Les comptables ou financiers verront leurs habitudes de travail changer avec la numérisation. La dématérialisation est une conversion ou transition des outils physiques en outils virtuels utilisables en version électronique ou numérique.
Pour ce qui est du domaine de la finance et de la comptabilité, les comptables et les experts-comptables ont pour principaux outils de travail : les factures, contrats, conventions, états de virement, comptes administratifs, etc. Tous ces documents sont de nature physique, c’est-à-dire sous format papier. Et de manière traditionnelle, ils sont donc traités manuellement, nécessitant du temps, de la saisie et une organisation administrative puis d’archivage.
Actuellement, grâce à la dématérialisation, les systèmes de gestion d’entreprises publiques ou privées pourront y trouver une solution d’amélioration. En permettant à ces organismes de réduire les activités chronophages puis d’opter pour une simplification des procédures administratives.
Les impacts de la dématérialisation sur les outils logiciels comptables
Dans une transition vers un système de gestion électronique, les outils comme les logiciels comptables sont obligatoirement concernés et impactés par ce changement. En effet, un logiciel comptable est un outil où sont stockées toutes les bases de données et informations financières concernant le système de gestion d’une entité.
Et cette base de données est dans la majorité des cas de nature confidentielle et sensible nécessitant des mesures de précautions.
D’une part, la vigilance en termes de sécurité est un point important dans la numérisation financière. La sécurité des données est une priorité dans la migration vers la dématérialisation compte tenu des éventuels piratages sur les logiciels comptables qui ne sont pas sécurisés à 100 %.
D’autre part, la fiabilité et intégrité des données comptables enregistrées sur l’outil de gestion. C’est-à-dire en travaillant avec des documents électroniques, la dématérialisation limitera au maximum les interactions physiques entre les acteurs financiers. Un accompagnement limité s’applique donc aux utilisateurs de l’outil, qu’ils soient, novice ou expert, pouvant ainsi créer d’éventuels risques d’erreurs.
L’enjeu de la dématérialisation pour les entreprises ?
En évoluant vers un système où l’économie est de plus en plus numérique, la dématérialisation devient un enjeu important pour toutes entreprises. De ce fait, les différents acteurs économiques, mais également les différents services en entreprises sont alors impactés par cette modernisation.
Les documents comptables et financiers comme les factures, les échéances bancaires et les documents fiscaux voient ainsi leurs processus de traitement modifiés suivant la tendance de la numérisation.
En commençant par le cas des factures, elles sont dématérialisées et traitées de deux manières. Dans le secteur public, les factures dématérialisées sont transmises vers l’organisme public par le portail de Chorus Pro. Et pour le cas du secteur privé, elles sont traitées sur d’autres plateformes de gestion comptable.
Concernant les échéances bancaires et documents fiscaux, ils sont réglementés respectivement par un système de signature électronique qui est l’ « EBICS TS » et des règles d’archivages des documents fiscaux.
Toutes les entreprises se conformant à ce système accompagnent un plan de dématérialisation applicable en 2023.
Chorus Pro : De quoi s’agit-il ?
Depuis 2017, les échanges comptables et financiers entre les entreprises et les organismes publics sont désormais obligatoirement dématérialisés. Ces échanges sont effectués via Chorus Pro.
Chorus Pro est une plateforme via laquelle les entreprises privées peuvent envoyer leurs factures. En effet, ces dernières agissent avec l’administration publique en tant que fournisseurs. Les entreprises pourront alors réduire les délais de paiement et simplifier les procédures.
À partir de cet outil, les entreprises peuvent :
Créer un compte : Chorus Pro est une interface en ligne individuelle. Les entreprises doivent avoir un identifiant afin de s’authentifier sur la plateforme.
Utiliser des bons de commande : C’est un élément important dans le processus de paiement des prestations. L’outil permet de bien référencer les bons de commande pour un suivi optimal.
Déposer, gérer et suivre les factures : l’objectif fondamental de la plateforme est de recevoir et suivre les factures de manière électronique.
Les éditeurs de logiciels comptables et financiers jouent un rôle très important dans cette voie vers la dématérialisation des échanges comptables et financiers entre entreprises.
En effet, pour mener à bien le processus de dématérialisation dans une entreprise, il est essentiel d’avoir un logiciel adapté. Les processus et modes de gestion financière sont tous différents et propres à chaque société. L’outil idéal dépendra de la capacité de l’éditeur à fournir un service personnalisé.
La dématérialisation est donc une aubaine, mais également un challenge pour les éditeurs de logiciel qui devront s’adapter et prendre en compte les nouveaux formats d’échanges et réglementations associées. Ils doivent aussi se transformer pour accompagner la numérisation de l’administration comptable et financière.
À terme, les éditeurs de logiciels de gestion doivent garantir un programme de qualité respectant toutes les normes de gestion financière, de sécurité et de confidentialité.
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