Contraintes réglementaires de paie : 3 fondamentaux et un document clé

En France, l’établissement d’un bulletin de salaire est soumis à une réglementation complexe, foisonnante et en constante évolution.

Le gestionnaire de paie doit être en mesure de prendre en compte de multiples éléments. En effet, la fiche de paie intègre des critères de nature juridique : droit international, constitution, traités, lois du travail, règlements et jurisprudence…

Elle repose également sur des spécificités de votre activité et de votre entreprise : conventions collectives, accords collectifs, usages, règlement intérieur…

Enfin, les particularités liées au contrat de travail viennent s’ajouter à ces différentes réglementations.

De constantes évolutions complexifient à leur tour ces éléments structurels. En effet, chaque année, plus de 150 textes légaux ou réglementaires impactent le contenu ou le calcul de la paie. Il existe, par ailleurs, plus de 400 conventions collectives, auxquelles s’ajoutent des particularismes régionaux ou sectoriels.

Pour votre entreprise, le bulletin de paie est certainement devenu aujourd’hui le document le plus complexe à élaborer.

C’est un processus chronophage, nécessitant une expertise extrêmement pointue sur de nombreux fronts qui doit être constamment actualisée.

Selon un sondage IFOP (source Les Echos), un salarié sur 3 a déjà constaté une erreur sur sa fiche de paie.

Montant du salaire, calcul des congés payés, et même remboursement des notes de frais… les erreurs relevées sont de toute nature et sont l’objet de multiples conflits.

3 contraintes réglementaires

3 catégories de réglementations impactent le calcul de vos bulletins de paie : 

• Les contraintes institutionnelles.
• Les réglementations professionnelles.
• Et les usages et pratiques liés à votre entreprise et à la spécificité du contrat de travail.

Toutes requièrent une grande expertise, une vigilance extrême et une mise à jour constante.

1. Le cadre institutionnel

C’est une évidence. Il est de votre responsabilité de vous assurer que vos bulletins de salaire respectent le cadre réglementaire et la législation sociale en vigueur.

a. De nombreux éléments à prendre en compte pour la paie

Vous devez connaître et maîtriser tous les cadres législatifs qui structurent le traitement de la paie et l’édition des bulletins de salaire.

Pour cela, il est indispensable d’assimiler les réglementations suivantes :

• Le droit international.
• La Constitution Française.
• Le code du travail.
• Les règlements et la jurisprudence afférents.

Vous devez également assimiler l’interdépendance et la hiérarchie de l’ensemble de ces contraintes réglementaires.

b. Un cadre juridique complexe en constante évolution

De plus, de nouveaux textes réglementaires entrent régulièrement en application. De ce fait, ils accroissent la complexité de la mise en conformité de vos processus RH.

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 39 % des professionnels des Ressources Humaines affirment, dans une enquête de mai 2018 par les Éditions Tissot, que la principale contrainte qu’ils rencontrent est la difficulté à suivre ces évolutions réglementaires.

Ces dernières années, des changements majeurs ont impacté l’élaboration de vos bulletins de paie, par exemple :

• L’application du règlement général de protection des données (RGPD) en 2016,
• Et le bulletin clarifié en 2018,
• Le prélèvement à la source en 2019.

Par ailleurs, la Covid-19 a fait surgir de nouvelles contraintes réglementaires de paie (chômage partiel, télétravail, indemnités spécifiques…) à mettre en place en urgence.

Ce flux continu d’informations nécessite non seulement une expertise multiple et extrêmement pointue, mais une capacité à constamment mettre à jour cette expertise.

C’est un fait avéré, la majorité des erreurs constatées en paie sont dues à la complexité de la réglementation française et aux multiples modifications apportées régulièrement par le législateur.

c. Des éléments complémentaires au bulletin de paie

La gestion de la paie ne se limite pas seulement à l’émission du bulletin de paie. Elle englobe également divers éléments liés au contrat de travail du salarié :

• Embauche : déclarations aux organismes sociaux, de retraite, de prévoyance et de mutuelles.
• Gestion et indemnisation des absences de Santé : maladie, accident de travail et de trajet, maladie professionnelle, mi-temps thérapeutique.
• Indemnisation des absences liées à la maternité et à la paternité.
• Gestion de la prévoyance en cas d’indemnisation suite aux absences pour raison de santé, incapacité, congé maternité ou paternité, décès familial…
• Modification du contrat : mutation, cessation du contrat de travail, solde de tout compte, certificats de travail, attestation Pôle emploi.
• Déclaration Sociale Nominative (DSN)…

Les éléments de la paie impactent directement ces documents. C’est pourquoi, une mauvaise gestion de la paie a de nombreuses conséquences. Elle implique à la fois l’entreprise, ses salariés, ses dirigeants, l’État et les organismes sociaux.

