Entretiens professionnels : Transformer une obligation légale en opportunité.

Les principaux aspects de la réforme

Par deux arrêts pris en date du 24 juin 2015, la Chambre Sociale de la Cour de Cassation a rappelé que l’obligation de formation des salariés incombait à l’employeur. Visant l’article L. 6321-1 du Code de travail modifié par la loi du 5 mars 2014 portant réforme de la formation professionnelle, la Cour rappelle que l’employeur est tenu d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail et qu’il doit veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.

Cette réforme est un vrai bouleversement, pour ne pas dire une révolution et ce pour plusieurs raisons :

D’une part, elle rend plus équitable l’accès à la formation, tout en donnant plus d’autonomie aux salariés dans le choix des contenus de leur formation et, par ailleurs, elle fait le choix de l’efficacité.

C’était indispensable. Alors que les dépenses en matière de formation professionnelle se montent en 2015 à près de 32 milliards d’euros, soit 1,6% du PIB, dont 13 milliards pour les salariés du secteur privé. Or, la plupart des évaluations révèlent que les rendements de la formation, en matière de salaires, de productivité et de retour à l’emploi sont faibles. Il fallait revenir là-dessus et faire en sorte que ces formations sont plus efficientes et répondent aux vraies demandes des entreprises et aux vrais besoins des collaborateurs.

Le troisième enjeu est celui de la simplification. Le système des organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) impose des mécanismes de redistribution complexes, notamment via le fond paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP) pour ce qui concerne la formation des chômeurs. À ceci s’ajoute une multiplicité de dispositifs : DIF, CIF, VAE, aide individuelle de formation… Une simplification était là encore très attendue.

En deux mots, la réforme fait évoluer la formation et l’on passe d’une obligation de payer à une obligation de former : la 2483 est supprimée et un Compte Personnel de Formation (CPF) est créé à la place du DIF, dans le but de rendre le salarié acteur de son futur dans l’entreprise. Celui-ci est désormais libre de choisir la formation qu’il souhaite, avec l’accord de l’employeur pour celles qui se font sur le temps de travail, mais sans pour celles suivies sur le temps libre.

Enfin, la réforme de la formation impose un entretien professionnel. Cette nouvelle mesure a été parfois perçue comme une nouvelle contrainte et pourtant pour de nombreux professionnels et observateurs du secteur, c’est avant tout une formidable opportunité.

En quoi l’entretien professionnel peut être une opportunité ?

C’est avant tout une occasion de permettre aux collaborateurs de se poser deux minutes, de prendre du recul lors d’un entretien qui n’a pas pour but de les juger ou de les évaluer, mais bien de les accompagner. On sort d’une logique d’analyse des compétences pour explorer de nouveaux aspects de la collaboration et de la place de chacun dans l’entreprise, on se projette dans le temps et, ce faisant, on détermine les actions à mettre en place pour maintenir l’emploi et développer l’employabilité des collaborateurs.
En France, nous raisonnons encore trop souvent avec les modèles du XXème siècle : un homme = un poste ! Chez nos voisins allemands, ou dans les pays nordiques, on a compris depuis des années que ce mode de pensée était trop limitant et ces pays ont développé de nombreux dispositifs d’emplois partagés.

L’entretien d’évaluation classique – auquel d’ailleurs de plus en plus de structures, et non des moindres renoncent – positionnait le manager dans une posture de « sachant », d’un chef qui en sait autant si ce n’est plus sur le travail du collaborateur que lui-même. C’était le postulat indispensable pour évaluer et apprécier son travail. Avec les entretiens professionnels, celui ou celle qui conduit l’entretien doit se placer dans une posture plus proche de celle d’un coach que du « sachant », d’un manager qui accompagne ses collaborateurs, qui les fait progresser.

C’est un outil de pilotage puissant pour l’employeur et il ne doit surtout pas le négliger.

Pour que cet entretien professionnel soit réussi, il faut évidemment avoir une bonne maîtrise des besoins et des évolutions des postes dans l’entreprise sur du moyen et du long terme et chercher le bon équilibre entre les outils et formations existantes et les besoins, pour répondre tant à la stratégie de l’entreprise qu’aux attentes des collaborateurs en favorisant la co-construction du plan de formation.

Expliquer les enjeux et gérer l’administratif

Pour que tout se passe bien, il ne faut surtout pas négliger deux aspects qui peuvent sembler accessoires, mais qui ne sont pas :

• La communication vis-à-vis des salariés, notamment sur les objectifs des entretiens et les règles du jeu. Il ne faut pas qu’ils perçoivent à tort cet entretien comme une contrainte. Au contraire, il faut les convaincre que c’est un moyen puissant pour eux de devenir maîtres de leur destin professionnel ;
• Le suivi administratif qui, vu les temps longs imposés par la réforme, peut être compliqué sans des outils adaptés et générateur de pénalités financières s’il n’est pas parfaitement maîtrisé.

À cet égard, le compte rendu est le document le plus important. C’est lui qui va permettre à l’entreprise de justifier la tenue de cet entretien et dégager l’employeur de sa responsabilité. Son archivage est donc indispensable, de préférence de façon dématérialisée, facilement accessible, pour que ce ne soit pas seulement un document que l’on oublie, mais une base à laquelle salarié et manager se référent régulièrement.

La réforme impose à toutes les entreprises cet entretien professionnel quelle que soit leur taille. Elle bouleverse par certains aspects les services RH. C’est aussi une opportunité en termes d’équipement et de plus en plus de PME/PMI profitent de ces changements législatifs pour challenger les solutions existantes, pour automatiser certaines taches chronophages en modernisant leurs SIRH et donner un nouvel élan à leur gestion des ressources humaines, suivant en cela le chemin déjà pris par les grands groupes.

En mettant en place des solutions de gestion des entretiens et des talents, les entreprises sont à même d’utiliser au mieux toutes les informations collectées, exploiter les formulaires de suivi plutôt que de les laisser dormir dans des placards, gagner en visibilité sur les talents présents, sur les aspirations des collaborateurs et s’ouvrir de nouveaux horizons pour piloter de façon efficace leur performance opérationnelle.