Consolidation & Clôture des comptes : Les 5 bonnes pratiques

10 May 2021

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Alors que le monde du travail évolue de plus en plus vite et les crises se multiplient, les Directions Financières se retrouvent confrontées à une complexité de plus en plus grande et multidimensionnelle et ont un besoin d’adaptation toujours plus rapide. Dans les processus de consolidation et clôture, les Directions financières font face à de nombreux dilemmes pour atteindre les objectifs fixés.

La DAF d’aujourd’hui dans les process de consolidation & clôture

D’après l’étude Aberdeen pour Talentia, les problèmes des directions financières sont les suivants : 

Fiabilité de l’information

  • 52% des DAF pensent que les décisions qu’ils prennent ne reposent pas sur une donnée fiable

Qu’est ce qui empêche le DAF de dormir la nuit ?

  • Données inexactes
  • Écart entre analyses finance et les besoins métier
  • Fiabilité de l’information
  • Déconnexion entre les budgets et la réalité
  • Processus compliqués et chronophages

Tops challenges sur la consolidation & clôture ?

  • Exactitude des informations
  • Délais pour recevoir informations de clôture et populations non financières
  • Données proviennent de trop de systèmes déconnectés

 

Le quotidien des DAFs

Les Directions financières doivent souvent face à un grand nombre de systèmes d’informations hétérogènes pour gérer l’ensemble de leurs processus. Cette multiplicité de solutions conduit à un retraitement manuel de l’information. Après ces retraitements, l’information n’est pas toujours fiable : Il y a à la fois un risque d’erreurs, et d’obsolescence de la donnée entre le moment où elle est extraite et où les reportings réalisés et les décisions prises (et basées sur la donnée initiale).

En termes de contrainte, les délais (réglementaires ou imposés par l’entreprise) et la réglementation (locale/internationale/sectorielle) en constante évolution sont deux vecteurs de pression importants pour les Directions Financières.

Les 5 bonnes pratiques à mettre en place

Formalisation des processus et affectation des bonnes ressources

L’approche par les processus est indispensable pour les Directions financières et participe à l’amélioration de la situation économique de l’entreprise. Pour permettre d’automatiser ces processus financiers, il s’agit dans un premier temps d’en définir l’ensemble de ses opérations.

  • Déterminer les données sources nécessaires pour la production des états financiers
  • Affecter des délais à chacune des tâches
  • Faciliter la mise en relations aux opérationnels pour une mise à disposition plus rapide et fiable de l’information

La direction financière doit avoir une action en interne pour connaitre l’expertise de chacun, et affecter les bonnes personnes aux missions adéquates et aux bonnes responsabilités. Enfin, la Direction financière peut externaliser pour mieux sécuriser et maitriser son infrastructure et sa gestion du réglementaire.

Automatisation des opérations et des contrôles

Pour identifier les opérations automatisables, il s’agit de reprendre l’ensemble du processus d’établissement des comptes consolidés puis ceux de la révision comptable. L’automatisation permettra :

  • Le calcul automatique du périmètre de consolidation
  • L’importation des données sociales et intragroupes automatiquement
  • Définir les processus répétitifs
  • Éliminer les retraitements manuels
  • Mettre en œuvre les contrôles automatiquement (clôture et consolidation)
  • Produire automatiquement des états obligatoires du rapport annuel

Dématérialisation du processus

Le contexte sanitaire a accéléré et mis en évidence la nécessité de la dématérialisation du processus dans un grand nombre d’ETI en France. Sur le processus de consolidation et clôture, la dématérialisation concerne notamment les supports tels que les justificatifs, les contrôles, les dossiers et rapports.

Un autre enjeu fort pour les équipes décentralisées (ou en télétravail) est le pilotage à distance des équipes. M La centralisation des opérations est également clé pour une meilleure collaboration et un meilleur partage (sécurisé) des informations. Enfin, la dématérialisation des processus permet une amélioration des échanges internes et externes (qui pourront être tracés et pérennisés) et facilitera les communications internes / externes et informelles et officielles.

Passer à une clôture continue

Actuellement, un grand nombre d’entreprises sont sur un processus de clôture annuelle ou semestrielle.

L’objectif d’une clôture continue est d’avoir la possibilité de lisser le travail sur l’année. Cette façon de faire permet de mettre l’accent sur certains comptes tous les mois, de définir la granularité des contrôles et leurs fréquences, de justifier et de documenter la révision progressivement et de pouvoir ainsi constituer le dossier de clôture annuelle sur l’ensemble de la période. Cette flexibilité permet de gagner du temps et de s’affranchir du goulot d’étranglement habituel.

Donner plus de temps à l’analyse et à la communication

L’objectif général de l’ensemble des bonnes pratiques est de permettre de donner aux responsables financiers plus de temps à l’analyse et à sa communication. L’automatisation et la dématérialisation des processus financiers permet de construire collectivement des analyses financières, de les améliorer conjointement et de les professionnaliser même à distance. De plus en plus, la communication est une responsabilité grandissante des Directions Financières, tant sur la communication Financières qu’Extra Financière.

À propos de Talentia CPM

Talentia Corporate Performance Management (CPM) est une plateforme unique pour le reporting – en temps réel, l’analyse stratégique, l’élaboration budgétaire, les prévisions, la consolidation et la clôture. Talentia CPM permet de fiabiliser l’information, d’augmenter la productivité des équipes et d’améliorer les processus décisionnels.