Le digital onboarding, un indispensable pour booster les performances de votre entreprise

Savez-vous qu’un processus d’onboarding RH réussi participe pleinement à l’optimisation des performances de votre entreprise ?

En effet, il joue un rôle important dans la fidélisation et l’engagement de vos nouveaux collaborateurs.

Toutefois, il faut savoir que la mise en place de ce type de processus peut être particulièrement complexe et chronophage.

Pour améliorer l’accueil de vos collaborateurs, tout en facilitant les différentes tâches de votre service des ressources humaines, l’idéal est de déployer un logiciel d’onboarding RH.

L’onboarding RH : qu’est-ce que c’est ?

L’onboarding RH, ou embarquement RH, peut être défini comme le parcours d’intégration des nouveaux salariés dans une entreprise.

Contrairement aux idées reçues, l’onboarding ne consiste pas à présenter les équipes et les missions aux nouveaux collaborateurs.

Il comprend l’ensemble des actions et des processus mis en place dans le but d’améliorer l’accueil, ainsi que l’intégration des nouvelles recrues dans votre entreprise.

Outre la présentation des tâches et des salariés, l’onboarding RH consiste à aider les nouveaux entrants à :

• S’imprégner rapidement de la culture d’entreprise,
• Développer leur sentiment d’appartenance à votre société,
• Créer des relations de confiance avec leurs nouveaux collègues.

Note : une entreprise peut mettre en place un processus d’onboarding RH pour accueillir de nouveaux salariés, mais également dans le cadre d’un changement de poste (mutation horizontale ou verticale).

Les 4 raisons de mettre en place un process onboarding

1. Améliorer le parcours d’embauche des nouveaux collaborateurs

Tout d’abord, un processus d’onboarding doit être mis en place bien avant l’arrivée des nouveaux collaborateurs dans votre entreprise.

En règle générale, une fois qu’un candidat est sélectionné et accepte de travailler pour votre société, le département RH doit planifier toutes les opérations nécessaires pour s’assurer que l’ensemble des éléments administratifs soient présents lors de l’arrivée du nouveau collaborateur.

Les différentes actions effectuées durant cette phase vont améliorer le parcours d’embauche du nouveau salarié et garantir la présence de tous les éléments nécessaires à sa prise de fonction.

Pendant cette étape, les responsables RH :

• Envoient un mail au nouveau collaborateur pour lui fournir des détails sur l’organisation de sa première journée de travail,
• Collectent toutes les informations nécessaires à la rédaction du contrat de travail,
• Créent les identifiants du nouveau collaborateur pour qu’il puisse accéder directement aux outils digitaux indispensables à ses missions, dès sa première journée,
• Identifient et procèdent à la commande des matériels nécessaires à la prise de fonction du nouveau collaborateur…

2. Améliorer la marque employeur et limiter le turn-over

Les avis des salariés jouent un rôle important dans la marque employeur. Grâce à un processus d’onboarding, vous diffusez une excellente image de votre entreprise auprès des nouveaux entrants, tout en les motivant.

Par ailleurs, vous limitez significativement le turn-over des nouveaux employés en les fidélisant.

Il est à noter que les salariés qui quittent votre entreprise peuvent diffuser une mauvaise image de celle-ci, ce qui peut avoir des impacts négatifs sur votre marque employeur et vos futurs recrutements.

Selon Collock, une intégration ratée a un coût de 7 000 € pour l’entreprise. Cela représente également un manque à gagner énorme.

C’est pourquoi l’intégration joue un rôle prépondérant dans la fidélisation des nouveaux entrants.

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3. Susciter l’engagement des nouveaux collaborateurs

Un salarié engagé contribue pleinement au bon développement des activités de votre structure professionnelle.

En mettant en place un processus d’onboarding performant :

• Vous améliorez l’intégration de vos nouveaux collaborateurs,
• Vous les encouragez à découvrir et à apprécier votre culture d’entreprise, ce qui favorise leur engagement.

4. Améliorer la productivité des nouveaux collaborateurs

Outre l’engagement et la réduction du turn-over, un processus d’onboarding RH complet est un excellent moyen de booster la productivité des nouveaux entrants.

En effet, lors de leur intégration dans votre entreprise, les salariés bénéficient d’un accompagnement personnalisé, afin qu’ils puissent découvrir et effectuer rapidement l’ensemble des procédures administratives internes souvent chronophages.

