gestion des paiements et des achats
Gestion des paiements
Grâce à un module de gestion des paiements, vous automatisez les fonctionnalités suivantes :
- Comptabilisation des décaissements (prélèvement, chèques, virements, effets à payer, billet à ordre).
- Comptabilisation des encaissements (chèques, espèces et virements reçus).
- Gestion des bordereaux de remise de chèque.
- Prise en charge des virements SEPA.
- Gestion de la multidevise…
Gestion des achats
Un ERP Finance assure la gestion de vos achats de produits et de services et les processus qui y sont liés : demande interne de validation d’achat, bons de commande…
L’intégration de cette fonctionnalité avec la comptabilité fournisseur optimise la gestion de vos factures et sécurise le processus de rapprochement avec la commande avant de procéder au paiement.
5. Facturation
Le cycle de facturation est un processus sensible. Il intègre plusieurs tâches administratives chronophages et nécessite précision, cohérence et une vérification systématique des données. La force de l’automatisation de l’ERP se révèle dans le chaînage automatique des données entre fonctions.
Les factures sont éditées automatiquement par le service commercial. Ensuite, l’ERP transfère la facture en comptabilité avec tous ses paramètres.
Une fois la facture payée, l’ERP intègre l’écriture de banque, met à jour les encours bancaires, mais aussi le calcul de la TVA ainsi suivi systématique entre la facture et son règlement. Vous disposez ainsi, en temps réel, de données toujours justes et à jour, sans manipulation fastidieuse entre différents services et logiciels.
6. Gestion de la trésorerie
Une bonne gestion de trésorerie est à la base de la productivité et de la pérennité de votre entreprise. La trésorerie représente les ressources disponibles une fois vos recettes encaissées et vos dépenses payées.
Pour disposer d’une trésorerie rigoureuse, il est indispensable de mettre en place un outil de calcul de vos besoins en fond de roulement.
Un ERP Finance, identifie les financements nécessaires et les échéances dont il vous faut tenir compte. Il collecte également les informations de vos différents comptes bancaires et établit les rapprochements bancaires.
Avec un module de trésorerie intégré à votre ERP Finance, vous suivez les informations indispensables au plus près afin de maîtriser au mieux vos liquidités et votre risque financier.
Un logiciel de gestion de trésorerie est le socle du contrôle de votre cash-flow et des bases de la pérennité de votre entreprise.
7. Automatisation des écritures
Grâce à un ERP finance approprié, vous réduisez ou supprimez la saisie manuelle de vos écritures comptables. Ainsi, les différentes tâches liées à la saisie des écritures comptables sont automatiquement prises en charge.
En effet, en automatisant les processus comptables fastidieux, vous diminuez le nombre d’erreurs de saisies (montants, doublon…) et facilitez la gestion des différentes opérations courantes des entreprises : saisie des diverses informations, recherche de factures, vérification des opérations bancaires, vérification de la TVA…
Vous disposez d’autres fonctionnalités comme la vérification de la conformité, les processus de validation ainsi que l’archivage automatique.
8. Gestion des immobilisations
Avec cette fonctionnalité de l’ERP Finance, votre entreprise suit et gère les biens corporels.
Le module de gestion des immobilisations calcule vos amortissements.
De mauvais calculs peuvent générer de graves conséquences fiscales et de conformité réglementaire.
La gestion des immobilisations instaure une meilleure visibilité sur l’utilisation, le coût et l’entretien de vos actifs.
9. Gestion budgétaire
La budgétisation est une partie importante de vos opérations financières.
Les informations financières et les chiffres de vente de votre entreprise sont des informations procurées par votre ERP générique.
Pour disposer d’informations plus spécifiques, vous pouvez recourir à un module de gestion budgétaire. Votre entreprise peut utiliser ces informations pour anticiper et projeter facilement les dépenses et les revenus.
Ainsi, votre service financier dispose de toutes les données nécessaires pour entamer le processus de budgétisation. Le module de comptabilité budgétaire de votre ERP finance, permet une estimation précise des différents postes de budget.
Par ailleurs, vous pouvez, à tout moment, mettre à jour votre budget en cours d’exercice, pour en faciliter le suivi. La comparaison avec le budget initial ou avec le budget de l’année précédente vous apporte de nombreuses informations pour éclairer vos différentes prises de décision.
10. Gestion des risques
Ce module permet de prévoir et d’analyser les risques susceptibles d’impacter la stabilité financière de votre entreprise.
Par exemple, en identifiant clairement les risques de crédit, votre équipe comptable peut provisionner les liquidités nécessaires pour couvrir les risques d’impayés clients.
Ce module de votre ERP finance contribue également à maîtriser les risques liés à la sécurité, à la responsabilité légale ou à la conformité.
11. Gestion de la fiscalité et calcul de la TVA
Cet aspect de votre ERP réunit tous les paramètres fiscaux indispensables aux calculs des taxes et de votre TVA. Il rassemble en un seul répertoire tous les documents nécessaires et assure votre conformité aux obligations fiscales.
12. Reporting et rapports financiers
Un logiciel d’ERP finance est une solution puissante et efficace qui fonde la base des informations nécessaires pour vos reportings financiers et l’optimisation de vos décisions.
Les outils d’aide à la décision et les fonctions analytiques intégrées connectés à la brique financière vous fournissent toutes les combinaisons indispensables à une finesse d’analyses créatrice de valeur.
Vous avez accès aux données de votre entreprise en temps réel. Vous réalisez une grande partie des rapports de gestion et financiers de façon grandement automatisée et personnalisée. Ainsi, vous disposez d’une visibilité financière claire.
En tant que responsable financier, vous prenez des décisions en toute sérénité et vous gardez, en permanence, le contrôle de tous vos processus comptables et de vos données financières.
Conclusion sur les fonctions essentielles d’un ERP Finance
Disposer d’un ERP finance spécialisé, adossé à votre ERP métier, accélère les procédures d’automatisation comptable de votre entreprise. Vous gérez et vérifiez facilement vos recettes, vos dépenses, le suivi de votre budget, votre trésorerie et la mise à jour de toutes ces informations.
Par ailleurs, la centralisation de vos données sur le cloud, couplée à des modules spécifiques à vos besoins, améliore l’ensemble de vos processus financiers.
Ainsi, avec ce type de solution de gestion financière, vous disposez d’une information toujours à jour et réduisez significativement le risque d’erreur.
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