En France, aujourd’hui, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, n’est curieusement qu’une obligation pour les entreprises ayant une activité en BtoC. La Loi de finances, promulguée en 2016, contraignait toutes les entreprises à utiliser un logiciel de comptabilité certifié. Cette loi n’a finalement jamais été mise en application et a été abrogée.
L’utilisation d’un logiciel certifié s’impose néanmoins pour le bon fonctionnement de votre entreprise, que ce soit en BtoC ou BtoB. Le recours à un logiciel certifié INFOCERT facilite grandement les tâches de gestion de vos équipes financières.
En outre, grâce à l’automatisation d’un grand nombre d’opérations, il réduit également les dépenses de fonctionnement et risques d’erreurs. Tout ceci contribue à augmenter la productivité de votre équipe comptable.
Au-delà, des aspects génériques liés à l’adoption d’un logiciel de comptabilité, le choix d’un outil certifié apporte à votre entreprise de multiples avantages supplémentaires.
En particulier, un logiciel de comptabilité certifié vous décharge des multiples risques légaux et fiscaux.
Il existe 2 manières de certifier un logiciel de gestion comptable :
- La certification officielle indépendante via un organisme accrédité par le COFRAC,
- Ou bien l’auto-certification par l’éditeur.
Seule une certification indépendante garantit les conditions nécessaires à la lutte contre la fraude fiscale et les conditions afférentes exigées par l’État : l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.
Chez Talentia, nous avons retenu INFOCERT, comme organisme indépendant pour certifier notre logiciel de comptabilité.
Voici les principaux avantages que nos clients en retirent.
1. Garantir, dès maintenant, la conformité à la réglementation pour les activités BtoC
En effet, les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, qui effectuent des livraisons de biens ou de services ne donnant pas lieu à facturation, à destination de clients particuliers, dès lors qu’ils utilisent un logiciel ou un système de caisse sont soumis à l’obligation de recourir à un logiciel de comptabilité certifié.
2. Anticiper la Loi sur la dématérialisation fiscale pour les activités BtoB
L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas encore une obligation pour les entreprises.
Néanmoins, à partir de 2024, selon un calendrier correspondant à la taille de votre entreprise, la Loi de Finances 2020 impose la facturation électronique à toutes les entreprises.
Par ailleurs, les lois fiscales et comptables évoluent toujours vers plus de dématérialisation et plus de processus de contrôles internes et externes.
Au-delà des contraintes réglementaires à venir, le recours à un logiciel de comptabilité certifié INFOCERT contribue à la cohérence et à l’efficacité de votre système de gestion financière. Il est indispensable d’anticiper la mise en place d’un logiciel comptable certifié.
3. Faire évoluer votre organisation et faciliter une transition fluide
Les réformes et contraintes à venir vont bousculer les habitudes de votre entreprise. Pourquoi attendre pour mettre en place un logiciel de comptabilité certifié ?
Cette évolution est inéluctable et présente par ailleurs de nombreuses améliorations positives pour le fonctionnement de votre service comptabilité. Il est très certainement préférable d’anticiper sereinement cette transition et de s’en approprier tous les aspects positifs, plutôt que de l’implémenter dans l’urgence de la contrainte réglementaire.
4. Sécuriser la conformité légale de votre logiciel de comptabilité
Grâce à la certification INFOCERT, votre éditeur partenaire est assuré de respecter :
- La norme internationale ISO 9001 pour la bonne conception du logiciel.
- La norme ISO/CEI 25 051 pour la bonne qualité du logiciel.
- Et la norme NF 525, la nouvelle loi en vigueur depuis le 1er janvier 2018 à propos de la lutte anti-fraude sur la TVA.
Le certificat de conformité justifie qu’une tierce partie, indépendante et impartiale, a, à un instant donné et en fonction d’exigences particulières, atteste que votre logiciel comptable est conforme à la réglementation et aux normes en vigueur.
Par conséquent, utiliser un logiciel certifié INFOCERT, vous permet de répondre aux exigences réglementaires et sécurise une présomption de conformité. Le choix d’un logiciel “auto-attesté”, quant à lui, vous fait prendre le risque du conflit d’intérêt de l’éditeur, celui-ci étant à la fois juge et partie.