D’autre part, ils ont à leur disposition tous les matériels nécessaires à leur prise de fonction. Ainsi, ils peuvent se concentrer sur leurs missions et participer totalement au bon fonctionnement de votre société, dès leur premier jour de travail.

Les 5 différentes étapes d’un processus d’intégration RH

Pour garantir la réussite d’un processus d’onboarding RH, il est nécessaire de réaliser un certain nombre d’étapes :

• Préboarding,
• Préparation du planning du premier jour,
• Accompagnement des collaborateurs durant les premières semaines, voire les premiers mois,
• Suivi des collaborateurs,
• Conclusion de l’onboarding.

1. Le préboarding

Comme nous l’avons dit précédemment, un processus d’onboarding RH doit commencer bien avant l’arrivée du nouveau collaborateur.

Outre la rédaction du contrat de travail, la mise en place des différents matériels indispensables à la prise de fonction du nouvel entrant et la création de ses identifiants, d’autres tâches doivent être réalisées par le département RH durant cette étape appelée préboarding :

• Envoi d’un pack comprenant entre autres des matériels de travail, un livret d’accueil et des goodies,
• Envoi de webinars ou de modules d’information pour aider le nouveau collaborateur à se familiariser avec votre entreprise et son fonctionnement…

Note : le contrat de travail doit généralement être envoyé pour signature bien avant son arrivée dans votre entreprise, afin d’alléger les procédures administratives lors de la phase d’intégration du collaborateur.

2. La mise en place du planning du premier jour

Cette étape est indispensable pour aider le collaborateur à évacuer rapidement le stress lié à son arrivée dans un nouvel environnement et à comprendre son rôle, ainsi que ses missions dans votre entreprise.

Le planning doit comprendre :

• Une visite des locaux, durant laquelle le collaborateur va se renseigner sur l’organisation de votre entreprise (les zones dédiées aux pauses, les salles de réunion…),
• Un entretien avec le manager et les autres membres de l’équipe qui vont l’accompagner durant ses premiers pas,
• Une présentation des différents membres de son service.

3. L’accompagnement du collaborateur

Après le premier jour, le collaborateur doit bénéficier d’un accompagnement de son supérieur hiérarchique direct.

Ce dernier a pour mission de :

• Fournir des informations complètes sur son rôle dans votre entreprise,
• Expliquer ses fonctions et ses missions,
• Fixer les premiers objectifs qu’il doit atteindre.

Les objectifs doivent être fixés selon la méthode SMART (plus sur wikipedia) :

• Spécifique,
• Mesurable,
• Atteignable,
• Réalisable,
• Temporel.

4. Le suivi du collaborateur

Hormis l’accompagnement dans la réalisation des missions et la mise en place d’objectifs SMART, des rendez-vous doivent être organisés régulièrement entre le département des ressources humaines, le nouveau collaborateur et son manager.

Ces entretiens ont pour objectifs de :

• Évaluer la progression du nouveau collaborateur dans la réalisation de ses objectifs,
• Évaluer ses impressions concernant son intégration dans votre entreprise…

Note : si les rendez-vous sont organisés par les responsables RH, le salarié peut également demander des entretiens à tout moment, s’il ressent l’envie d’échanger avec ses supérieurs et le département des ressources humaines.

5. La conclusion de l’onboarding

Une fois le processus d’onboarding RH terminé, il est important d’évaluer, une fois de plus, le ressenti du collaborateur concernant son intégration.

Cette dernière évaluation est utile pour identifier les points positifs et les points négatifs, afin d’améliorer le processus.

Pourquoi opter pour un logiciel d’onboarding RH ?

La mise en place d’un processus d’onboarding RH est une tâche particulièrement complexe, compte tenu des nombreuses étapes et des nombreux éléments à prendre en compte.

Certes, il est possible pour le département RH de se lancer dans l’élaboration de parcours d’intégration personnalisés, sans l’aide d’aucun outil spécifique, pour améliorer l’accueil de vos nouveaux salariés.

Toutefois, il faut savoir qu’en plus d’être complexe, cette tâche est extrêmement chronophage et les risques d’erreur peuvent être élevés.

Dans le but de faciliter la mise en place d’un parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, il est fortement conseillé de déployer un SIRH doté, entre autres, d’un module d’onboarding dans votre entreprise.

