Les entreprises utilisent le plus souvent des systèmes hétérogènes pour suivre la totalité des processus achat.
Par ailleurs, les différents services d’une entreprise développent souvent au fil du temps des spécificités de fonctionnement. Celles-ci compliquent la consolidation des données.
De plus, on observe souvent que la fonction Achats et la comptabilité fournisseurs sont gérées par 2 départements distincts.
Cet assemblage de différents logiciels et de processus spécifiques, encore non automatisés, génèrent de nombreuses erreurs. Par ailleurs, vous constatez probablement la difficulté de disposer d’une vision d’ensemble de votre cycle d’achat.
Une solution “Procure to Pay” (P2P ou “Purchase-to-Pay”) automatise l’ensemble des étapes du processus d’achat.
La mise en œuvre d’un logiciel P2P procure une visibilité complète et en temps réel sur vos fournisseurs et dépenses. Vous disposez ainsi des informations stratégiques indispensables.
Comme pour tout déploiement logiciel, il est indispensable de définir correctement vos besoins en amont de votre choix et de votre implémentation.
Pour déployer efficacement et avec succès un processus “Procure to Pay”, voici nos 12 conseils à suivre.
1. Qualifiez la situation existante
A minima, avant de déployer votre solution de “Procure to Pay”, posez-vous en amont ces quelques questions.
- Quels sont les processus existants ?
- Quels modules du processus d’achat, souhaitez-vous inclure dans votre automatisation P2P ?
- Quels circuits de recherche des produits ?
- Quels processus d’approvisionnement ?
- Quels sont les coûts et surcoûts générés par votre processus actuel ?
- Estimez les coûts de la non-productivité/automatisation/erreurs générés par un processus manuel.
- Analysez votre cycle d’achat en termes de temps et coûts pour chacune des étapes.
- Quel impact pour votre entreprise ?
2. Déterminez clairement votre objectif
Une fois les coûts de fonctionnement de la solution actuelle établis, définissez précisément les bénéfices attendus.
- Quels bénéfices concrets ?
- Quelles économies potentielles de ressources ?
- Impacts de l’amélioration du processus :
- Quelle réduction des coûts de fonctionnement ?
- Quelle ampleur dans la réduction de dépenses ?
- Le niveau de risque est-il diminué ?
- Les relations interservices et fournisseurs sont-elles améliorées ?
Enfin, définissez des Indicateurs Clés de Performance (KPI) pour chaque objectif.
3. Listez les fonctionnalités indispensables pour automatiser le P2P
Prenez-soin de bien vérifier la pertinence de l’outil pour chacune de vos activités clés.
Déterminez clairement le niveau de particularité attendu, mais prenez garde à rester dans le bon équilibre.
Notre conseil : trop de paramétrages spécifiques deviennent vite une contrainte très lourde.
Votre application “Procure to Pay” doit au moins comprendre les modules suivants :
- Gestion des contrats d’achats et contrats-cadres.
- Constitution et mise à jour automatique de catalogues.
- Suivi et administration du référentiel fournisseurs.
- Archivage électronique des documents selon les principes de la valeur probante.
- Accès au dossier centralisé de chaque fournisseur.
- Workflows pour la création, validation et archivage des demandes d’achats, bons de commande, bons de réception et factures.
- Pré-comptabilisation et interface vers la comptabilité.
- Outils de reportings et d’analyse des engagements d’achats, de la consommation des budgets, des dossiers des fournisseurs.
4. Définissez un cahier des charges
Une fois vos modules prioritaires définis, rédigez votre cahier des charges.
- Comment le processus P2P doit-il transformer l’organisation de vos achats ?
- Décrivez les besoins et la stratégie de la rationalisation.
- Formalisez le plan d’implémentation et roadmap.
- Précisez le périmètre.
- Listez toutes les informations à intégrer et les interactions attendues.
- Définissez avec précision les nouveaux processus.
- Estimez votre budget du déploiement de votre future solution de “Procure to Pay”.
- Définissez des objectifs mesurables pour suivre la performance.
- N’oubliez pas d’identifier l’architecture de votre système d’information (Serveur central, architecture client-serveur, SaaS, temps réel…).
5. Impliquez vos équipes
Dès la définition des besoins
Plus vous impliquerez vos équipes Finance en amont et plus grand sera leur engagement.
Dans le processus d’implémentation
- Partagez et expliquez les objectifs,
- Les avantages pour chacun des métiers,
- N’hésitez pas à y inclure des engagements RSE.
Partagez le retour d’expérience
Vous continuerez ainsi à contribuer à la motivation de vos équipes à adopter l’outil. Ils remonteront également très souvent des améliorations très constructives.
6. Prenez en compte la totalité de la chaîne de valeur
La solution P2P doit apporter de la valeur à votre société, à vos collaborateurs, mais aussi à vos partenaires.
Déterminez et communiquez les bénéfices pour :
- Vos équipes,
- Vos fournisseurs.
En effet, une solution P2P n’est pas seulement un outil de négociation de prix. Elle sert aussi à fluidifier les relations entre les différents partenaires.
7. Construisez votre équipe projet
Choisissez une équipe pluridisciplinaire
Votre équipe projet doit comporter des représentants de chaque métier clé. Il convient en particulier de s’assurer de la bonne communication entre les services Achat et Comptabilité.
Ne négligez pas les aspects de “Change Management”
L’implémentation de votre nouvelle solution P2P dépend évidemment de la taille de votre société, du nombre de demandes d’achat, de la quantité des fournisseurs et de la complexité des interactions.
Il est utile, et même fréquemment indispensable, de nommer un responsable de la conduite du changement. Il devra s’assurer de l’implémentation sur la totalité de la chaîne de valeur (partenaires internes et externes).
