Le monde du travail évolue de plus en plus vite et la permacrise s’installe. Dans ces conditions, les Directions Financières se retrouvent confrontées à une complexité multidimensionnelle de plus en plus importante, avec un besoin d’adaptation toujours plus rapide.
Dans les processus de consolidation et clôture, les Directions financières font face à de nombreux dilemmes pour atteindre les objectifs fixés.
La DAF d’aujourd’hui dans les processus de consolidation et de clôture
D’après l’étude Aberdeen, les directions financières rencontrent ces différents défis.
Fiabilité de l’information
- 52 % des DAF pensent que leurs décisions ne reposent pas sur des données fiables.
Qu’est-ce qui empêche le DAF de dormir la nuit ?
- Les données inexactes,
- L’écart entre les analyses finance et les besoins métier,
- La fiabilité de l’information,
- La déconnexion entre les budgets et la réalité,
- Les processus compliqués et chronophages.
Top 3 des challenges sur la consolidation et la clôture
- L’exactitude des informations,
- Les délais pour recevoir les informations de clôture et populations non financières,
- Les données provenant de trop de systèmes déconnectés…
Le quotidien des DAF
Les Directions financières doivent souvent face à un grand nombre de systèmes d’informations hétérogènes pour gérer l’ensemble de leurs processus.
Cette multiplicité de solutions conduit à un retraitement manuel de l’information. Une fois retraitée, l’information n’est pas toujours fiable. Il y a trop de risque d’erreur. En plus, la donnée devient obsolète entre le moment où elle est extraite et où les reportings sont réalisés et les décisions prises.
En plus, les délais légaux ou imposés par l’entreprise et la réglementation locale, internationale ou sectorielle en constante évolution sont 2 pressions importantes pour les Directions Financières.
Les 5 bonnes pratiques à mettre en place
1. Formaliser les processus et affecter les bonnes ressources
L’approche par les processus est indispensable pour les Directions financières et participe à l’amélioration de la situation économique de l’entreprise.
Pour permettre d’automatiser ces processus financiers, il s’agit dans un premier temps d’en définir l’ensemble des opérations, puis de les simplifier.
- Déterminer les données sources nécessaires pour la production des états financiers,
- Affecter des délais à chacune des tâches,
- Faciliter la mise en relations aux opérationnels pour une mise à disposition plus rapide et fiable de l’information.
La direction financière doit avoir une action en interne pour connaitre l’expertise de chacun et affecter les bonnes personnes aux missions adéquates et aux bonnes responsabilités.
Enfin, la Direction financière peut externaliser pour mieux sécuriser et maitriser son infrastructure et sa gestion du réglementaire.
2. Automatiser les opérations et les contrôles
Pour identifier les opérations automatisables, il s’agit de reprendre l’ensemble du processus d’établissement des comptes consolidés, puis ceux de la révision comptable.
L’automatisation permet :
- Le calcul automatique du périmètre de consolidation,
- L’importation des données sociales et intragroupes automatiquement,
- Définir les processus répétitifs,
- Éliminer les retraitements manuels,
- Mettre en œuvre les contrôles automatiquement (clôture et consolidation),
- Produire automatiquement des états obligatoires du rapport annuel.
3. Dématérialiser des processus
Les situations de crises récentes ont accéléré et mis en évidence la nécessité de la dématérialisation du processus dans un grand nombre d’ETI en France.
Sur le processus de consolidation et clôture, la dématérialisation concerne notamment les supports comme les justificatifs, les contrôles, les dossiers et rapports.
Un autre enjeu fort pour les équipes décentralisées (ou en télétravail) est le pilotage à distance des équipes. La centralisation des opérations est également clé pour une meilleure collaboration et un meilleur partage (sécurisé) des informations.
Enfin, en dématérialisant certains processus, vous améliorez les échanges internes et externes qui sont tracés et pérennisés. Vous facilitez ainsi les communications internes et externes aussi bien informelles qu’officielles.
4. Passer à une clôture continue
Actuellement, un grand nombre d’entreprises clôturent leurs comptes annuellement ou semestriellement.
L’avantage de la clôture continue est de lisser le travail sur l’année :
- Vous mettez l’accent sur certains comptes tous les mois,
- Vous définissez la granularité des contrôles et leurs fréquences,
- Vous justifiez et documentez la révision progressivement.
Ainsi, vous constituez le dossier de clôture annuelle sur l’ensemble de la période. Cette flexibilité est un gain de temps et vous affranchit du goulot d’étranglement habituel.
5. Donner plus de temps à l’analyse et à la communication
L’automatisation et la dématérialisation des processus financiers permet de construire collectivement des analyses financières, de les améliorer conjointement et de les professionnaliser même à distance.
L’objectif général de ces bonnes pratiques est de donner aux responsables financiers plus de temps à l’analyse et à sa communication.
En effet, la communication est une responsabilité grandissante des Directions Financières, tant pour la communication Financières qu’Extra Financière.
Talentia Corporate Performance Management (CPM) est une plateforme unique pour le reporting en temps réel, l’analyse stratégique, l’élaboration budgétaire, les prévisions, la consolidation et la clôture. Talentia CPM permet de fiabiliser l’information, d’augmenter la productivité des équipes et d’améliorer les processus décisionnels.
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