Une solution “Order to Cash” (O2C ou OTC) désigne l’ensemble des processus mis en œuvre pour automatiser chaque étape du traitement des commandes de votre entreprise.
La chaîne de valeur commence par la validation des devis jusqu’au paiement des commandes et à leurs enregistrements dans vos livres comptables.
Chaque étape de ce cycle peut être optimisée afin de fluidifier votre processus et d’en améliorer la qualité.
Comme pour l’ensemble des projets d’automatisation organisationnelle, une meilleure fluidité et une plus grande efficacité sont les critères de mesure.
Le but principal de l’adoption d’un logiciel d’O2C est l’amélioration de la relation client, la maximisation du chiffre d’affaires et la sécurisation de la trésorerie. Il ne faut pas pour autant en négliger les impacts positifs sur la rationalisation des coûts.
Une solution “Order to Cash” impacte 10 aspects fondamentaux de la vie de votre entreprise.
1. Automatiser toutes les étapes de la chaîne de valeur du parcours client
“Order to Cash” signifie “de la commande au paiement”.
Le processus O2C (ou OTC) désigne donc l’ensemble des activités qui se déroulent depuis la commande réalisée par un client jusqu’à la réception du paiement par votre entreprise.
Voici les étapes principales d’un cycle “Order to Cash” :
- Réception d’une demande client.
- Gestion et émission d’un devis et/ou d’une proposition commerciale.
- Réception et enregistrement de la commande.
- Création d’un compte client.
- Contrôle de disponibilité des produits/services commandés.
- Envoi de la confirmation de la commande.
- Mise à jour de la base client.
- Traitement des commandes clients en interne.
- Définition et organisation d’une politique de crédit.
- Logistique, production.
- Expédition du produit et/ou du service.
- Confirmation de réception.
- Émission de la facture.
- Confirmation de paiement.
- Relance si retard de paiement.
- Enregistrement et rapprochement du paiement.
- Recouvrement si manquement de paiement.
- Traitement des litiges.
Avec la digitalisation du parcours client, votre entreprise gagne à se libérer de ces nombreuses tâches chronophages.
En effet, l’optimisation du cycle de commande est l’enjeu majeur de l’Order to Cash.
L’automatisation des différents processus contribue à réduire directement le cycle de vie d’une commande. Le traitement plus rapide de vos commandes et l’accélération des livraisons accroissent la productivité et la performance de votre entreprise.
2. Économiser du temps dans toutes les étapes
Optimiser votre organisation
Les processus concernés par l’automatisation du parcours client sont nombreux et complexes et totalement interconnectés.
En conséquence, leur bon déroulement passe par le déploiement d’efforts humains considérables. Un temps précieux est perdu à chercher des informations ou attendre des approbations des différents services.
Gagner du temps
En automatisant les différentes étapes du cycle O2C, vos équipes se libèrent de tâches chronophages et répétitives. Elles se concentrent ainsi sur des activités à forte valeur ajoutée pour votre entreprise.
Accélérer les étapes
Voici 4 exemples de fonctionnalités faciles et rapides à mettre en place :
- Recevoir les commandes automatiquement dans votre ERP.
- Émettre électroniquement les avis d’expédition et tout autre document logistique.
- Émettre vos factures sous un format spécifique ou demandé par votre client, tout en assurant leur conformité légale.
- Disposer d’une visibilité globale sur vos factures clients, recouvrements et paiements.
3. Réduire les coûts de fonctionnement
Un temps de cycle client plus court réduit les coûts liés à chaque étape du cycle de commande.
Voici ce qu’apporte la digitalisation du processus “Order to Cash” :
- Automatisation des processus manuels.
- Réduction des délais de traitement.
- Accélération des processus.
- Optimisation des workflows de validation.
- Gestion automatique de la déclaration de la TVA.
- Réduction des risques et des erreurs.
Avec une solution d’”Order to Cash”, votre entreprise minimise les dépenses liées à des tâches à faible valeur ajoutée. Vous réduisez vos coûts opérationnels et accroissez l’efficacité de votre service facturation.
4. Réduire les risques
Votre entreprise a certainement dû faire face à des erreurs dont la résolution a nécessité des heures de travail.
La saisie manuelle des données client, des factures ou des bons de commande peut être remplacée par une solution logicielle OTC.
Elle assure la centralisation des informations et génère automatiquement les documents nécessaires à chaque transaction. Vous éliminez de facto de nombreuses causes d’erreurs.
Limiter les erreurs de saisie
De façon générique, l’automatisation des processus numériques réduit significativement le taux d’erreur. Par ailleurs, la recherche de la cause est plus transparente.
Limiter les défauts de paiement
La systématisation d’une politique de crédit client assure l’identification en amont du risque de non-paiement. Pour cela, vous définissez des limites de crédit en fonction de l’analyse du profil de chaque client. À terme, l’automatisation permet la gestion automatique du défaut de paiement.
Amélioration du processus de suivi et résolution de litiges
Vous avez une vision globale en temps réel de la situation de paiement de vos clients. Vous accédez immédiatement à tous les documents nécessaires pour comprendre et résoudre au plus tôt un éventuel litige.
5. Optimiser la trésorerie
De la commande à l’encaissement, plus le cycle est court, meilleure est votre situation de trésorerie.
Réduire les délais de paiement de vos clients
Avec un logiciel d’”Order to Cash”, vous simplifiez et accélérez les encaissements grâce à la gestion automatique des avis de paiement.
