Mettre en place un ERP est une étape incontournable de la digitalisation de votre entreprise. Néanmoins, avec un ERP généraliste, vous ne disposez pas de fonctions finances avancées.
C’est pourquoi, de nombreuses ETI font le choix d’un ERP Finance Expert.
Deux cas de figure sont alors à considérer :
- Vous disposez déjà d’un ERP généraliste et souhaitez le compléter avec un module Expert Finance.
- Vous n’avez pas d’ERP généraliste et avez fait le choix d’implémenter uniquement un ERP Finance spécialisé.
Quelle que soit votre situation, les déterminants pour déployer votre ERP finance sont les mêmes.
Vous devez porter une attention particulière à la méthodologie. En effet, tout comme pour votre ERP généraliste, votre progiciel Finance impacte l’ensemble de votre organisation financière et comptable.
Pour cela, voici les points majeurs à prendre en compte pour la réussite de l’implémentation de votre ERP Finance.
1. Identifiez les enjeux
a. Faites un état des lieux
La première étape consiste à réaliser un état des lieux de votre entreprise.
Identifiez les flux d’informations financières et comptables et chaque outil utilisé.
Cette liste exhaustive cartographie les nombreuses informations et processus à conserver, à abandonner ou à faire évoluer avec votre logiciel de gestion intégrée.
Définissez avec précision :
- Les besoins de votre secteur.
- Votre type d’activité.
- Votre clientèle.
- Votre mode de gestion.
- Vos processus existants.
- Les logiciels utilisés.
- L’intégration nécessaire avec d’autres logiciels.
- Les documents produits et à produire.
- Les data et processus obligatoires pour ces nouvelles intégrations.
b. Qualifiez les frustrations et les attentes des différentes parties prenantes
Cette phase est certainement la plus complexe. Elle consiste à identifier les besoins réels et les fonctions essentielles de votre nouvel ERP Finance.
Analysez les raisons du déploiement d’un Module expert dans votre entreprise.
Quelles évolutions vous amènent à ce choix ?
- Croissance de votre entreprise.
- Changement d’organisation.
- Expansion géographique.
- Besoin de nouvelles fonctionnalités.
- Transformation numérique globale de l’entreprise…
N’hésitez pas à impliquer vos équipes Finance pour :
- Vérifier de n’avoir pas omis de fonctionnalités.
- Garantir l’implication de l’ensemble des parties prenantes.
Pour plus d’efficacité, préparez un questionnaire et programmez des rencontres avec les équipes concernées. Ainsi, vous recenserez rapidement les priorités et les critères pour le choix de votre ERP Finance.
2. Déterminez votre objectif
a. Cadrez vos besoins
Cette phase de cadrage est clé.
Elle définit précisément le périmètre du projet et identifie les enjeux et les éléments structurants de votre projet.
Le premier facteur clé de succès est la définition approfondie de vos besoins et leur bonne restitution auprès de l’éditeur que vous aurez choisi.
Un module ERP Finance accompagne votre entreprise sur une durée moyenne de 10 ans.
Il est donc essentiel de spécifier non seulement vos besoins actuels, mais également de prévoir vos besoins à venir.
b. Définissez vos objectifs
Quels sont les enjeux que vous souhaitez mettre en priorité :
- Nouvelles fonctionnalités.
- Rapidité d’accès à l’information.
- Pertinence de l’information.
- Productivité.
- Facilité d’intégration et d’adoption.
- Ergonomie.
- Mobilité et nouveaux usages.
- Réduction des coûts et du temps de traitement.
- Reporting financier.
- Interaction avec d’autres logiciels…
c. Cartographiez les fonctionnalités de votre ERP généraliste
Si votre Module Finance complète votre ERP généraliste, cartographiez les fonctionnalités de celui-ci et assurez-vous de leur complémentarité.
3. Établissez un cahier des charges
Le cahier des charges est le document qui précise l’ensemble des modalités de votre projet. C’est le document de référence.
a. Listez les fonctionnalités attendues
Cette phase de conception décrit les composantes de votre projet :
- Les process fonctionnels.
- Les flux.
- Les processus métier.
- Les interfaces.
- Les rendus attendus.
- Les divers paramétrages si nécessaire…
La vocation d’un logiciel ERP Finance est d’homogénéiser le système d’information de votre entreprise grâce à un référentiel unique.
Détaillez les fonctionnalités à adresser et les évolutions attendues :
- Gestion financière.
- Comptabilité générale.
- Consolidation.
- Gestion des achats,
- Ventes et la gestion commerciale.
- Gestion comptable : comptabilité client, fournisseur, immobilisations, analytique.
- Contrôle de gestion.
- Budgétisation…
C’est également le bon moment pour vous poser la question d’intégrer une réflexion globale SIRH.
b. Définissez les objectifs de votre projet ERP
Ils doivent être précis.
