Au cours de la dernière décennie, l’essor des équipes à distance et hybrides a fait la une des journaux dans le monde entier. En fait, une enquête menée par Gallup publiée en juin 2022 a révélé que cinq travailleurs sur dix travaillent de manière hybride, tandis que trois sur dix travaillent entièrement à distance. Cela laisse aux entreprises la tâche de se préparer à numériser et à soutenir des transitions plus fluides des nouveaux employés dans leurs cultures de travail. Intégrer les travailleurs à distance tout en créant une expérience d’intégration engageante et efficace peut sembler difficile au début. Néanmoins, vous pouvez donner la meilleure première impression et la meilleure expérience de l’entreprise pour assurer aux nouvelles recrues un avenir réussi grâce aux conseils de Talentia.
5 conseils pour mettre en place un processus d’intégration efficace, même à distance
1. Établir des voies de communication ouvertes
Commencer un nouvel emploi, que ce soit en physique ou à distance peut être une période un peu stressante pour l’employeur et le nouvel employé. Le nouvel embauché veut surtout faire une bonne première impression, mais il veut aussi créer des liens, tant avec son organisation qu’avec ses nouveaux collègues. C’est pourquoi il est important que les RH s’engagent étroitement avec les nouveaux collaborateurs et maintiennent les voies de communication ouvertes tout au long du processus d’intégration. Lorsque les nouveaux employés se retrouvent à distance, ils savent qu’ils peuvent contacter leur responsable ou leurs collègues à tout moment de la transition, grâce à ce processus, ils se sentiront rassurés et prêts à donner le meilleur d’eux-mêmes.
2. Préparer tout le matériel nécessaire à l’avance
L’un des principaux inconvénients du travail à distance, c’est que les collaborateurs ne seront tout simplement pas en mesure de se rendre seuls dans les différents services dès qu’un problème survient. Contrairement aux collaborateurs sur site, eux seront plus disposés à planifier des appels téléphoniques ou des appels vidéo. En procédant ainsi, presque tout le monde sera prompt à répondre aux courriels et aux messages instantanés, car c’est un moyen simple pour un manager d’éviter les problèmes potentiels au démarrage et de s’assurer que tout le matériel des nouvelles recrues est prêt et que tous les logiciels sont correctement installés. Parmi les matériels essentiels, on peut citer : les ordinateurs portables, les tablettes, les téléphones, les casques et les souris, etc…
3. Personnaliser le processus d’intégration
Une grande partie du processus d’intégration des collaborateurs à distance peut sembler impersonnelle, car il a lieu à distance et par voie numérique. Cependant, Il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi pour l’expérience d’intégration de votre entreprise et pour la manière d’accueillir vos nouveaux télétravailleurs. Grâce à un logiciel d’intégration RH, les responsables RH auront la possibilité de configurer différents parcours d’intégration spécifiques pour chaque nouveau collaborateur. Cela permettra de trouver des moyens pour aider les équipes à se sentir engagées même avant et pendant les premières étapes. Aussi, La planification de pause-café virtuelles, de déjeuners ou d’after-work peut favoriser la communication au sein des équipes. Bien entendu, ces rencontres ne remplaceront pas les réunions en personne, mais un petit contact physique peut être d’une grande aide !
4. Organiser des sessions de formation et les outils adéquats
Comme le télétravail et le travail hybride sont encore des nouveautés pour les collaborateurs et chefs d’entreprise, tout le monde n’est pas encore familiarisé avec ce mode de travail. C’est pourquoi il est généralement recommandé de demander aux nouveaux collaborateurs s’ils connaissent et sont à l’aise avec les outils de réunion tels que Google Meet, Zoom, Teams, entre autres, avant leur premier jour. Ils seraient également judicieux d’intégrer d’autres activités telles que l’apprentissage en ligne et des micro-formations car en organisant des séances de formation avec tous les nouveaux collaborateurs au préalable, en assurant qu’ils assistent bien aux séances, cela vous permettra de créer des lignes directrices pour leurs expliquer votre organisation et présenter les outils qu’ils utiliseront.
5. Mettre en place un engagement continu
Pour finir, il est important de mettre en place un engagement continu entre les responsables RH, les employeurs et les collaborateurs récemment embauchés car, malgré la distance physique entre les membres des organisations, il se passe beaucoup de choses dans les premiers jours pour une nouvelle embauche, donc être disponible pour répondre aux questions et réagir rapidement sont deux moyens essentiels de maintenir l’engagement.
L’intégration à distance, même si elle est complexe, ne devrait pas être une tâche difficile. Grâce à Talentia, vous pouvez aider les nouveaux collaborateurs à se sentir les bienvenus et à créer des liens avec leur équipe immédiatement. Vous serez également en mesure de connecter les équipes, de mettre des visages sur les noms et de construire un processus d’onboarding réussi, même à distance.
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