Savez-vous qu’un portail RH n’est pas uniquement destiné aux responsables des ressources humaines ?
Cette plateforme est également accessible aux managers, aux salariés et offre de nombreux avantages à votre entreprise.
Mais quels sont les avantages d’un portail RH ?
Découvrez tous les détails dans cet article !
Portail RH : qu’est-ce qu’est ?
Un portail RH est une plateforme web dédiée aussi bien aux responsables RH qu’aux collaborateurs et aux managers.
Il compte parmi les nombreux composants d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) et met à la disposition du service RH, des managers et des salariés des informations personnelles et professionnelles.
Hormis les données, un portail RH répond efficacement aux besoins en communication interne de votre entreprise.
Il intègre généralement un espace de discussion où chaque collaborateur peut s’exprimer librement.
Cette plateforme se présente donc comme un excellent outil collaboratif et une excellente solution pour :
- Faire participer l’ensemble de vos salariés dans la gestion administrative de votre entreprise,
- Valoriser le parcours professionnel de chaque collaborateur,
- Améliorer et entretenir la marque employeur.
Comment fonctionne un portail RH ?
Contrairement aux idées reçues, les collaborateurs de votre entreprise n’ont pas accès à l’ensemble des données de votre portail RH.
Grâce à un système de droit d’accès, la plateforme va mettre des informations spécifiques à la disposition de vos salariés, en fonction de leur poste.
Dans le cas d’un salarié classique, il n’a accès qu’aux données relatives à son profil et à des fonctionnalités limitées, telles que les demandes de congé.
Vos managers, quant à eux, peuvent consulter l’ensemble des informations liées aux membres de leur équipe, à partir du portail des ressources humaines.
Concernant les responsables RH, ils peuvent consulter les données dans les dossiers de l’ensemble du personnel et ont à leur disposition divers outils de gestion.
Outre les données, votre portail RH met à la disposition de vos collaborateurs des fonctionnalités spécifiques, en fonction de leur poste.
Divers processus sont accessibles en quelques clics sur ce type de plateforme :
- Gestion des présences et des absences,
- Gestion des plannings,
- Gestion des formations des collaborateurs,
- GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences),
- Gestion administrative des collaborateurs,
- Création d’offres d’emploi en interne…
Les avantages d’un portail RH pour votre entreprise
Les avantages d’un portail RH pour le service des ressources humaines
Pour les responsables des ressources humaines, la mise en place d’un portail RH est une excellente solution pour faciliter et déléguer un certain nombre de processus, afin de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
À partir du portail RH de votre entreprise, le service des ressources humaines peut transférer divers processus RH aux managers, mais également aux salariés, tels que :
- Le contrôle des absences,
- La mise en place et le contrôle des plannings,
- Les demandes de congé,
- La mise à jour des données personnelles…
Outre le transfert des tâches RH vers les managers et les collaborateurs, vos responsables des ressources humaines ont accès en temps réel à l’ensemble des données importantes liées à vos salariés.
Ils ont également à leur disposition différents indicateurs essentiels à la réalisation de nombreux processus :
- Les soft skills de chaque collaborateur,
- Les indicateurs relatifs aux entretiens individuels annuels,
- Les indicateurs liés aux recrutements de votre entreprise…
Grâce aux différentes informations fournies par le portail RH, le service des ressources humaines peut :
- Optimiser le suivi de vos collaborateurs,
- Déterminer avec précision les besoins des salariés,
- Garantir leur satisfaction et favoriser leur engagement envers votre entreprise.
D’autre part, la mise en place d’un espace de discussion sur votre portail RH est une excellente solution pour favoriser les échanges entre le service des ressources humaines et les salariés, et identifier les processus nécessitant une réorganisation.
De manière globale, ce type de plateforme :
- Responsabilise les salariés, dans la mesure où elle les invite à contribuer à la gestion administrative de votre entreprise,
- Apporte de la transparence au niveau des équipes de travail,
- Garantit la fiabilité des données relatives à votre société, ainsi que leur mise à jour.
Note : le bien-être et l’engagement des collaborateurs sont des éléments à ne pas négliger pour dynamiser le bon développement de votre entreprise.
Selon une étude de Gallup, les employés engagés subissent moins de stress, de problèmes de santé et ressentent moins de colère.
Les avantages d’un portail RH pour les salariés
Comme nous l’avons dit précédemment, certaines fonctionnalités d’un portail RH sont accessibles aux salariés et les invitent à participer activement à la gestion administrative de votre entreprise.
Sur ce type de plateforme, vos salariés ont à leur disposition un espace personnel sécurisé fournissant l’ensemble de leurs données personnelles et professionnelles.
Hormis la consultation des informations personnelles et professionnelles, les collaborateurs peuvent réaliser des mises à jour de leurs données et transmettre leurs demandes à leurs supérieurs hiérarchiques, tels que les managers.
