Comment les RH peuvent-elles simplifier l’expérience collaborateur ?

17 mars 2020

Plus de 1 500 ETI implantées en France sont des filiales de grands groupes. Leurs besoins ne sont pas les mêmes que ceux d’une grande entreprise. Talentia, qui est à l’origine de la création de ce laboratoire, est une ETI qui accompagne les fonctions RH et les directions financières des ETI. Dans quelle mesure les fonctions RH peuvent-elles promouvoir l’adoption d’outils innovants destinés à faciliter l’expérience collaborateur ?

Le rôle des RH dans la simplification de l’expérience collaborateur

Les nouvelles attentes de la part des collaborateurs

Il apparaît aujourd’hui nécessaire de développer la flexibilité du travail. En particulier, les collaborateurs exerçant des fonctions de management veulent s’approprier leur temps de travail, avoir la possibilité de quitter leur bureau quand cela les arrange, quitte à se reconnecter plus tard dans la journée. Les équipes RH doivent leur faciliter la tâche en faisant émerger un nouveau modèle qui pourra être présenté comme un avantage concurrentiel.

L’expérience collaborateur commence à la date de son recrutement. Plusieurs solutions peuvent être utilisées pour que le collaborateur puisse télécharger les pièces nécessaires à la création de son dossier, et ainsi prendre part rapidement à la vie de l’entreprise. Les collaborateurs, comme les managers, sont aussi demandeurs d’une plus grande autonomie dans la gestion de leurs absences, y compris le télétravail. De par le développement du télétravail, certains collaborateurs peuvent émettre le souhait de déménager en Province. La fonction RH doit donc trouver le bon équilibre entre le maintien des relations avec l’entreprise et l’épanouissement personnel recherché par les salariés.

Les jeunes diplômés préfèrent souvent recourir à un outil informatique plutôt que de s’adresser à un interlocuteur en particulier. Il s’agit là d’un enjeu d’intégration. Pour autant, il est important d’assouplir les processus pour fidéliser les salariés. La DRH se doit de répondre à une demande plus forte qui s’articule autour de la qualité de vie au travail et de la conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée. Plusieurs participants constatent que les jeunes générations sont très attachées à cet équilibre.

Les tâches à faible valeur ajoutée encore imposées aux collaborateurs

Les axes d’amélioration sont nombreux, qu’il s’agisse de la gestion des congés, des
notes de frais, de la dématérialisation de la paie, du support d’entretien d’évaluation… Des outils performants doivent être mis à la disposition des collaborateurs de façon à tendre vers le zéro papier. Comme le fait remarquer un participant, la fonction RH tend à évoluer vers une activité de self-service du manager. De nombreuses activités sont en effet transférées aux managers, que ce soit en termes d’intégration des nouveaux embauchés, de gestion des notes de frais ou encore des congés. La DRH doit s’attacher à optimiser leur temps de travail pour leur permettre de se recentrer sur leur domaine d’expertise.

Les priorités de complexité et les enjeux administratifs à résoudre

Avant de simplifier la vie des collaborateurs, il faut simplifier la vie des RH ! En premier lieu, les équipes RH souhaitent se doter d’un système d’information RH intégré et accessible à tous, pour pallier la fragmentation du travail et des lieux de travail. Elles doivent trouver un outil qui simplifie les flux de façon à améliorer la qualité du service apporté aux collaborateurs. Le développement des outils digitaux permet par ailleurs de réduire le volume potentiel de contentieux portant sur le temps de travail, par exemple, grâce au renforcement de l’autonomie des collaborateurs. La deuxième priorité consiste à mieux accompagner les managers. Les fonctions RH souhaitent en outre mieux gérer le parcours des collaborateurs tout en répondant à une demande de personnalisation de plus en plus forte. Même si elle s’engage dans la digitalisation d’un certain nombre d’activités, la fonction RH doit rester un point de contact privilégié.

Les leviers du digital pour répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs

Les innovations digitales qui simplifient la vie des collaborateurs

Répondre au besoin d’information des managers

Tout en étant demandeurs d’une plus grande responsabilisation, les managers souhaitent que la DRH leur diffuse des guidelines. À cet égard, l’intérêt
des outils digitaux est de centraliser l’information. La DRH peut par exemple mettre à la disposition des managers des cas pratiques sur la gestion du télétravail, à la manière des FAQ.

L’innovation en matière d’entretien d’évaluation

Les outils digitaux permettent de remettre en question des processus mis en place de longue date. Ils permettent, par exemple, de faciliter le suivi du taux de réalisation des entretiens annuels. Toutefois, certaines entreprises expliquent avoir abandonné l’entretien d’évaluation au profit de feedbacks réalisés tout au long de l’année. L’outil est alors laissé à la main des managers.

Faciliter la conduite des revues salariales

Les nouveaux outils RH intègrent des modules qui facilitent le processus de revue salariale.