En optimisant le processus de facturation, vous réduisez les délais de paiement de vos clients. Ensuite, il est facile d’optimiser le délai moyen de paiement (DSO) via des règles prédéfinies agissant comme un CRM.
Le BCG estime même une réduction jusqu’à 30 % du DSO, grâce à des délais de traitement réduits et des relances proactives et en douceur.
En étant payé plus rapidement, vous améliorez directement la situation de votre trésorerie.
Automatiser les relances
L’automatisation du recouvrement génère une augmentation directe de la productivité.
- Vérifiez les destinataires de chaque facture.
- Agissez immédiatement si nécessaire.
- Suivez chaque facture électronique envoyée en temps réel.
La systématisation des relances contribue directement à un taux de recouvrement plus élevé et à une réduction des retards de paiement.
Renforcer les processus de contrôle
La génération automatique des écritures comptables renforce la compliance de toutes les actions effectuées par vos collaborateurs.
L’impact du passage à une solution d’”Order to Cash” sur votre trésorerie est considérable.
6. Renforcez la relation avec votre clientèle
Augmenter la qualité du cycle client
À partir de la réception d’une demande client, vous vous assurez de traiter au mieux sa commande.
En augmentant la rapidité du traitement de la commande, vous augmentez directement la satisfaction de vos clients.
Maximiser la fidélisation client
Si toutes les étapes de la chaîne de valeur s’enchaînent avec fluidité et efficacité, la relation client est renforcée ainsi que sa confiance envers votre entreprise. C’est de cette confiance renouvelée que naît la fidélisation.
Un progiciel d’”Order to Cash” fournit les outils nécessaires à la vérification de vos critères de conformité et de qualité.
7. Augmenter le chiffre d’affaires de votre entreprise
Réduire les délais de livraison
Dans notre situation de permacrise, la disruption des chaînes d’approvisionnement génère de nouvelles attentes. La sécurisation des approvisionnements et des livraisons et la réduction des délais de livraison sont devenues des enjeux stratégiques pour vos clients.
Optimiser le cycle de vie client
La réduction des délais de livraison optimise la gestion des commandes de vos clients et accroît l’hypothèse d’accélération de nouvelles prises de commandes.
Une plus grande visibilité sur leur parcours d’achat crée des avantages financiers, commerciaux et concurrentiels structurants pour vos clients. Ils construisent à long terme la gestion de la relation client.
Vous sécurisez votre chiffre d’affaires, en offrant à vos clients des délais de livraison courts de qualité et une expérience client renforcée.
Trouver de nouveaux clients potentiels
Avec l’optimisation de vos délais d’exécution et de votre agilité opérationnelle, vos équipes disposent de plus de temps pour explorer de nouvelles activités et de nouveaux prospects.
8. Restez flexible
Les attentes clients deviennent plus complexes. Vos clients sont en attente de plus en plus de personnalisation.
Pour que le processus de commande soit efficace, il est indispensable de le standardiser. Le progiciel d’”Order to Cash”, bien conçu, réussit à optimiser la standardisation sans omettre la flexibilité et la personnalisation.
Depuis, soyez en mesure de répondre à tous les formats et plateformes d’échanges. C’est un différentiel clé. Cela revient à anticiper la dématérialisation fiscale.
Enfin, de nombreux services achats sont encore réticents à effectuer des paiements en ligne. Si besoin, un logiciel d’”Order to Cash” leur fournit toute la sécurisation nécessaire.
9. Simplifier l’organisation du travail
Optimiser la communication entre les équipes
Une solution O2C fluidifie la collaboration inter-entreprises.
Vos collaborateurs disposent tous de la même information sur les commandes. Le partage de fichier centralisé garantit une information en temps réel.
Le traitement du cycle de vente est centralisé sur une base de données unique.
Simplifier la vie de vos équipes
Un logiciel “Order to Cash” sur le Cloud permet l’accès distant et à partir de différents supports (ordinateur, tablette, smartphone). Il facilite ainsi les nouvelles organisations du travail.
Réduire les délais de paiement
Le processus OTC centralise les paiements. Ils sont gérés comme une étape à part entière du processus de commande. Vous intégrez l’information de paiement directement dans votre ERP Finance puis dans votre compte client.
La consolidation de ces données client impacte directement votre trésorerie. Vous optimisez ainsi au plus juste les délais de paiement et votre flux de trésorerie (cash flow).
10. Disposer d’une visibilité à 360°
Avec une base de données de vos clients, unique et centralisée, vous optimisez l’interaction et le parcours client.
Plus vous disposez de données sur vos clients, plus cette interaction est efficace.
Par ailleurs, il vous est possible d’exploiter les datas consolidées dans un CRM.
Avec l’analyse des données en temps réel, vous disposez d’une visibilité d’ensemble sur votre trésorerie et la situation de vos clients.
Conclusion sur les bénéfices d’une solution d’Order to Cash
Avec un processus “Order to Cash”, vous gagnez en précision et en performance sur l’ensemble du cycle de commande de votre entreprise.
Une solution O2C adresse l’intégralité du processus de traitement du devis jusqu’à sa réception et le paiement par le client.
Toutes les activités de l’entreprise doivent être prises en compte pour sa bonne application.
Le processus OTC contribue directement à optimiser le cycle client, à économiser des ressources, gagner en temps et augmenter la satisfaction de vos clients et votre chiffre d’affaires.
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