Gardez une vision globale
Ainsi qu’évoqué ci-dessus, un processus d’automatisation P2P impacte l’ensemble des salariés. Il est courant de faire l’erreur de se concentrer sur les améliorations pour l’équipe Achat et Comptabilité qui sont effectivement en première ligne.
Néanmoins, pour une meilleure adoption et optimisation de la productivité globale, n’oubliez pas de prendre en compte les retours de l’ensemble de vos équipes.
La plupart de vos collaborateurs sont concernés par ce changement de processus. Expliquez-en clairement le retour sur investissement pour chacun.
8. Gérez les priorités
Définissez les modules à implémenter en premier
Ne choisissez pas nécessairement les modules qui génèrent le plus d’économies. Il est préférable de commencer avec les modules déterminant les fondamentaux de la chaîne de valeur des processus d’achat.
C’est pourquoi, nous recommandons généralement de commencer par la création des catalogues d’achats. Les autres processus découlent de cette étape structurante.
N’oubliez pas le processus d’onboarding de vos partenaires
Une politique d’implémentation P2P en “big bang” fonctionne rarement. Une solution “Procure to Pay” implique toute la chaîne des partenaires (Internes et externes).
Impliquez en premier lieu les partenaires les plus significatifs, pour lesquels vous pourrez démontrer un ROI rapide.
N’oubliez pas la case formation
Pour beaucoup, le passage à une solution P2P implique de profonds changements de process. Il est nécessaire d’accompagner vos équipes. Ainsi, les bénéfices seront rapidement perçus et communiqués au reste des équipes.
Écrivez un “user guide” personnalisé pour votre société.
Ne négligez pas l’importance de la qualité de l’interface utilisateur
Pour une adoption rapide et une optimisation du processus, ne négligez pas l’importance d’une interface utilisateur intuitive.
9. Définissez avec précision votre écosystème de data
Structurer les données
Quelle que soit la qualité de votre solution, il est de votre ressort de définir les filtres clés.
Celui-ci s’organise de bien des façons :
- Organisation verticale ou horizontale,
- Granularité,
- Marge de manœuvre dans la prise de décision,
- Best practices…
Le succès de l’implémentation dépend également de la structuration et du formatage des données, de la capacité des systèmes d’information à gérer le temps réel et de la contextualisation des informations.
Construire des tableaux de bord pertinents
C’est la qualité de la structuration des données et leur justesse alliée à votre solution logicielle qui construit les bases de tableaux de bord pertinents.
Cette structure détermine votre capacité à accéder à des analyses avancées et au suivi de KPIs stratégiques.
10. Gardez de la flexibilité et de la simplicité
Keep it simple
Certes, les processus sont complexes. Mais une bonne solution P2P doit vous accompagner dans une construction plus “lean” et simple.
Avant de déployer une solution “Procure to Pay”, il est parfois nécessaire de trancher et d’imposer des formats plus génériques afin de favoriser la simplicité d’utilisation.
Structure ou rigidité ?
Votre logiciel de “Procure to Pay” doit continuer à une plus grande productivité et une plus grande finesse d’analyse. Il ne doit en aucun cas devenir trop rigide.
Gestion des exceptions
En dépit de la volonté d’automatiser les tâches chronophages, il existera toujours des situations hors cadre.
Pour cela, il est nécessaire de prévoir la bonne marge d’autonomie aux différents métiers.
11. Définissez votre plan d’implémentation pour déployer une solution “Procure to Pay”
Personnalisez au minimum
Choisissez votre logiciel P2P au plus près de vos besoins. La personnalisation doit rester marginale. Plus vos développements seront spécifiques, plus il sera difficile de faire évoluer votre logiciel dans le temps et intégrer les nouvelles mises à jour.
Finalisez votre planning de déploiement… avant votre implémentation
Le planning pour être solide doit être défini dans la phase de design du produit.
12. Testez, Testez… et testez encore
Choisissez un périmètre de test
Il est nécessaire de tester tout d’abord sur un périmètre limité, mais sur des processus critiques. Identifiez vos scénarios de tests et définissez en même temps les processus qualité.
Vérifiez la validité des données
Les entreprises utilisent de nombreux formats d’informations parfois très différents. Ils doivent pouvoir être intégrés facilement dans votre solution “Procure to Pay”.
Assurez-vous de la fluidité de l’intégration de vos données dans le nouveau logiciel.
Testez la réalité de cette intégration sur un périmètre limité et vérifiez la validité des résultats.
Organisez un système de remontées du terrain
Ce sont les équipes terrains qui sont à même de vérifier au mieux la pertinence du test. Elles remontent les erreurs ou informations manquantes.
Prévoyez les intégrations futures
Il est fort probable que tôt ou tard votre logiciel “Procure to Pay” doive s’intégrer avec d’autres logiciels. L’ERP Finance est généralement l’étape suivante la plus évidente. Il est plus efficace d’anticiper cette évolution au départ de la structuration des processus.
Conclusion sur comment déployer une solution “Procure to Pay”
Un déploiement réussi d’une solution “Procure to Pay” vous permet de rentabiliser très rapidement l’investissement logiciel.
La systématisation du processus d’achat va rapidement vous faire gagner en productivité. De plus, vous êtes en mesure de mieux gérer vos fournisseurs et processus internes pour réduire vos dépenses.
D’après strategie-achats.com, l’économie moyenne constatée sur les 12 mois qui suivent la mise en oeuvre d’une solution Procure to Pay est de 50 % sur les coûts de traitement et une amélioration significative de la performance dans la relation et les négociations auprès des fournisseurs.
Au-delà de la simple automatisation des processus, l’implémentation d’un logiciel P2P vous amène à repenser votre organisation pour l’optimiser et la simplifier.
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