Appliquez la méthodologie S.M.A.R.T : Spécifiques (précis), Mesurables (chiffré), Atteignables, Réalistes et définis dans le Temps.
- Besoins, caractéristiques et priorités.
- Objectifs.
- Bénéfices et impacts.
- Contraintes.
- Fonctionnalités ciblées.
- Processus.
- Délais…
Un ERP Finance implique de considérer plusieurs centaines de critères différents.
L’objectif est de réunir tous les référentiels de données pour ne partager qu’une seule vision de l’information de référence et d’harmoniser tous les processus de gestion. Le temps réel optimise la prise de décision.
c. Anticipez
Le passage à un ERP finance ne doit pas se limiter à résoudre les frustrations passées.
Il doit prendre en compte l’évolution de vos besoins dans le temps.
4. Contrôlez les capacités d’intégration et la protection des données
a. Vérifiez les capacités de paramétrage
Votre ERP Finance doit pouvoir rester le plus standard possible.
S’il nécessite de nombreux paramétrages ou développements, ce n’est pas le bon progiciel finance pour votre entreprise.
Il est, néanmoins, possible que vous deviez le paramétrer de façon limitée pour l’adapter parfaitement à vos besoins :
- Des paramétrages sont-ils nécessaires ?
- Si oui, sont-ils faciles à effectuer ? Êtes-vous autonome ?
- Quels coûts pour ces paramétrages ?
- Comment le logiciel finance s’intègre-t-il dans l’ensemble de vos processus actuels ?
- Les automatismes de gestion sont-ils personnalisables et adaptés à votre entreprise ?
- Le module Finance s’adapte-t-il facilement aux spécificités de votre entreprise ?
b. Validez les options de sauvegarde et de protection des données
Demandez à votre éditeur de vous expliquer en détail les systèmes de sauvegarde mis en place.
Les données financières sont-elles bien stockées sur des espaces sécurisés pour en garantir la pérennité et la sécurisation. Les accès sont-ils sécurisés ?
La solution de gestion est-elle ou peut-elle évoluer sur le Cloud ?
c. Contrôlez la facilité d’intégration avec votre ERP généraliste
Dans l’hypothèse où votre ERP Finance vient compléter un ERP généraliste, il est indispensable de vérifier la fluidité de l’intégration.
Avant de déployer votre ERP Finance, contrôlez l’existence des bonnes API et de la qualité de l’échange de données avec votre ERP généraliste en place.
5. Vérifiez les références client de votre éditeur
Corroborez les références client. Quel est leur retour ?
Le retour des autres entreprises est la meilleure validation possible de l’adéquation et de la qualité du logiciel.
6. Choisissez maintenant votre ERP et votre intégrateur
Votre cahier des charges structure le choix de votre progiciel de gestion financière.
a. Vérifiez ces points clés
Assurez-vous de l’existence et la fiabilité des processus de contrôle et de vérification :
- L’éditeur effectue-t-il une veille réglementaire efficace et systématique ?
- Les mises à jour logicielle et évolutions légales sont-elles automatiques ?
- Le logiciel finance est-il certifié par un organisme indépendant ?
b. Testez l’ergonomie et la facilité d’utilisation et de mise en œuvre du module
La navigation est-elle intuitive, “user-friendly” ? Quelle souplesse d’utilisation ?
Cet aspect va déterminer la facilité d’adoption du logiciel par vos collaborateurs.
7. Définissez l’organisation du projet
Votre choix est maintenant fait !
Il est temps de passer à l’implémentation.
a. Nommez un chef de projet
Le choix du chef de projet est un élément clé pour le succès du déploiement.
Il joue le rôle de chef d’orchestre qui identifie les besoins des équipes Finance, mais aussi des différents collaborateurs. Il doit s’assurer de bien comprendre l’ensemble des enjeux.
b. Identifiez les relais dans les différents départements concernés
Il est nécessaire d’impliquer tous les départements concernés : Finance, Comptabilité, RH, DSI, direction générale…
Nommez officiellement un interlocuteur dans chaque département.
8. Déterminez l’agenda
a. Établissez un timing global.
- Déterminez un objectif global.
- Détaillez ce planning avec des jalons intermédiaires.
- Précisez pour chaque étape la durée, la charge de travail et les livrables attendus.
- Partagez votre planning avec les équipes terrain.
Avec un ERP Finance spécialisé, ces phases sont significativement réduites en comparaison d’un ERP généraliste.
b. Choisissez votre méthodologie de déploiement
Il n’existe pas de “méthodologie absolue”.
Différentes méthodologies sont possibles.
Selon ENI solutions, voici des stratégies possibles pour déployer votre ERP Finance :
- Le Big Bang.
- Le déploiement par lots fonctionnels.
- Le site pilote.
- Le déploiement en parallèle.
- La stratégie hybride.
Le Big Bang
La solution ERP est déployée sur une période précise et très limitée (pendant une journée ou une semaine).
