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Choisir votre ERP Finance le plus approprié pour votre ETI est un exercice plus complexe que l’on ne l’imagine.

Vous devez prendre en compte les critères génériques à tout ERP. En outre, le choix du bon module finance pour votre entreprise demande la prise en compte de critères supplémentaires.

En effet, une solution ERP Finance est beaucoup plus qu’un simple logiciel comptable.

C’est un système d’information qui repose sur le principe de l’enregistrement unique dans une base de données centralisée. Il intègre tous les flux économiques et financiers de votre entreprise qui sont souvent traités jusque-là de façon cloisonnée entre les différentes structures internes et externes.

Ainsi, l’adoption d’un module finance, en plus de votre ERP généraliste, modifie la procédure de collecte, de traitement, de stockage, de vérification et de validation de l’information financière.

Vos processus financiers se retrouvent simplifiés et professionnalisés et votre organisation évolue en profondeur.

Le choix d’un système ERP Finance est donc déterminant pour votre entreprise de taille intermédiaire.

Voici les 12 critères essentiels pour bien choisir votre ERP Finance.

1. Prenez le temps d’analyser vos besoins et vos attentes

Afin de qualifier un périmètre précis et cohérent pour votre projet, déterminez en priorité, quelles problématiques vous conduisent à l’adoption d’un ERP finance.

a. Analysez vos besoins

En fonction de vos interrogations, considérez un audit interne des besoins et attentes.

Avec un audit interne, vous allez faire le point sur les pratiques et les usages de votre entreprise.

Commencez par répertorier les flux, processus, méthodes de gestion et les outils utilisés.

Puis, identifiez vos besoins et listez les fonctions attendues de votre module finance.

N’hésitez pas à consulter les différents utilisateurs potentiels du futur ERP finance.

Voici quelques exemples de questions à vous poser :

  • Quelles sont les problématiques qui vous poussent à déployer un ERP finance ?
  • Quel est votre enjeu principal dans le cadre de ce projet ?
  • Quels sont les différents flux d’informations existants ?
  • Quelles attentes en matière d’évolution de gestion financière
  • Quels sont les outils utilisés par les différentes équipes concernées ?
  • Quels sont les processus métiers impliqués ?
  • Quels besoins d’évolution pour votre entreprise ?

b. Déterminez vos priorités

Parmi la liste de besoins remontés, certains sont essentiels, d’autres secondaires.

Distinguez les “must have” des “nice to have”.

Attention toutefois à la tentation de “la meilleure solution possible”.

Si vos priorités se multiplient, vous équiper à chaque fois du meilleur outil du marché peut vite se révéler très coûteux. C’est pourquoi il est recommandé de vous tourner vers un logiciel répondant à l’ensemble de vos “must have”.

Formalisez le tout dans un cahier des charges. Ce document sert de référence et d’outil de communication entre les différents intervenants.

2. Validez si les fonctionnalités proposées correspondent à vos priorités

C’est une évidence. Pour bien choisir votre ERP Finance, définissez avec soin le périmètre fonctionnel :

  • Comptabilité générale (ou grand livre).
  • Comptabilité analytique.
  • Comptabilité auxiliaire.
  • Gestion des paiements.
  • Gestion des achats.
  • Gestion des immobilisations et des actifs.
  • Suivi de la rentabilité.
  • Gestion des risques.
  • Gestion fiscale, fichier des écritures comptables.
  • Calcul et déclaration de la TVA.
  • Rapprochements bancaires.
  • Gestion des écarts.
  • Gestion commerciale.
  • Budgétisation…

N’oubliez pas de considérer les contraintes supplémentaires comme la consolidation si vous devez intégrer votre ERP finance avec des filiales à l’international.

3. Analysez les spécificités de votre activité et la compétence de votre éditeur dans ce domaine

Pour choisir votre module finance, tenez compte également des particularités de votre domaine d’activité. En effet, les besoins en termes de fonctionnalités ne sont pas forcément les mêmes d’un secteur d’activité à l’autre.

