En matière de clôture et consolidation, tous les ans, les différentes entreprises sont tenues de déposer leurs comptes sociaux au registre du commerce et des sociétés. Ensuite, les comptes statutaires doivent être publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Il faut noter que si ces obligations ne sont pas honorées, des sanctions sont appliquées.
Avec les contraintes qui découlent de la crise sanitaire liée au COVID 19, il est important de connaitre les règles applicables et les changements instaurés par le gouvernement. Il faut bien comprendre que certaines sociétés ne sont pas concernées par l’obligation de publication des comptes sociaux. Découvrez les informations suivantes pour mieux comprendre et pour bien connaître les règles applicables à la situation de votre entreprise.
Clôture et consolidation : rappel des règles concernant l’obligation de dépôt et de publication des comptes
En matière de clôture et consolidation : l’obligation de dépôt et de publication des comptes est imposée afin de répondre aux objectifs de la comptabilité (transparence, information des tiers et représentation de l’image fidèle de l’entreprise). Le dépôt des comptes annuels de l’entreprise au greffe du tribunal de commerce doit être effectué dans un délai d’un mois après leur approbation en Assemblée générale.
Clôture et consolidation : Quelles entreprises sont concernées par l’obligation de publication ?
Une fois inscrits au registre du commerce et des sociétés, les comptes annuels doivent être publiés par le greffier au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Cette responsabilité incombe aux sociétés à responsabilité limitée (EURL, EIRL, SARL), aux sociétés par actions (SA, SAS, société en commandités par actions), aux sociétés de personnes (société en commandité simple et SNC ne comptant aucune personne physique comme associée), les sociétés commerciales dont le siège est à l’étranger, mais possédant une ou plusieurs agences en France. L’obligation de publication des comptes consolidés concerne également les groupes de sociétés (Les comptes sociaux de l’ensemble des sociétés de groupe dans leur globalité).
Clôture et consolidation : L’obligation de dépôt et de publication des comptes concerne-t-elle les entreprises individuelles ?
Les entrepreneurs individuels tels que les commerçants, les artisans, les auto-entrepreneurs, les professionnels libéraux, etc. L’article L.123-28 du Code du commerce prévoit un allègement des obligations comptables des petites entreprises en cessation temporaire d’activité. Les commerçants individuels ne sont pas obligés d’établir des comptes annuels et les très petites entreprises, personnes morales (TPE) ne sont tenues de communiquer qu’une version allégée de leurs comptes.
Dispense de publication et sanctions
L’article L.232-25 du Code de commerce prévoit une option de confidentialité dans le cadre de la publication des comptes des entreprises. Pour les micro-entreprises, au moment du dépôt de leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce, il est possible de demander que ces données ne fassent pas l’objet de publicité. Ainsi, ces comptes annuels sont publiés au BODACC avec une mention qui précise l’option de confidentialité. Toutefois, l’INPI ne les met pas à la disposition de tous ceux qui le demandent en ligne. Dans ce cas, l’obligation de dépôt est toujours valable, seule la publicité est dispensée : ces comptes annuels ne sont consultables que par l’administration, la Banque de France et les autorités judiciaires.
Les entreprises qui doivent déposer et publier leurs comptes annuels sont passibles d’une amende de 1 500 euros si ces obligations ne sont pas remplies. Par ailleurs, si le responsable d’une société commerciale ne respecte pas les délais impartis pour le dépôt de leurs comptes statutaires, le président du tribunal de commerce a les pleins pouvoirs pour l’y contraindre. L’injonction de dépôt des comptes est toujours adressée au premier responsable au sein de la société. L’obligation de paiement doit être supportée par le dirigeant lui-même.
Clôture et consolidation : Quels changements avec la crise sanitaire liée au COVID 19 ?
Pour aider les entreprises à faire face aux conséquences de la crise sanitaire liée au Coronavirus, le gouvernement a promulgué de nombreux textes. Les deux ordonnances publiées le 25 mars dernier figurent parmi les mesures qui méritent toute notre attention afin de connaitre les changements instaurés dans le cadre du dépôt et de la publication des comptes des entreprises. L’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 concerne les règles qui se rapportent à l’établissement, à l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes. L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 a été publiée pour adapter les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et autres entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.
Quelles obligations pour les sociétés cotées ou non cotées ?
Pour les entreprises dont les comptes s’arrêtent au 31 décembre 2019, la pandémie du Coronavirus est appelée « Évènement postérieur à la date de clôture ». En effet, l’épidémie est devenue publique au mois de janvier 2020. Ainsi, pour les entreprises dont les comptes ont été clôturés ou doivent être clôturés après que cet évènement soit publiquement connu, les impacts de cette crise sanitaire doivent apparaître dans leur arrêté comptable.
Bien que le Coronavirus n’ait pas d’incidence sur le bilan et le compte de résultat des entreprises qui ont clôturé leurs comptes au 31 décembre 2019, Il peut avoir deux impacts sur la publication obligatoire des comptes : impact sur l’annexe des comptes et impact sur le rapport de gestion.
Si cette crise sanitaire a des conséquences significatives pour les entreprises : les détails doivent être mentionnés dans l’annexe des comptes du rapport annuel. La nature des incidences et l’impact post-clôture doivent être précisés. Il faut notamment parler de l’évolution de l’activité, des variations sur le chiffre d’affaires, des dévalorisations d’actifs (moins de clients, réduction des stocks, baisse des immobilisations, impôts différés, etc.) et des dévalorisations des valeurs d’actifs financiers.
Le rapport de gestion présenté avec les comptes doit détailler les évènements majeurs survenus entre la date de clôture et la date d’établissement du rapport. Les risques et les incertitudes auxquels la société est exposée doivent aussi y être bien décrits. Au moment du dépôt du rapport financier annuel, les entreprises sont tenues d’inclure des mentions qu’elles estiment être adaptées à la situation qui découle du COVID 19 à la date de dépôt.
Clôture et consolidation : Pour les Sociétés cotées, des obligations supplémentaires de communication et de transparence
Toujours dans le contexte du Coronavirus, l’Autorité des Marchés Financiers (AMF) a rappelé dans un communiqué en date du 28 février 2020, que les sociétés cotées doivent publier régulièrement un communiqué de presse pour aborder les différentes incidences prévisibles et significatives de la pandémie sur leurs activités, leur performance, leurs projets, etc. L’information doit être précise, sans qu’il soit nécessaire de dévoiler des chiffres. Le communiqué de presse doit au moins indiquer la nature de la crise et son impact. Les entreprises cotées peuvent effectuer une communication libre sur leur site web afin de remplir cette obligation.
Prolongation de délai
D’après l’article R.225-55 du Code de commerce, les responsables disposent d’un délai de 3 mois à compter de la clôture de chaque exercice pour présenter les documents qui se rapportent aux comptes annuels et les comptes consolidés de l’entreprise, avec le rapport de gestion et le rapport du gouvernement d’entreprise. Toutefois, l’ordonnance du 25 mars 2020 prévoit une prorogation de trois mois. Ainsi, pour les sociétés qui ont clôturé leurs comptes le 31 décembre 2019 et qui devaient présenter leurs comptes au conseil de surveillance le 31 mars 2020, bénéficie d’un délai supplémentaire jusqu’au 30 juin 2020 pour le faire.
Il faut savoir que cette disposition n’est pas applicable aux sociétés ayant désigné un commissaire aux comptes qui a déjà émis un rapport avant le 12 mars 2020. Les dispositions de l’ordonnance du 25 mars 2020 concernent les sociétés qui clôturent leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.
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