2. Le cadre sectoriel/professionnel (conventions collectives)

Au-delà des multiples cadres de lois à prendre en compte, le processus de calcul de la paie doit intégrer des facteurs spécifiques à votre secteur d’activité ou à votre implantation géographique.

Différentes contraintes professionnelles doivent également être intégrées :

• Les conventions collectives,
• Les accords collectifs de travail.

Note : l’accord collectif et la convention collective sont bien 2 actes juridiques distincts et complémentaires.

a. Des conventions collectives multiples et complexes à interpréter

Une convention collective est un accord négocié entre les organisations syndicales représentatives des salariés et les organisations d’employeurs d’un secteur économique ou géographique particulier. Elle contient des dispositions spécifiques du droit du travail applicables à un secteur d’activité donné.

En France, il en existe plus de 400 dont 65 conventions collectives concentrent 74 % des salariés, alors que les 100 plus petites couvrent moins de 0,2 % de salariés (source Dares).

La convention collective précise les points suivants :

• Bases des contrats de travail (congés, spécificités salariales, classification, licenciements, indemnisations…).
• Grilles de salaires.
• Conditions d’emploi et de travail.
• Formation professionnelle.
• Garanties sociales des salariés.

Elle adapte les règles du code du travail aux situations particulières du secteur d’activité concerné.

Les dispositions de la convention collective peuvent être plus favorables pour le salarié que celles du code du travail, par exemple :

• Une durée du travail inférieure à la durée légale de 35 heures ;
• Des indemnités de licenciement plus élevées que l’indemnité légale ;
• Ou encore des primes ou des congés supplémentaires…

Elle comporte généralement un texte de base, souvent complété par des avenants, des accords ou des annexes.

Il est néanmoins indispensable de comprendre très exactement les implications de la convention collective qui régit votre entreprise. Les éléments d’une convention collective peuvent varier considérablement.

b. L’accord collectif

L’accord collectif est un acte conclu entre une ou plusieurs organisations syndicales d’employeurs, ou un ou plusieurs employeurs pris individuellement, et une ou plusieurs organisations syndicales. Il peut s’appliquer au niveau national, régional, local ou même d’une entreprise.

Il existe 3 sortes d’accords collectifs :

• L’accord collectif ordinaire qui peut concerner une seule branche professionnelle (accord professionnel) ou plusieurs (accord interprofessionnel).
• L’accord collectif catégoriel qui concerne une seule catégorie professionnelle.
• Et l’accord collectif étendu.

Les accords collectifs complètent et améliorent les dispositions du Code du travail et des conventions collectives. Pour l’entreprise, l’accord collectif adapte la loi aux besoins spécifiques de votre profession.

En France, selon l’OCDE, 93 % des salariés sont couverts par un accord collectif, c’est l’un des taux les plus élevés au monde. Un taux bien supérieur à la moyenne des pays de l’OCDE qui est de 56 % (source France Inter).

3. Le cadre salarial et organisationnel défini par votre entreprise

a. Les conditions propres à votre entreprise

Tout d’abord, il existe de nombreuses formes de contrats de travail qui impliquent la connaissance d’un cadre juridique spécifique : CDI, CDD, temps partiel, intermittent, travail temporaire, professionnalisation, apprentissage, accompagnement dans l’emploi (CUI-CAE)…

Ensuite, le règlement intérieur, obligatoirement écrit, détermine :

• Les règles générales et permanentes relatives à la discipline (conditions de circulation dans ou en dehors de l’établissement, au respect de l’horaire de travail, RTT…) et notamment, la nature et l’échelle des sanctions (avertissement, mise à pied…).
• L’usage d’entreprise est un avantage accordé librement et de manière répétée par un employeur à ses salariés, sans que le code du travail, une convention ou un accord collectif ne l’impose.

b. Les conditions spécifiques à chaque collaborateur

Il convient également d’appliquer au calcul de vos bulletins de paie les informations spécifiques à chaque collaborateur :

• Primes personnelles,
• Congés pour raisons particulières,
• Indemnisations,
• Fiscalité.