Enfin, sélectionnez toujours un éditeur qui comprend parfaitement les spécificités et enjeux de votre métier.

4. Vérifiez l’adéquation entre votre budget et le coût de l’ERP

Le coût est un critère de choix très important. En effet, il est important d’avoir une idée précise des dépenses encourues.

Les tarifs d’un module de gestion sont composés de 3 éléments :

  • L’intégration et le déploiement.
  • Les licences.
  • La maintenance.

Prenez en compte le coût total d’acquisition et les dépenses liées à la solution envisagée :

  • Coûts de déploiement.
  • Temps d’intégration.
  • Licences et infrastructures.
  • Maintenance et support.
  • Achat de modules supplémentaires si nécessaire…

Calculez le coût global de possession, en tenant compte des coûts d’acquisition, d’implantation, de formation et de mises à jour.

Note : privilégiez les éditeurs proposant des solutions SaaS. Elles combinent dans un seul abonnement mensuel la licence, la maintenance ainsi que l’hébergement de vos données.

5. Ne négligez pas la qualité de l’interface utilisateurs

Prenez en compte la qualité de l’interface utilisateur. La facilité ou la difficulté d’utilisation sont clés pour vos utilisateurs et votre responsable financier.

Gardez à l’esprit que l’adoption d’un nouveau module finance doit être simple. Retenez un ERP finance facile à adopter par vos équipes, les efforts de formation seront moins importants.

6. Pensez au futur

a. L’évolutivité logicielle

Elle conditionne la capacité de la solution à s’adapter à la croissance de votre entreprise. L’évolutivité est une qualité cruciale d’un ERP, d’autant plus que les contraintes légales et fiscales évoluent rapidement.

b. La durabilité

Votre outil de gestion intégrée doit être flexible et être pérenne. Le progiciel finance doit vous assurer une efficacité sur le long terme. Assurez-vous également de la capacité de l’éditeur et intégrateur à vous accompagner dans le temps.

c. La réalité de la roadmap

Votre choix vous engage pour plusieurs années. Il est nécessaire de savoir comment votre éditeur planifie l’évolution de son module. Quels sont les futurs développements envisagés ?

d. La qualité de la maintenance

Vérifiez la qualité et le coût de la maintenance. C’est un élément clé à la fois dans le calcul du coût et l’efficacité de votre progiciel.

7. Contrôlez les capacités d’intégration, d’interopérabilité et l’usage de protocoles standardisés

La productivité de vos services Finance et la pertinence de votre système d’information dépendent de la potentialité du module finance à s’intégrer de façon fluide et efficace.

a. Intégration des modules

Pour votre ERP finance, la capacité d’intégration avec d’autres progiciels et la fluidité des échanges de données entre les différentes applications sont indispensables.

b. Interopérabilité

Votre entreprise utilise de plus en plus de sources de données. C’est pourquoi l’interopérabilité des systèmes d’information est une priorité.

Assurez-vous que la solution finance choisie permet d’importer ou d’exporter facilement vos données et de manière automatisée.

c. Protocoles standardisés

Deux logiciels de gestion utilisant différents langages sont tout à fait en mesure d’échanger des données. Pour cela, ils doivent utiliser des protocoles standards, compatibles avec la plupart des environnements et disposer naturellement des API appropriées.

8. Analysez l’importance du temps réel pour votre entreprise

Votre entreprise utilise pour le bon fonctionnement des ERP des processus d’extractions de données afin d’automatiser des échanges d’informations entre progiciels.

Votre progiciel finance peut fonctionner de 2 façons : en asynchrone ou en temps réel. Ce choix est un enjeu majeur pour l’évolution de votre entreprise.

a. Processus asynchrone

Le processus asynchrone se déroule en 2 phases :

  • Extraction planifiée de données dans le logiciel source,
  • Suivie par la réception et la transformation de ces données.