Un logiciel d’onboarding RH est une excellente solution pour :

• Piloter l’intégration de vos salariés à partir d’une seule interface,
• Automatiser certaines tâches administratives indispensables à l’intégration de vos nouvelles recrues,
• Impliquer les collaborateurs dans la gestion administrative de votre entreprise en leur proposant de créer leur propre dossier,
• Échanger plus aisément avec eux,
• Bénéficier d’une liste de contrôle liée aux différentes étapes de votre processus, afin d’éviter les éventuels oublis et les erreurs qui peuvent compromettre la bonne intégration des nouveaux salariés,
• Faciliter la gestion de leurs données et éviter leur retraitement, qui augmente significativement les risques d’erreur…

Outre la simplification des tâches administratives, de la gestion des données des collaborateurs et la réduction des risques d’erreur, un SIRH équipé d’un module d’onboarding est un moyen de :

• Diffuser une image innovante de votre société auprès des nouveaux collaborateurs, ce qui contribue activement à leur fidélisation,
• Mettre en lumière la politique QVT de votre entreprise dès le processus d’intégration des nouveaux salariés,
• Créer rapidement un lien avec les nouvelles recrues et favoriser leur engagement envers votre organisation…

Les avantages d’un logiciel d’onboarding RH pour les salariés, les managers et le département RH

Les avantages d’un logiciel d’onboarding pour les nouveaux entrants

En utilisant un logiciel d’onboarding RH, vous limitez grandement le stress ressenti par les nouvelles recrues, lors de leur intégration.

En effet, grâce à un préboarding personnalisé, un nouveau salarié peut se familiariser rapidement avec votre culture d’entreprise et vos pratiques, bien avant sa prise de poste.

Hormis le préboarding, ce type de module SIRH est un excellent moyen pour améliorer l’accueil des nouveaux collaborateurs et de leur offrir une certaine autonomie, dès leur intégration, en leur proposant de créer leur dossier.

Les avantages d’un logiciel d’onboarding pour les managers

De manière générale, un logiciel d’onboarding RH n’est pas essentiellement destiné à l’amélioration du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs.

Il propose également diverses fonctionnalités relatives aux recrutements.

Pour les managers, un module SIRH dédié à l’onboarding est un excellent moyen de :

• Transmettre leurs besoins en matière de recrutement au service RH,
• Sélectionner les profils les mieux adaptés aux postes à pourvoir, grâce à une CVthèque,
• Faire un suivi de la progression des recrutements,
• Échanger facilement avec les candidats, mais également les responsables des ressources humaines…

Les avantages d’un logiciel d’onboarding pour le département RH

Tout comme les managers, les responsables RH peuvent piloter efficacement les processus de recrutement et faire un suivi de leur progression, grâce à un logiciel d’onboarding.

Par ailleurs, toutes les informations relatives aux candidats, ainsi qu’aux nouveaux collaborateurs, sont transmises vers les autres modules du SIRH de votre entreprise, ce qui fait gagner du temps tout en garantissant la sécurité des données.

Concernant l’automatisation, le service des ressources humaines peut se dégager de différentes tâches à faible valeur ajoutée telles que :

• La rédaction des contrats de travail de vos nouveaux collaborateurs,
• La préparation et l’élaboration des fiches de paie…

Note : pour faciliter les recrutements et le parcours d’intégration de vos nouveaux collaborateurs, il est nécessaire de déployer un SIRH doté d’un module d’onboarding parfaitement adapté aux besoins de votre organisation.

Pour ce faire, vous pouvez opter pour un éditeur capable de vous fournir un logiciel SIRH modulaire comme Talentia.

Conclusion sur l’importance d’un logiciel d’onboarding dans l’amélioration des performances de votre entreprise

L’onboarding est un processus souvent complexe et sa préparation peut être particulièrement chronophage pour votre équipe RH.

En déployant un Système d’Information des Ressources Humaines équipé d’un module dédié au parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, vous :

• Facilitez grandement la réalisation des tâches administratives chronophages par vos responsables RH, en les automatisant,
• Améliorez grandement le processus d’intégration de vos nouveaux collaborateurs et vous favorisez leur engagement envers votre entreprise,
• Limitez les risques d’oubli et d’erreur qui peuvent impacter négativement sur la qualité de l’accueil de vos nouvelles recrues et sur leur fidélisation…