10 avantages d’une solution SaaS pour votre référentiel de paie

26 mai 2022

référentiel de paie

Aujourd’hui, le calcul de la paie s’avère extrêmement complexe et soumis à une multitude de réglementations en constante évolution.

Dans un environnement dans lequel les règles sont souvent obscures et les enjeux cruciaux, il est vital de pouvoir s’appuyer sur un document de référence des règles de paie.

Le référentiel de paie, également appelé “référentiel de paie”, “Cahier des procédures de paie” ou “Bible de paie”, s’avère être un outil indispensable pour la sécurisation du traitement de la paie. Cette bible identifie avec précision tous les éléments qui impactent le calcul de vos bulletins de salaire.

Face à une réglementation aussi complexe et foisonnante, il est indispensable, pour les entreprises de Taille Intermédiaire (ETI), de recourir à une solution de gestion de la paie intégrant le référentiel de paie.

Grâce au Cloud, votre logiciel se base sur les dernières normes en vigueur.

De plus, au-delà de la veille légale, il est primordial de garantir la conformité globale de votre paie.  

Seuls des outils logiciels en ligne structurent les automatisations nécessaires et effectuent les contrôles indispensables pour l’établissement de vos bulletins de salaires. 

Une solution de gestion de votre référentiel de paie en mode SaaS (Software as a Service) s’impose comme la méthode la plus efficace et la plus productive pour une ETI.

Voici les 10 avantages d’une solution en mode SaaS pour votre entreprise

1. Assurer la veille légale et garantir la conformité

Les grands groupes disposent des ressources nécessaires pour gérer la complexité des multiples cadres légaux à prendre en compte pour assurer une veille légale pertinente.

En revanche, assurer en interne cette veille réglementaire permanente et ses constantes mises à jour, s’avère être un exercice beaucoup plus difficile pour les entreprises de taille intermédiaire.

a. Déléguer la veille légale

La majorité des erreurs constatées en paie sont liées à la complexité de la réglementation française. Mais aussi aux multiples modifications régulièrement apportées par le législateur.

En plus, elles sont légion : un salarié sur 3 a déjà constaté une erreur sur sa fiche de paie (source Les Échos).

Grâce au mode SaaS, vos équipes RH n’ont plus à faire de veille légale et conventionnelle pour que ces changements soient inclus dans vos applications. 

C’est en effet l’éditeur de votre logiciel de paie en mode SaaS qui se charge de toute la partie institutionnelle et professionnelle de votre veille réglementaire et de l’application des dernières normes en vigueur.

Ainsi, vous déléguez, à votre partenaire, la responsabilité de la conformité de la paie sur les aspects légaux.  

b. Disposer d’une assistance d’experts

L’éditeur apporte par ailleurs la mise à disposition, si besoin, d’équipes d’experts.

Le recours à un logiciel par abonnement et la mutualisation du savoir maintiennent un constant niveau d’expertise de vos équipes RH. La sécurisation de vos bulletins de paie en dépend.

2. Mettre en place des contrôles automatiques et réduire les risques

a. Contrôler la paie

Outre les règles de calcul, le référentiel de paie en mode SaaS intègre également les procédures de contrôle de votre paie.

Les plateformes en ligne disposent de contrôles intégrés qui sécurisent la fiabilité des informations, réduisant de facto la possibilité d’erreurs.

Par ailleurs, la centralisation des données de paie facilite la communication. Elle facilite également le partage d’informations fiables entre les différents services (RH, Comptabilité, Direction Générale…).

Il ne peut plus y avoir de doutes sur les versions de la loi et les taux de calcul à prendre en compte.

b. Réduire les risques

La non-conformité légale ou sociale de la paie peut entraîner de lourdes conséquences tant pour l’employeur que pour le salarié. 

Elle engendre de nombreux contentieux : Prud’hommes, URSSAF, indemnisations, droits sociaux, impôts, retraite…

Votre entreprise prend le risque de sanctions financières, administratives, et même pénales.

Une solution SaaS garantit la conformité législative en intégrant les réglementations sociales du droit du travail, les conventions collectives, d’entreprise et les évolutions réglementaires et fiscales incontournables. 

