Un SIRH facilite grandement la gestion des tâches quotidiennes de votre département RH, améliore significativement la productivité de votre entreprise et l’engagement de vos collaborateurs.
Toutefois, l’implémentation de ce type de solution peut être particulièrement complexe et les risques d’échec plus ou moins élevés.
Alors voici 6 conseils pour réussir le déploiement d’un SIRH dans votre entreprise.
1. Déterminez les besoins de votre entreprise
En raison de la complexité croissante des processus RH, le déploiement d’un Système d’Information des Ressources Humaines est devenu indispensable pour de nombreuses entreprises.
Toutefois, tout SIRH ne peut pas répondre aux besoins spécifiques de votre société.
C’est pourquoi avant de déployer un quelconque logiciel de gestion des ressources humaines, il est fortement recommandé d’identifier vos besoins.
Pour ce faire, interrogez-vous entre autres sur :
- Les raisons qui vous incitent à déployer un SIRH dans votre entreprise (automatisation des tâches liées aux ressources humaines, réduction des coûts liés aux processus RH…),
- Les besoins auxquels le futur Système d’Information des Ressources Humaines doit répondre,
- Les collaborateurs concernés par le Système d’Information des Ressources Humaines,
- Les grands défis (conduite du changement, formation des collaborateurs…) auxquels vous allez faire face lors du déploiement de votre solution SIRH au sein de votre entreprise…
Durant cette première étape, il est recommandé de mettre en place une équipe dédiée au déploiement du SIRH de votre entreprise.
Constituée de 2 ou de 3 collaborateurs, elle prend la responsabilité du projet SIRH d’implémentation de A à Z, en réalisant différentes tâches telles que :
- La rédaction du cahier des charges,
- L’accompagnement au changement…
Outre l’équipe projet, impliquez en amont les utilisateurs finaux du Système d’Information des Ressources Humaines pour :
- Éviter les éventuelles résistances et favoriser l’adoption de la solution RH,
- S’informer davantage sur leurs besoins.
2. Sélectionnez le SIRH le mieux adapté à votre entreprise
Une fois déterminés les besoins de votre entreprise, vous pourrez sélectionner le Système d’Information des Ressources Humaines à déployer.
Pendant cette étape, l’erreur à ne pas commettre est de choisir la solution RH la plus utilisée ou la plus populaire.
En effet, comme évoqué précédemment, tout Système d’Information des Ressources Humaines ne répond pas nécessairement aux besoins de votre structure professionnelle.
Optez pour le SIRH qui possède les caractéristiques pouvant satisfaire parfaitement les attentes de votre entreprise et celles de vos collaborateurs.
Dans le choix de votre solution RH, vous devez tout d’abord définir l’architecture adéquate :
- L’architecture Top/Down dans laquelle le Core RH nourrit les SIRH locaux,
- L’architecture Bottom/Up dans laquelle les SIRH locaux nourrissent le Core RH,
- Le modèle mixte ou hybride dans lequel le Core RH peut nourrir ou être nourri par les SIRH locaux, en fonction des pays, mais également des types de données et des processus.
Afin de choisir le modèle le mieux adapté à votre entreprise, déterminez si vous souhaitez privilégier une gestion RH plus centralisée ou favoriser la collaboration.
Une fois défini le modèle de SIRH à implémenter, listez les fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion des ressources humaines.
La plupart des éditeurs de solution RH propose différents modules complémentaires :
- Module de gestion de la paie,
- GTA ou module de gestion du temps et des activités,
- Module de gestion des plannings des collaborateurs,
- Module de gestion des talents et des compétences,
- E-learning ou module de gestion des formations,
- Module de gestion du recrutement,
- Onboarding…
Pour bénéficier d’un SIRH qui répond parfaitement aux attentes de votre entreprise et de vos collaborateurs, il est préférable de faire appel à un éditeur proposant des solutions sur mesure et évolutives, comme Talentia.
3. Communiquez avec vos collaborateurs
Le déploiement d’un Système d’Information des Ressources Humaines entraîne inévitablement d’importants changements dans la manière de travailler de vos collaborateurs.
Dans l’optique de limiter, voire d’éviter, les résistances et de garantir la réussite du déploiement de votre SIRH, il est nécessaire de communiquer avec l’ensemble de vos salariés :
- Avant la mise en place du projet,
- Pendant l’implémentation de votre solution RH,
- Après le déploiement du SIRH.
Pour que vos collaborateurs puissent comprendre l’importance de la mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines et connaître davantage le déroulement du projet, vous devez :
- Expliquer les raisons pour lesquelles vous avez décidé de déployer un SIRH,
- Détailler le déroulement de la mise en place de la solution RH,
- Fournir des informations sur les avantages de la mise en place d’un SIRH dans votre entreprise.