Le réglementaire de paie : un document incontournable pour adresser la multitude d’informations

Les ressources humaines, en particulier le gestionnaire de paie qui jongle avec toutes ces contraintes, sont les garants de la validité et de la conformité des éléments traités.

En conséquence, il est clair que maîtriser toutes ces contraintes réglementaires du travail et la législation sociale est un enjeu crucial pour le bon traitement de la paie.

Dans le but d’assurer la conformité réglementaire de la paie, un document est indispensable au service de gestion de la paie dans votre entreprise. Il s’agit du réglementaire de paie (aussi appelé “référentiel de paie” ou “livre blanc” ou  “bible de paie”).

a. Le réglementaire de paie identifie toutes les informations et procédures nécessaires à la réalisation de la paie

Le réglementaire de paie est un élément incontournable pour l’établissement de la paie et l’application des droits et obligations qui en découlent. Il formalise une approche structurante pour l’élaboration des bulletins de salaire et assure la sécurisation et le contrôle des procédures.

D’une part, il regroupe toutes les informations nécessaires aux différentes procédures. D’autre part, ce référentiel tient compte de toutes les contraintes légales et conventionnelles évoquées ci-dessus (législation, conventions collectives, accords spécifiques à l’entreprise et au salarié).

Tous les renseignements utiles au gestionnaire de paie concernant la gestion des aspects relevant du droit du travail sont consignés dans ce livre blanc de la paie :

• Procédures de gestion : temps de travail, absences, congés, différents types de contrat (CDD, CDI, contrats aidés et autres…), avantages en nature…
• Règlement intérieur, les informations relatives à l’historique des sanctions pour chaque salarié et l’état des procédures disciplinaires.

En tant qu’outil de référence, le réglementaire de paie doit être périodiquement actualisé et tenu à jour pour l’intégralité des données collectées.

b. Le livre blanc de la paie doit décrire toutes les modalités de calcul et intégrer des changements permanents

Cet outil transcrit précisément les modalités d’établissement de la fiche de paie et les règles techniques opérationnelles mises en œuvre dans votre entreprise.

Il doit contenir de manière claire et lisible les informations sur :

• Les différents taux de calcul des cotisations sociales.
• La gestion des absences.
• Les différences entre les contrats de travail.
• Les catégories de salariés.
• Et les conventions collectives ou accords d’entreprise applicables au sein de l’entité.

Il doit intégrer en “temps réel” toutes les évolutions légales et conventionnelles. En effet, seule une mise à jour régulière permet de le maintenir à jour des évolutions juridiques.

c. Le réglementaire de paie assure la continuité

Avec une bible de paie, votre équipe RH est sûre à tout moment de disposer des règles analysées et validées à appliquer dans chaque situation au sein de votre organisation.

En cas d’absence de votre gestionnaire de paie, un autre collaborateur s’approprie très rapidement vos règles en vigueur pour assurer la continuité de la paie.

Enfin, ce référentiel traduit les procédures en langage accessible à tous : ressources humaines, service de la paie, comptabilité, direction commerciale, direction générale, et même salariés…

Conclusion sur les contraintes réglementaires de paie et la veille sociale

Face à un contexte réglementaire de plus en plus contraignant, la veille réglementaire pour le traitement de la paie est une nécessité absolue.

Elle monopolise les ressources de vos équipes RH.

Pour éviter une veille chronophage et anxiogène tout en étant sûr d’intégrer en temps et en heure des évolutions réglementaires, un logiciel de gestion de la paie en mode SaaS s’impose aujourd’hui comme la solution la plus efficace.

En effet, seul un éditeur d’une solution de paie en ligne est en mesure de mettre à jour, en temps et en heure, ce flux continu d’informations.

Alors, déléguez à votre partenaire les chapitres de votre réglementaire de paie concernant les contraintes institutionnelles et sectorielles. Et concentrez-vous sur les contraintes propres à votre entreprise et aux réels enjeux de vos collaborateurs.