Parmi les principales fonctionnalités proposées par un portail RH à vos salariés, nous pouvons citer :
- La consultation de leurs soldes de congé,
- La consultation de leur historique,
- Les inscriptions à des formations,
- Les demandes de congé,
- Le téléchargement de la fiche de paie,
- Le téléchargement de divers documents tels que le règlement intérieur, les conventions collectives, l’organigramme de votre entreprise ou l’annuaire des salariés,
- La préparation des entretiens d’évaluation annuels…
Hormis la responsabilisation et l’amélioration de l’engagement, mettre en place un portail RH est un excellent moyen d’inciter vos collaborateurs à prendre en main leur carrière professionnelle.
Note : les salariés peuvent effectuer des demandes de congé ou des demandes de formation, sans solliciter l’intervention d’un quelconque supérieur hiérarchique ou d’un service spécifique comme le service des ressources humaines.
Les avantages d’un portail RH pour les managers
À l’instar du service des ressources humaines et des collaborateurs, un portail RH offre de nombreux avantages aux managers.
Tout d’abord, ce type de plateforme fluidifie grandement la gestion des équipes et rend cette tâche plus confortable, en facilitant l’accès aux données relatives au personnel.
En quelques clics, les managers de votre entreprise peuvent consulter les dossiers de vos salariés.
Ils peuvent également gérer facilement les absences, les formations attribuées à vos collaborateurs et organiser aisément des entretiens individuels.
Un portail RH met à la disposition des managers plusieurs indicateurs importants, comme :
- Les jours travaillés et les absences de chaque collaborateur,
- Les besoins en formation des membres de leur équipe,
- Les formations déjà effectuées par les collaborateurs,
- Les échelons, les primes et les bonus des salariés…
Ces informations sont essentielles pour effectuer un suivi minutieux des collaborateurs, mais aussi pour conforter une prise de décision.
Pour éviter les éventuels oublis de la part de vos managers, il est possible d’activer un système de notification (par mail ou par SMS) sur votre portail RH, afin de les informer de certains événements tels que :
- La fin d’un contrat d’un salarié,
- Un anniversaire,
- Un entretien annuel…
Portail RH : une plateforme offrant de nombreux avantages pour la direction
Pour les dirigeants, la mise en place d’un portail RH est un excellent moyen pour pallier la lourdeur administrative.
En effet, ce type de plateforme automatise les tâches les plus récurrentes liées entre autres aux absences, aux présences, au temps de travail et aux activités.
L’automatisation des processus est une solution pour lutter contre la lourdeur administrative, mais aussi pour :
- Réduire significativement les risques d’erreur qui peuvent avoir de mauvaises conséquences sur le bon fonctionnement de votre entreprise,
- Et optimiser la productivité.
Vous devez savoir que l’automatisation des tâches récurrentes peut faire gagner du temps aux managers, aux responsables RH, mais également aux dirigeants.
Vous allez vous concentrer davantage sur les opérations avec un impact plus important sur le bon développement de votre société.
Hormis le gain de temps, la réduction des risques d’erreur et la lutte contre la lourdeur administrative, mettre en place un portail RH est un moyen de limiter l’impact environnemental des activités de votre entreprise.
La dématérialisation des documents et des processus réduit grandement la consommation de papier, d’encre et donc l’émission de déchets.
Un portail RH est également la solution incontournable pour optimiser le niveau de sécurité des données de vos différents collaborateurs.
Comme évoqué ci-dessus, ce type de plateforme RH est doté d’un système de contrôle de l’information, sélectionnant les données accessibles en fonction des secteurs et des salariés.
Conclusion sur les avantages d’un portail RH
Dédié à la gestion des ressources humaines, un portail RH n’est pas uniquement avantageux pour le service RH.
Cette plateforme offre de nombreux avantages aux différents acteurs intervenant au sein de votre entreprise, à savoir :
- Les responsables des ressources humaines,
- Les managers,
- Les salariés,
- Les dirigeants.
La mise en place d’un portail RH est une solution pour :
- Limiter les pertes de temps relatives à la réalisation des tâches récurrentes et chronophages (absences, temps de travail…),
- Améliorer la productivité de votre entreprise,
- Diminuer significativement les déchets liés à la consommation de papier et d’encre,
- Sécuriser les données de vos collaborateurs,
- Améliorer l’engagement de vos salariés,
- Responsabiliser vos salariés en les encourageant à participer à la gestion administrative de votre entreprise,
- Faciliter la gestion des équipes par les managers…
Note : l’implémentation de tout outil RH doit être réalisée en prenant les besoins de votre entreprise en considération.
Que ce soit pour un simple logiciel de gestion de la paie, un SIRH ou un portail RH, il est fortement conseillé de s’adresser à un éditeur pouvant fournir une solution sur-mesure parfaitement adaptée à votre organisation.
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