Cette méthode permet une mise en place très rapide.
Déploiement par lots fonctionnels
Vous mettez en place les fonctionnalités de votre progiciel de manière progressive. Votre équipe a le temps de maîtriser une fonctionnalité avant de passer à la suivante.
Le site pilote
Cette méthode est recommandée si votre entreprise est implantée sur plusieurs établissements.
Le déploiement de votre ERP Finance commence sur un “site pilote” avant de continuer progressivement sur les autres unités.
Le déploiement en parallèle
Pendant un temps, votre équipe utilise à la fois le nouvel ERP Finance et votre ancien logiciel. Elle est particulièrement adaptée aux projets jugés critiques.
La stratégie hybride
La méthode hybride combine différentes méthodes. Vous déployez votre Module Finance avec une méthodologie sur mesure au contexte et aux spécificités de votre entreprise.
Choisissez celle qui s’adapte le mieux à la situation de votre entreprise pour réduire les risques au maximum.
9. Paramétrez et testez votre Module Finance
a. Paramétrez
Un des grands avantages d’un ERP Finance adapté est de limiter considérablement les paramétrages.
Les fonctionnalités clés standards doivent être directement utilisables par vos équipes finance. Des développements spécifiques sont néanmoins envisageables.
N’oubliez pas de consulter les utilisateurs afin d’effectuer les dernières corrections et calages.
b. Testez le dispositif
Avant de déployer l’ERP Finance sur l’ensemble de votre entreprise, testez tous les dispositifs. C’est le rôle de l’éditeur de vous accompagner dans la vérification de tous ces points, pour vous délivrer une solution clé en main immédiatement fonctionnelle.
10. Déployez en n’oubliant pas de communiquer constamment
a. Communiquez
N’oubliez surtout pas la communication interne.
La réussite de votre projet s’évalue à l’aune de la satisfaction des clients internes.
La communication se fait tout au long du projet, avant, pendant et après la mise en place de la solution.
b. Formez
Assurez-vous, grâce à votre éditeur du Module finance, de la formation des utilisateurs.
Mettez en place une formation adaptée pour :
- Utiliser le nouveau progiciel avec efficacité.
- Appréhender les nouvelles fonctionnalités du Module Expert.
- Amoindrir les risques durant la phase de transition…
Accompagnez vos utilisateurs :
- Utilisez les méthodologies de conduite du changement.
- Assurez-vous d’accompagner les équipes de façon pertinente.
- Ne négligez pas l’importance d’un outil aussi structurant pour la vie de l’entreprise…
c. Déployez
Une fois le paramétrage et les tests effectués, il est temps, pour votre équipe projet, de déployer votre ERP Finance.
- La phase de mise en production. Elle correspond au déploiement de la solution sur l’ensemble des entités.
- Organisez des points réguliers entre les équipes internes et votre éditeur.
- Mais cela ne suffit pas. Il est important de veiller à la maintenance de votre ERP finance.
11. Organisez avec votre éditeur une livraison officielle
a. La phase de recette
Testez la solution de manière transverse avec vos référents et vos utilisateurs clés.
b. Vérification
Juste avant et juste après le déploiement, vérifiez le fonctionnement des fondamentaux décrits dans le cahier des charges. Il reste l’outil de référence.
12. Organisez le Feedback et mesurez le ROI
a. Définissez des KPI
L’ERP étant au cœur de nombreux processus, il est important de définir des KPI adaptés à chaque activité impliquée.
b. Mesurez l’impact de la mise en place de votre ERP Finance.
Évaluez précisément la réussite de votre projet avec ces indicateurs de performance :
- Évolution de la productivité des collaborateurs.
- Temps d’accès à l’information.
- Amélioration du reporting.
- Disparition des erreurs comptables…
Conclusion sur comment déployer votre ERP Finance en toute sérénité
Déployer votre ERP Finance est un projet stratégique.
Le premier facteur clé du succès de la mise en place de votre ERP financier est de définir vos besoins avec précision. Le cahier des charges est le document de référence garant de l’ensemble des modalités de votre projet et des interactions avec votre éditeur.
Votre Module Expert vous accompagnera pendant de nombreuses années. Il est donc important de définir vos besoins actuels, mais aussi d’anticiper vos besoins futurs.
Un ERP Expert centralise toutes les différentes données financières de votre entreprise dans une base de données unique pour harmoniser tous vos processus de gestion.
Le temps réel optimise la prise de décision, le reporting et augmente la productivité de vos services financiers.
La réussite du déploiement de votre ERP finance s’apprécie non seulement par le succès de la mise en œuvre technique, mais aussi par la satisfaction des clients internes.
Par conséquent, il est essentiel d’engager une communication de qualité auprès des fonctions impliquées, et ce, dès le début.
En définissant avec précision les contours de votre projet et en communiquant régulièrement, vos directions financière et informatique s’assurent du succès du déploiement de votre ERP Finance.
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