C’est un avantage clé dans la fiabilisation des processus et la maîtrise des risques opérationnels.

3. Assurer la continuité de l’activité

La pandémie a contraint de nombreuses entreprises à revoir leurs méthodologies de travail. Ainsi, ce phénomène a accéléré les enjeux de la gestion des données, du choix des logiciels et des moyens d’accéder à l’information.

Avec le cloud, vos équipes RH accèdent à leur environnement de travail avec un simple accès internet. C’est encore plus indispensable pour la gestion de la paie dont le traitement ne peut être reporté.

Cette souplesse d’utilisation est un avantage crucial au moment où le télétravail devient incontournable.

4. Améliorer votre productivité

Ce flux continu d’informations pèse aujourd’hui fortement sur la productivité de vos services RH. 

Pour continuer à gérer votre activité dans les meilleures conditions et à réaliser en temps et en heure vos fiches de paie, vous devez vous alléger de toutes les tâches administratives qui freinent votre productivité.

a. Automatiser les intégrations d’informations 

Le référentiel de paie, en tant qu’outil de référence, doit être constamment actualisé pour l’intégralité des données. C’est un outil d’une importance capitale pour fiabiliser et structurer les processus relatifs à la rémunération.

Une solution de paie en mode SaaS se structure autour de modules liés les uns aux autres. Ils se mettent à jour automatiquement, à chaque fois que de nouvelles données sont entrées. 

Une solution en ligne organise l’automatisation de ces calculs et améliore significativement votre efficacité opérationnelle. 

b. Limiter les processus chronophages

Une veille permanente des cadres légaux prend un temps considérable à vos équipes RH et impacte directement l’organisation de votre service paie et sa rentabilité.

En vous déchargeant de ces processus chronophages, vous êtes en mesure de vous recentrer sur les enjeux clés du Capital Humain.

5. Maîtriser vos coûts

Migrer vers le mode Software-as-a-Service est un moyen simple, plus flexible d’un point de vue économique et facilement accessible aux ETI pour réduire leurs coûts. 

Avec une solution en mode SaaS, l’entreprise souscrit à un abonnement qui comprend le matériel, l’hébergement, l’application et l’installation et les mises à jour. 

a. Maîtriser les coûts d’exploitation

Le coût d’exploitation et de maintenance du référentiel de paie peut vite s’avérer élevé.

En effet, vous devez prendre en compte :

  • Les évolutions de l’entreprise, de l’environnement réglementaire,
  • L’accompagnement des utilisateurs,
  • La maintenance de l’infrastructure technique,
  • Les correctifs de versions…

Une solution SaaS donne une visibilité immédiate sur les coûts qui sont fixés. Indépendamment par ailleurs, du nombre de mises à jour légales qui sont nécessaires dans l’année.

b. Disposer d’un modèle économique flexible

Un des avantages clés du mode SaaS réside dans sa flexibilité.

Les applications résident dans des environnements Cloud qui sont évolutifs et basés sur un mode de facturation par abonnement ou à l’usage.

La facturation évolue en fonction du nombre d’utilisateurs. 

La proposition économique est claire.

6. Gagner en agilité et adaptabilité

a. Rapidité d’adaptation

Adopter une solution en mode SaaS renforce la capacité de votre organisation à s’adapter facilement aux fluctuations de vos besoins. 

Par exemple, votre entreprise a été contrainte de s’adapter très rapidement aux changements générés par la crise de la COVID-19 (chômage partiel, indemnités et autres mesures prises dans l’urgence). 

Les entreprises ont eu moins de 15 jours pour s’adapter et reconfigurer leur référentiel de paie. C’est là où le rôle de votre éditeur de paie en mode SaaS est primordial.

b. Renforcer l’agilité

Ces nombreuses contraintes sont plus difficiles à adresser pour les entreprises de tailles intermédiaires.

Votre entreprise a besoin d’être accompagnée par un éditeur capable d’apporter fluidité et stabilité dans la gestion de la Paie.