Des modules de recrutement

Des modules de recrutement peuvent être développés pour mieux accompagner les nouveaux embauchés dans la constitution de leur dossier et aider les managers dans l’intégration de ces nouveaux collaborateurs.

Les outils de gestion des absences

Les outils de gestion des absences (congés, télétravail…) sont fortement appréciés des managers comme des collaborateurs.

Le bulletin de paie dématérialisé

Une entreprise explique avoir saisi l’occasion de l’entrée en vigueur du prélèvement à la source pour instaurer la dématérialisation des bulletins de paie.

Les outils collaboratifs

Des outils tel que Microsoft Teams permettent de répondre instantanément aux interrogations des managers comme des collaborateurs, et ainsi de faciliter l’appropriation des nouveaux outils.

L’importance de la conduite du changement

Accompagner le développement du télétravail

Il importe de préparer les mentalités avant la mise en place du télétravail, pour mieux répondre aux attentes des télétravailleurs et des managers. Les éditeurs de logiciels peuvent apporter une aide à la fonction RH dans la conduite du changement, notamment l’accompagnement du télétravail.

Investir dans la communication

La DRH doit répondre aux attentes de flexibilité exprimées par les salariés, tout en leur garantissant le droit à la déconnexion. Il faut aussi veiller à ce que les outils digitaux ne soient pas perçus comme des outils de surveillance. Il est donc nécessaire de mettre l’accent sur la communication pour faciliter l’appropriation des nouveaux outils. Les managers ont également besoin d’être rassurés et accompagnés dans la prise en main des outils.

S’assurer de l’adéquation entre les outils et la culture de l’entreprise

Des réticences peuvent être observées lors du lancement du nouvel outil, mais l’appropriation sera facilitée dès lors que l’outil a été conçu en accord avec la culture d’entreprise. L’outil ne doit pas créer du changement, mettre à la disposition des managers des cas pratiques sur la gestion du télétravail, à la manière des FAQ mais accompagner le changement.

Le positionnement des RH dans la qualité de vie au travail

Comment mesurer l’efficacité des démarches de qualité de vie au travail ?

La dématérialisation des bulletins de paie représente un gain non négligeable pour l’entreprise. Les démarches de dématérialisation sont plus facilement acceptées par les salariés, car elles correspondent à une tendance observée dans la vie courante.
Au-delà du ROI financier, le succès d’une démarche qualité de vie au travail se mesure au travers des enquêtes d’engagement et de satisfaction des collaborateurs. Une fois passée la peur du changement, les salariés perçoivent plus facilement les aspects positifs du projet et pourront même être à l’initiative de la promotion d’autres outils digitaux.
Le nombre de connexions à l’outil est aussi un bon indicateur de succès. Certes, des tests peuvent être réalisés avant le déploiement du produit.

Comment mettre en place une démarche d’amélioration continue portée par les RH ?

Il est donc important de communiquer sur les axes de progrès avant même le déploiement du projet. Les salariés ne doivent pas avoir l’impression que l’outil a été conçu par la DRH seule. Au contraire, il faut que cet outil soit considéré comme étant destiné à rendre service aux utilisateurs et à faciliter la vie de la communauté. Il conviendra également de présenter le nouvel outil comme un enjeu d’attractivité.
Une entreprise précise avoir mis en place un système de points pour récompenser les salariés qui exploitent les nouveaux outils et mieux reconnaître la contribution des salariés à la transformation de l’entreprise.

Contacts :

Vous êtes DRH, et souhaitez devenir membre de l’un des clubs, merci de bien vouloir prendre contact pour vous inscrire :

Claire Gil : claire@digitalhrlab.fr / 06 38 41 31 42

Rabia Ider : rider@talentia-software.com / 06 83 91 18 34

A propos de Talentia Software

Talentia Software est un des principaux éditeurs internationaux de solutions de digitalisation des fonctions RH et finance pour les ETI. Talentia développe des solutions de gestion de la Performance Financière (comptabilité, consolidation, reporting et élaboration budgétaire) et des RH (paie-RH, gestion des talents, gestion administrative des collaborateurs). Les solutions de Talentia sont complètes, intégrées et adaptées à la complexité spécifique que doivent gérer les ETI. Talentia Software est un groupe français qui dispose d’une forte présence en Europe du Sud notamment en Italie, Iberia, Grèce. Suite à l’acquisition d’Addedo en 2018, Talentia est désormais également présent en Suisse, Allemagne et North America. Plus de 3600 entreprises utilisent d’ores et déjà les solutions Talentia pour simplifier la gestion de leur complexité financière et RH. En 2018, le groupe a réalisé 63.6 millions d’euros de chiffre d’affaires et emploie 450 collaborateurs.

Plus d’informations : https://www.talentia-software.fr