La crise de la Covid-19 a engendré un choc organisationnel pour tous les services d’une entreprise de taille intermédiaire (ETI), en particulier celui des ressources humaines.
Les organisations RH non digitalisées ont été mises à rude épreuve par cette crise sanitaire sans précédent. Les entreprises ont rencontré des difficultés pour assurer la continuité de certains processus RH essentiels tels que l’élaboration des bulletins de paie ou la gestion des notes de frais.
Il a fallu dans l’urgence s’adapter pour délivrer la gestion administrative RH quotidienne. Dans ce contexte, la gestion des talents a tout simplement été mise de côté faute de temps et de moyens.
La popularité des nouveaux modes de travail auprès des collaborateurs comme le Flex Office ou le télétravail à temps complet ne font que renforcer le besoin de digitalisation des processus RH. La transformation des RH est en marche et elle ne se fera pas sans la digitalisation des processus.
Le constat suite à la crise sanitaire
2 axes de digitalisation sont apparus prioritaires
Les processus RH très souvent répétitifs et fastidieux ne sont que trop peu automatisés.
Focalisez-vous sur :
- L’optimisation des processus RH,
- La simplification de la vie des collaborateurs.
2 difficultés majeures à adresser
Le capital Humain est essentiel à la croissance d’une entreprise.
Pour permettre aux ressources humaines de développer l’expérience des collaborateurs afin de conserver les talents et en attirer de nouveaux, il est indispensable de digitaliser les processus RH.
- Ils sont très fastidieux, artisanaux, peu optimisés et consommateurs de ressources.
- Ils génèrent de la frustration.
Les ressources humaines sont trop fréquemment concentrées sur la gestion administrative RH plus que sur la gestion du capital humain.
Il est temps de remettre le “H” de Humain au cœur des préoccupations RH.
Digitaliser la fonction RH, c’est gagner en efficacité, en proximité avec les collaborateurs et c’est également leur simplifier la vie.
Une entreprise où les processus sont fluides et simples est bien plus efficace et les employés sont plus heureux.
Quels sont les 3 principaux processus RH à digitaliser ?
1. Les bulletins de paie
Très peu d’ETI ont des outils de paie en SaaS accessibles à distance, automatisant les mises à jour réglementaires et les contrôles de paie. Les bulletins de paie digitalisés sont encore trop rares. Pourtant, les gains de productivité sont importants.
Autant dire que la crise de la Covid n’a pas été une partie de plaisir pour les gestionnaires de paie.
2. Les notes de frais
La gestion et le traitement des notes de frais ont été également très épineux à gérer.
Pour une grande partie des entreprises, le processus consiste encore à remplir manuellement un fichier Excel, puis à imprimer ce fichier avant de finalement pouvoir l’envoyer. C’est extrêmement fastidieux et répétitif et consomme des ressources considérables que l’entreprise pourrait utiliser pour des objectifs plus créateurs de valeur.
La perte de temps est incommensurable en ce qui concerne l’expérience collaborateur. En effet, le niveau de frustration est extrême pour le collaborateur qui passe 2 heures à faire ses notes de frais. Ce temps pourrait être bien mieux mis à profit.
3. Le recrutement
Une fois ces 2 fonctions numérisées, il est facile d’étendre la digitalisation à un autre aspect clé des ressources humaines : la gestion des recrutements.
Aller vite en recrutement, c’est se mettre en position de trouver les meilleurs talents en premier. Le fameux proverbe de Benjamin Franklin “le temps, c’est de l’argent” prend tout son sens lorsqu’il s’agit du processus de recrutement.
La digitalisation des processus de recrutement automatise la demande de recrutement et le processus interne de validation budgétaire, l’identification des meilleurs profils au regard du descriptif de poste, les réponses automatiques, la gestion des entretiens…
L’optimisation et la digitalisation des processus peuvent ensuite s’appliquer de façon graduelle sur l’ensemble des missions du service RH.
L’objectif ultime est d’obtenir :
- Un référentiel complet qui facilite le travail des équipes RH,
- L’accès à chacun des collaborateurs à leur dossier personnel,
- L’identification des différentes compétences,
- La gestion des talents et des carrières…
Quels sont les enjeux de la digitalisation des Ressources Humaines ?
Le DRH d’une ETI doit souvent adresser seul une multitude d’enjeux très divers, tous indispensables à la vie et la croissance de l’entreprise. Les besoins de chaque entreprise sont bien évidemment différents, mais 4 enjeux prioritaires apparaissent communs.
