Digitalisation RH et Conformité légale : La paie et le contrat de travail

14 avril 2020

Talentia HCM

Chez Talentia, nous partons d’un constat : Face à la situation actuelle, les entreprises ayant avancé leur digitalisation et utilisant des logiciels SaaS s’adaptent plus facilement que les autres aux changements.

La crise du Covid-19 démontre l’importance pour les entreprises de digitaliser leurs processus RH. Durant ce webinar, PeopleDoc et Talentia reviennent sur la digitalisation de 2 processus RH essentiels et leur contexte réglementaire : la paie et le contrat de travail. Obligatoires ils sont encadrés par un contexte réglementaire précis.

La digitalisation pour simplifier et optimiser vos processus RH

Aujourd’hui et peut être plus que jamais étant donnée la situation exceptionnelle que nous vivons, la digitalisation prend tout son sens. Celle-ci permet actuellement à des milliers d’entreprises de continuer leurs activités malgré une situation difficile.

La digitalisation concerne tous les processus RH depuis le recrutement du collaborateur jusqu’à sa sortie, en passant par toutes les étapes de sa vie dans l’entreprise. A savoir : le onboarding avec les documents RH tels que le contrat de travail, la paie, la gestion des temps et activités, la formation, les communications avec la DRH, etc.

La crise actuelle contraint la fonction RH à accompagner l’Entreprise et ses collaborateurs pour continuer d’exercer leur fonction. Les outils digitaux sont au cœur du dispositif.

La digitalisation des processus a de véritables vertus sur la productivité de la fonction RH et sur l’engagement et le bien être des collaborateurs.

 

Une Organisation RH plus agile

 La digitalisation des processus RH permet à la DRH d’être plus agile. La vie des collaborateurs est simplifiée et leur collaboration favorisée. La conformité règlementaire est maîtrisée et le risque social diminué.

La paie et le SIRH sont particulièrement sensibles face à la crise du Covid-19 car les nouvelles mesures réglementaires telles que le chômage partiel, les arrêts de travail, le report de charges et de cotisations par exemple doivent être paramétrées dans la paie et le SIRH.

Des processus RH simplifiés

 La digitalisation permet d’homogénéiser et d’optimiser les processus RH, d’automatiser et contrôler l’ensemble des tâches RH souvent fastidieuses et chronophages.

La paie et le recrutement par exemple sont deux processus très facilement automatisables pour permettre à la fonction RH de dégager du temps pour d’autres tâches comme l’accompagnement du capital humain. (Exemple : télétravail : Comment j’accompagne les collaborateurs ? Comment j’accompagne l’entreprise dans sa transformation, dans son évolution ?).

Une gestion RH optimisée et sécurisée

L’ensemble des processus RH s’appuient sur des solutions logicielles qui doivent être capables de s’adapter rapidement aux évolutions réglementaires en constantes évolutions ou encore à une situation particulière comme celle que nous vivons actuellement.

Tout logiciel RH doit être capable de sécuriser les données personnelles et se soumettre au RGPD.

Enfin, les coûts opérationnels de la fonction RH et les coûts d’exploitation et de SIRH doivent être maitrisés.

La Paie et le bulletin de Paie

Ces dernières années, il s’agit du processus RH le plus impacté par le contexte réglementaires et les nouvelles directives de l’État.

Il y a deux ans, le prélèvement à la source a profondément impacté la paie. La mise en place actuellement de la Déclaration sociale nominative apporte également son lot de bouleversements.

Sans oublier les directives extraordinaires liées au Covid-19 liées à la gestion de l’activité partielle, les arrêts de travail spécifiques, ou encore le report des cotisations. 

Chez Talentia, nous restons quotidiennement à l’écoute des procédures misent en place pour pouvoir mieux accompagner les entreprises sur la prise en compte de ces nouvelles directives dans leur système de paie.

La digitalisation du processus de paie s’accompagne généralement de la dématérialisation du bulletin de paie.

En 2018, selon, une étude Althéa et Deloitte seulement 20% des salariés français recevaient leurs bulletins de paie sous forme électronique alors qu’ils étaient 79% à le plébisciter. Un chiffre largement inférieur à la moyenne européenne. (95% des salariés allemands, 73% des salariés britanniques ou encore plus de 50% des salariés italiens et espagnols reçoivent leurs bulletins de paie de façon dématérialisé). Dans la dématérialisation de ce processus RH, la France est à la traine et il y a encore de grandes disparités entre ce que souhaitent mettre en place les DRH et la réalité sur le terrain.

Pourtant, ces dernières années, la loi a mis en place un dispositif pour faciliter digitalisation du bulletin de paie.

  • Depuis le 1er Janvier 2017 et la loi Travail, l’employeur n’a plus à demander l’autorisation du salarié pour délivrer un bulletin de paie dématérialisé.
  1. Les entreprises doivent Informer les collaborateurs au minimum un mois avant la mise en place
  2. Garantir la disponibilité du bulletin de paie pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans. Cela comprend la mise en place d’un coffre-fort numérique et une preuve de dépôt du document par valeur légale.
  • La dématérialisation du Bulletin de Paie permet de faire de réelles économies en deçà de la simplicité du processus. Un bulletin envoyé par courrier coûte 3€ (impression, timbre, mise sous pli et archivage) en moyenne.
  • 25 millions de salariés représentent en moyenne 5 milliards de feuilles papiers chaque mois.

La situation actuelle devrait avoir pour conséquence d’accélérer le processus de dématérialisation du bulletin de paie.

Le Contrat de travail

Celui-ci peut se dématérialiser entièrement. C’est dire, de l’ensemble du processus de validation en interne jusqu’à la mise à disposition au collaborateur.

Cela passe par le publipostage du contrat automatique en fonction des informations saisies au dossier salarié, jusqu’à la signature et la mise en place du coffre-fort électronique.

L’ensemble de ce processus de digitalisation passe par des workflows de validation qui sont propres à chaque entreprise et par une signature électronique qui est cadrée par le règlement européen EIDAS.

On dénombre 3 niveaux de sécurité de signature électronique du contrat de travail,

(Simple, avancée et qualifiée).

Le niveau de sécurité engagé dépend du risque encouru en cas de litige devant une cour de justice.

La différence entre la signature simple et avancée vient de la capacité de l’entreprise à pouvoir démontrer que le signataire du contrat est la véritable personne embauchée ou encore que le contrat de travail n’a pas été modifié entre sa mise en place et son archivage. Les processus misent en place permettent d’apporter une enveloppe de preuves.

La collaboration entre Talentia et PeopleDoc depuis plusieurs années a permis d’accompagner un grand nombre d’ETI dans la digitalisation de leur processus RH en leur mettant à disposition une plateforme RH complète intégrant la paie, la GTA, un portail RH et collaborateur et la dématérialisation du Bulletin de Paie.

Pour en savoir plus contactez-nous https://www.talentia-software.com/

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