Outre l’avantage de dispenser votre entreprise d’acquérir des licences applicatives et de déployer des infrastructures, le mode SaaS vous apporte l’agilité aujourd’hui indispensable. 

Ainsi, vous restez à jour sur le plan juridique. Vous disposez d’outils connectés, simples, dynamiques et flexibles, dans un contexte réglementaire constamment changeant.

7. Sécuriser les données de l’entreprise

Un document de référentiel de paie contient de multiples informations sensibles. 

La plupart de ces données personnelles sont sujettes aux dispositions du RGPD.

Votre éditeur assure les conditions de sécurisation, d’accès et de stockage de vos données.

Les services Cloud garantissent la sécurisation du stockage et des accès à l’information. 

8. Accéder de façon fluide à l’information

Aujourd’hui, les modes de travail connaissent des changements profonds.

La crise de la COVID-19 a considérablement accru les besoins de mobilité.

Ainsi, une solution de gestion de paie en mode SaaS permet à votre entreprise de s’adapter rapidement à toutes ces évolutions.

Le mode Software as a Service garantit l’accès sécurisé quel que soit le lieu ou le support utilisé (Ordinateur, Smartphone, tablette).

a.  Accéder à l’information

Grâce au mode SaaS, les équipes RH et particulièrement le gestionnaire de paie accèdent à votre référentiel de paie et logiciel de paie via une simple connexion internet. 

La principale particularité d’un logiciel en mode Cloud est sa très grande accessibilité. 

b. Faciliter le reporting

Une solution en mode SaaS facilite considérablement la compilation de l’information et la création de tableaux de bord opérationnels.

Avec l’automatisation des traitements, le reporting devient alors beaucoup plus simple et efficace. Il utilise par définition des informations justes et toujours à jour. Vous pouvez évidemment facilement combiner selon vos besoins. 

Ainsi, le reporting devient un réel outil de gestion RH et plus seulement de contrôle à postériori.

9. S’intégrer dans le système d’information de votre entreprise 

Votre éditeur de logiciel doit être en mesure d’intégrer de façon fluide l’évolution de votre référentiel de paie dans l’ensemble de votre système de paie. 

Par ailleurs, les informations RH doivent pouvoir s’intégrer simplement dans votre système d’information global. 

En outre, la solution SaaS vous permet de faire évoluer votre logiciel de paie vers un SIRH complet, en fonction de vos besoins.

Ainsi, les solutions SIRH en mode Cloud apportent une réelle valeur ajoutée aux équipes RH. Cela dans un contexte d’évolution fréquente des contraintes réglementaires.

10. Contribuer au bien-être des collaborateurs 

Une mauvaise gestion de la paie peut induire un climat social tendu avec les salariés.

C’est une source de conflits potentiels et de conséquences financières graves en cas de contrôles sociaux et des contentieux prud’homaux.

Les erreurs de calcul ou de collecte, notamment avec le prélèvement à la source, peuvent également entraîner une perte de confiance importante.

L’envoi d’un bulletin de paie sans erreurs et reçu à la bonne échéance rassure vos collaborateurs.

La fiabilité de l’ensemble des processus de référentiel de paie et de gestion de la paie contribue à la sérénité sociale de vos équipes et de votre entreprise.

Conclusion sur les bénéfices du SaaS pour gérer votre référentiel de paie

La gestion de votre réglementaire de paie en mode SaaS apporte une centralisation d’information cruciale pour automatiser, optimiser, vérifier et rationaliser l’ensemble des processus de traitement de la paie.

Vous êtes déchargés des tracasseries de gestion et des risques engendrés par les changements permanents du cadre juridique. 

Dans un environnement réglementaire évoluant sans cesse, c’est un aspect de poids pour les métiers très encadrés des RH et de la paie.

Les gains générés se matérialisent par la réduction des coûts d’utilisation, un gain de temps important et une diminution des risques d’erreur.

En réduisant le temps passé à établir et vérifier les éléments du référentiel de paie avec le SaaS, vos équipes RH se recentrent sur les enjeux clés de la croissance : le développement du Capital Humain de votre entreprise.