1. Les enjeux de transformation
Les ressources humaines ont un rôle fondamental à jouer dans le succès de la transformation numérique de leur entreprise et dans leur croissance.
Digitaliser les processus RH permet d’automatiser les tâches répétitives et fastidieuses et de permettre à la fonction RH une plus grande agilité dans un contexte où le travail devient hybride et soumis à des changements impératifs.
Digitaliser la fonction RH permet également de :
- Simplifier la vie des collaborateurs,
- Améliorer leur expérience concernant les tâches quotidiennes, leur relation avec l’entreprise et ses collaborateurs
- Accroître in fine l’agilité et la compétitivité de votre entreprise, libérée de processus compliqués avec peu de valeur ajoutée.
2. Les enjeux technologiques
Les systèmes RH utilisés dans la grande majorité des ETI sont généralement obsolètes et peu adaptés aux nouveaux besoins des entreprises et de la fonction RH.
Trop souvent considérée comme une fonction support ramenée essentiellement à l’administration RH, la DRH est restée le “parent pauvre” des entreprises, disposant de peu de moyens. La Direction des Ressources Humaines a besoin de nouveaux outils pour :
- Mieux connaître ses collaborateurs,
- Développer la collaboration et l’engagement,
- Et piloter son capital humain avec des indicateurs de performances précis.
3. Les enjeux d’accompagnement de la croissance
Pour assurer une gestion efficace du capital humain, le bien-être et l’engagement des talents, la fonction RH doit pouvoir s’appuyer sur un SIRH moderne et évolutif pour :
- Optimiser la rapidité et la qualité du recrutement,
- Fluidifier l’intégration de nouveaux collaborateurs,
- Faciliter le suivi de la performance individuelle et d’équipe,
- Augmenter la collaboration et l’appartenance à l’entreprise,
- Simplifier la gestion des talents et l’engagement des collaborateurs,
- Développer en continu les compétences des collaborateurs,
- Faciliter l’organisation du travail hybride,
- Piloter la fonction RH avec des indicateurs de performance précis,
- Mesurer et améliorer la qualité de vie au travail (QVT) de l’ensemble des forces vives de l’entreprise.
4. Les enjeux organisationnels
Il est indispensable de penser l’organisation à long terme, de faciliter son évolution et l’adaptation rapide des compétences aux besoins stratégiques et aux enjeux de croissance de l’entreprise.
Pour cela, il est crucial de disposer de solutions de cartographie des compétences, de l’expérience, du potentiel, de la mobilité, du risque et des soft et hard skills de chaque collaborateur. Ces solutions de gestion des talents permettent un fonctionnement plus fluide de l’entreprise et une optimisation de l’évolution des compétences et des carrières.
Quels bénéfices attendre de digitaliser la fonction RH ?
L’automatisation des tâches répétitives et fastidieuses dégage le temps nécessaire pour adresser les enjeux stratégiques de l’entreprise. La DRH est alors en mesure de se concentrer sur le capital essentiel à toute entreprise : l’humain.
La course au temps et à l’attractivité des talents est un enjeu majeur pour construire une croissance continue et pérenne.
La transformation de l’entreprise et de la fonction RH passe nécessairement par la digitalisation des processus clés :
- Recrutement de nouveaux talents,
- Engagement des collaborateurs,
- Développement de l’expérience collaborateurs,
- Mesure de la performance.
Digitaliser, c’est aussi directement augmenter l’engagement des collaborateurs. La digitalisation simplifie les tâches administratives. L’accès de façon transparente à l’information et aux outils qui facilitent le quotidien renforce le sentiment d’appartenance des collaborateurs à l’entreprise.
Conclusion sur l’urgence de la digitalisation de la fonction RH
La crise de la Covid a entraîné une profonde mutation de l’organisation du travail.
La Direction des Ressources Humaines a dû faire face à cette crise inédite.
Il a été nécessaire dans une urgence extrême et avec des outils très largement insuffisants :
- D’adapter les organisations pour assurer la continuité du travail,
- D’accompagner les collaborateurs dans ce changement structurant,
- De prendre en compte les nouvelles mesures gouvernementales.
La transformation digitale de la fonction RH est en marche.
Elle passe par une réorganisation des équipes, la digitalisation des processus RH, la mise en place et le suivi d’indicateurs stratégiques et l’intégration de nouvelles compétences au sein de la fonction RH.
Une mise en place, les Ressources Humaines jouent pleinement leur rôle de partenaire stratégique de la direction générale pour s’assurer que le Capital Humain des Directions Métiers est en adéquation parfaite avec les objectifs globaux de l’entreprise.
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