Dans ce cas, vous ne disposez d’une information à jour à une date donnée, en général les données de la veille.

b. Consultation en temps réel

Avec le temps réel, 2 ERP sont en mesure de dialoguer efficacement, quel que soit le langage qu’ils utilisent et la plateforme sur laquelle ils sont basés.

Ainsi, les données sont mises à jour en temps réel. Un nombre croissant d’ERP le proposent de manière native.

C’est pourquoi, vous pouvez, depuis une seule interface, accéder à des informations pertinentes et toujours à jour. C’est un critère essentiel pour votre gestion comptable et financière.

9. Vérifiez la sécurité de vos données et la qualité de l’hébergement

a. Sécurisation des données

Votre ERP finance doit être en mesure de vérifier et de sécuriser les accès. Le module finance doit également empêcher toute saisie accidentelle d’informations non contrôlées et notifier toute trace de modifications.

b. L’hébergement est déterminant

Interrogez votre éditeur sur le type d’hébergement proposé. En effet, votre ERP finance peut être hébergé sur le Cloud ou sur votre réseau.

Le Cloud vous offre une plus grande flexibilité et vous libère des contraintes matérielles du hosting. Votre fournisseur prend en charge l’hébergement. Il garantit, par ailleurs, la sauvegarde des données et la conformité de l’hébergement aux lois en vigueur.

10. Comparez la flexibilité et la disponibilité de la solution considérée

a. Adaptez votre entreprise rapidement aux changements de vos besoins

Avec une solution Cloud, vous disposez d’une plus grande flexibilité de déploiement et de la certitude de mises à jour en temps et en heure. Vous vous séparez d’une application en quelques minutes et lancez une nouvelle application en quelques secondes.

b. Le cloud vous offre également une disponibilité quasi-totale

Votre application fonctionne sans risque d’interruption. En effet, il existe rarement de panne de serveur dans le cloud. En plus, vous n’avez pas à vous soucier de la sécurité ou de la maintenance du système.

11. Assurez-vous de la conformité de l’ERP, de la qualité de la veille légale et la capacité de mises à jour automatiques

Grâce au module comptabilité directement intégré dans votre ERP, vous profitez d’une comptabilité respectant les différentes réglementations et leurs changements nombreux et fréquents.

Par ailleurs, votre éditeur s’engage à vous fournir toutes les mises à jour légales nécessaires (Par exemple : la prise en compte des nouvelles lois sur la dématérialisation fiscale).

12. Déterminez de la pertinence des outils de reporting

Le module financier s’intègre aux autres modules de l’ERP et aux autres systèmes de l’entreprise. Il accède ainsi à toutes les données financières clés.

Ainsi, le module finance associe des données toujours à jour pour vous fournir un reporting pertinent.

Les processus de reporting sont accélérés et améliorés. En conséquence, votre entreprise est plus réactive et votre productivité augmente. Avec des outils de reportings intelligents et des données en temps réel, vous détectez et anticipez les priorités stratégiques.

Un logiciel ERP est une solution de “compte rendu” financier puissante et efficace. Vous prenez des décisions plus éclairées.

Ainsi, avec un ERP finance approprié, vous optimisez vos reportings financiers et disposez une meilleure visibilité sur les KPI nécessaires.

Les fonctionnalités graphiques (de type Data Visualisation) aident à appréhender rapidement ces indicateurs de la santé financière de votre entreprise.

Conclusion sur comment bien choisir votre ERP finance

En fonction de votre activité, votre société peut choisir quels modules elle va mettre en œuvre lors de votre projet ERP.

Vous faites évoluer ces modules selon les besoins de votre entreprise et pour vous adapter aux obligations réglementaires de votre secteur d’activité.

Le choix de chaque module est déterminant. Leur capacité à s’intégrer facilement est un enjeu majeur, parmi les nombreux critères à prendre en compte.

Parmi les différents modules, le choix du “juste” ERP finance est particulièrement important.

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