Afin de fournir une excellente expérience du changement à vos collaborateurs, restez à leur écoute et prenez chaque retour et suggestion en considération.
Note : un faible niveau d’écoute peut impacter sur la perception de votre projet par vos collaborateurs et compromettre la réussite du déploiement de votre Système d’Information des Ressources Humaines.
Selon une enquête réalisée par l’Ifop en 2016, 67 % des salariés considèrent que la direction ne prend pas en compte leurs craintes et leurs suggestions lors d’un changement.
4. Paramétrez et testez votre SIRH
Durant le déploiement de votre Système d’Information des Ressources Humaines, il est conseillé de suivre un certain nombre d’étapes pour garantir la réussite de votre projet.
La première étape consiste à paramétrer votre SIRH.
Le paramétrage est indispensable pour que votre outil RH puisse s’adapter parfaitement à vos objectifs et apporter efficacement des solutions aux problématiques de votre organisation.
Une fois le paramétrage terminé, passez par une phase de test afin de vérifier si votre Système d’Information des Ressources Humaines répond aux attentes de vos collaborateurs et à celles de votre entreprise.
La durée de la phase de test doit être longue pour déterminer avec précision les éventuels ajustements à réaliser et vous assurer que votre solution RH répond parfaitement à vos besoins.
En règle générale, il est conseillé de nommer un groupe de travail de quelques collaborateurs pour tester le SIRH et ses fonctionnalités.
Après l’étape du paramétrage et celle des tests, vient la phase du déploiement de votre Système d’Information des Ressources Humaines. Vous allez le mettre à disposition de votre équipe RH, ainsi qu’à l’ensemble de vos salariés.
5. Formez les utilisateurs de votre Système d’Information des Ressources Humaines
La réussite du déploiement d’un Système d’Information des Ressources Humaines dépend en grande partie de son adoption par les salariés.
Pour que vos collaborateurs puissent maîtriser les fonctionnalités de votre SIRH et améliorer efficacement les processus RH de votre entreprise, organisez des séances de formation.
Durant cette étape, restez toujours à l’écoute de vos collaborateurs pour affiner le paramétrage ou le programme de formation.
En règle générale, les séances d’apprentissage collectives et les longues formations sont à proscrire, dans la mesure où elles peuvent rebuter les salariés.
Pour encourager vos collaborateurs à se former, l’idéal est d’opter pour :
- Des formations plutôt courtes,
- Des formations personnalisées prenant en compte les compétences en informatique de chaque collaborateur,
- Des formations en temps réel.
Note : le “Learning by Doing” est une excellente solution pour développer les compétences de vos collaborateurs. Cette technique de formation consiste à apprendre par la pratique.
Les meilleurs SIRH intègrent des guides d’aide. Ils fournissent des informations en temps réel sur le fonctionnement de chaque module et sur la réalisation des étapes des différents processus :
- Demande de congé,
- Mise en place de plannings,
- Gestion des talents…
6. Évaluez le retour sur investissement de votre SIRH
Le déploiement d’un Système d’Information des Ressources Humaines doit :
- Faciliter grandement les tâches des responsables des ressources humaines,
- Faciliter la gestion administrative de votre entreprise,
- Augmenter significativement la productivité de votre société,
- Favoriser l’engagement de vos collaborateurs…
De manière simple, ce type de solution RH contribue pleinement au bon développement de votre activité.
Après le déploiement et les formations, effectuez un suivi et évaluez les impacts positifs de votre Système d’Information des Ressources Humaines sur votre entreprise.
Pour ce faire, il est nécessaire de choisir les bons indicateurs, en fonction des besoins de votre société et les objectifs du déploiement de votre SIRH :
- Performance administrative de votre entreprise,
- Coût des recrutements…
Conclusion sur les conseils pour réussir le déploiement d’un SIRH
Pour qu’un Système d’Information des Ressources Humaines puisse participer au bon développement de votre entreprise, il doit entre autres :
- Répondre efficacement aux besoins de votre organisation et de vos collaborateurs,
- Résoudre les problématiques auxquelles votre entreprise est confrontée,
- Être adopté par l’ensemble de vos collaborateurs…
Afin de garantir la réussite de votre projet de transformation digitale, vous devez :
- Définir les besoins de votre entreprise ainsi que les problématiques que votre SIRH doit résoudre,
- Accompagner vos collaborateurs avant, pendant et après le déploiement de votre solution RH,
- Déterminer le type de Système d’Information des Ressources Humaines le mieux adapté à vos objectifs,
- Paramétrer et tester votre SIRH,
- Former vos collaborateurs pour qu’ils puissent maîtriser le fonctionnement et les fonctionnalités de votre Système d’Information des Ressources Humaines,
- Évaluer le retour sur investissement du déploiement de votre SIRH.
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