Si on parle d’élaboration budgétaire, 87% des entreprises réalisent leur budget avec Excel et même 53% d’entre elles n’utilisent que ce tableur pour cette tâche ! C’est un des enseignements de l’enquête publiée par Talentia Software avec le CXP et la DFCG et que vous pouvez retrouver en cliquant sur le lien ci-dessous.
Cette omniprésence d’Excel n’est pas vraiment une surprise mais il est intéressant de constater que c’est dans les entreprises où l’on fait le plus appel à cet outil, au détriment de solutions spécialisées, que les délais des productions des budgets sont les plus longs. Ce délai, déjà considérable de 12 semaine en moyenne, dépasse les 3 mois dans plus d’un tiers des entreprises !
On se retrouve dès lors dans des situations assez étonnantes, et parfois pouvant fragiliser la gestion d’une société, car finalement dans 40% des entreprises, le processus budgétaire n’est pas terminé alors que l’exercice fiscal a démarré… Excel demeure un formidable outil, mais il est évident que ce sont les entreprises où il est plus utilisé qui rencontrent le plus de difficultés dans leurs processus d’élaboration budgétaire.
De la nécessité de sécuriser les données et les processus
La principale qualité reconnue au tableur de Microsoft est sa flexibilité, qui est plébiscité par 9 utilisateurs sur 10, mais pour 70% des répondants Excel est jugé comme n’étant pas suffisamment sécurisé.
En effet, on n’est jamais à l’abri d’une perte de données, notamment lorsqu’il est nécessaire de consolider des tableaux qui viennent de différents services et qu’il faut assembler. Et le budget est une des tâches nécessitant le plus de collaboration entre de multiples intervenants qui souvent travaillent chacun sur leur propre classeur. Pour peu que la direction décide de faire évoluer les règles et de restructurer la campagne budgétaire, c’est l’ensemble des classeurs qu’il faudra modifier…
Cette dimension collaborative de la construction budgétaire est soulignée par 71% des réponses même si pour plus de la moitié d’entre elles le budget mériterait d’être encore plus collaboratif.
La lourdeur de gestion ralentit le processus et il y a là encore un avantage très considérable pour les solutions dédiées qui permettent de saisir à plusieurs des informations dans un même classeur, en les sécurisant grâce à une base de données commune et intégrant des processus de validation qui garantissent aussi bien leur intégrité que leur fiabilité. C’est l’assurance de travailler plus sereinement sur les mêmes chiffres sans qu’il n’y ait de distorsions ou d’erreurs induites par l’agglomération de données en provenance de sources variées.
Faciliter la transmission des informations en interne
Plus une organisation est complexe plus les feuilles utilisées dans le processus d’élaboration du budget le sont. Souvent construites au fil des exercices par des spécialistes qui fignolent leur propres macros et façons de travailler ces outils placent in fine les organisations en zone de risque car au final ce ne sont que leurs auteurs qui sont en capacité de les exploiter pleinement, les documentations associées étant rares… Et en cas de départ de leurs créateurs ces classeurs sont souvent extrêmement complexes à appréhender par les successeurs et provoquent en général la nécessité de tout reconstruire dès le départ à partir des méthodes préférées par ceux qui prennent la suite. Même en cas de transmission organisée ça reste un processus complexe et fastidieux qui ne fait ici encore que ralentir les délais de production et nuit à l’efficacité des contrôleurs de gestion qui en ont la charge.
Et pourtant en dépit de ces difficultés les entreprises continuent de plébisciter Excel, elles sont visiblement attachées à leurs habitudes même si celles-ci ne sont pas efficientes aussi bien en termes de délais de production que de sécurité des données. C’est peut-être dû à une volonté de leur part, mais je crois que plus généralement les outils d’élaboration budgétaire sont perçus comme étant complexes et chers à mettre en place, alors qu’avec des solutions modernes comme Talentia CPM ce n’est clairement plus le cas.
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