5. Assurer la continuité de la conformité réglementaire
Avec un logiciel comptable certifié INFOCERT, vous êtes sûr de rester dans la conformité, même si les règles législatives et fiscales évoluent… et celles-ci évoluent rapidement et souvent !
C’est l’éditeur qui prend à sa charge toute la veille légale et les mises à jour nécessaires. Du coup, vous êtes déchargé de ce travail fastidieux, coûteux et chronophage. Par ailleurs, les éditeurs certifiés et les organismes certificateurs se chargent d’analyser ces nouveautés et de les mettre en place pour vous.
Qui plus est, en cas de modification majeure du logiciel, l’éditeur doit de nouveau s’assurer et vous garantir que les modifications effectuées sont toujours en règle avec la législation en vigueur.
6. Attester du respect des quatre principes fondamentaux imposés par l’État
Afin d’être certifié conforme, un logiciel de comptabilité doit garantir 4 principes fondamentaux : l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et le stockage de vos données conformément à la législation.
a. Garantir l’inaltérabilité de données
Votre logiciel de comptabilité certifié doit conserver toutes les données d’origines relatives aux documents de vente et aux encaissements tout en assurant leur inaltérabilité. Toute version d’un document comptable doit être conservée et datée précisément afin d’assurer un traçage complet des modifications de l’utilisateur.
b. Certifier leur sécurisation
Un logiciel certifié INFOCERT garantit la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine et la gestion de la traçabilité de tous les événements et changements. Toutes les opérations et rectifications doivent être traçables. Ces traces révèlent toutes les actions effectuées par les utilisateurs.
c. Démontrer la conservation des données cumulatives
Tout logiciel de facturation certifié doit proposer une fonction de clôture afin d’empêcher toute action sur une période passée. Cette clôture doit être au minimum annuelle ou par exercice lorsque celui-ci n’est pas calé sur l’année civile.
Pour chaque période clôturée, des données cumulatives doivent être enregistrées dans le logiciel.
d. Garantir l’intégrité des archives
La Loi française exige la conservation des factures et des pièces comptables pendant une période pouvant aller jusqu’à 10 ans.
Un logiciel de comptabilité certifié facilite cette conservation des données durant toute la période légale. Il garantit également l’intégrité de ces archives dans le temps.
De plus, ces archives doivent pouvoir être facilement exploitables par l’administration. Il assure la production d’une archive complète des données de règlement, sur un support physique externe sécurisé.
Par ailleurs, l’intérêt d’un logiciel de comptabilité certifié en mode SaaS, est de conserver toutes les traces numériques sur le Cloud. Cette sécurité évite tout risque de perte d’informations capitales pour l’administration de l’entreprise.
En respectant ces 4 aspects clés, votre entreprise se conforme à la réglementation (article 20 de la loi n° 2013-1117) en justifiant, auprès de l’administration, de la fiabilité des données enregistrées et de leur intégrité, par le biais de contrôles indépendants.
Cela démontre la conformité de votre système qualité à la norme volontaire ISO 9001.
7. Prouver la qualité de votre logiciel comptable
Un logiciel de comptabilité conforme doit justifier d’un processus bien spécifique de certification.
En sélectionnant un logiciel de comptabilité disposant des éléments nécessaires, votre entreprise s’assure ainsi de faire le bon choix. Elle opte pour un outil conçu dans les règles de l’art, de qualité et respectueux des réglementations en vigueur, notamment en ce qui concerne le calcul de la TVA.
Ainsi, un logiciel certifié INFOCERT améliore significativement votre satisfaction en tant qu’utilisateur : moins de bugs, une documentation à jour, des évolutions maîtrisées, un service hotline accessible et réactif…
8. Offrir des logiciels comptables spécifiques à votre métier
Les professionnels et instances réglementaires reconnaissent les règles de certification métiers, élaborées par INFOCERT avec l’AFNOR, comme la référence sur le marché. La Marque NF est un gage de qualité, de sécurité et de confiance.
9. Faire gagner du temps à vos équipes comptables
Une solution professionnelle en ligne ne peut qu’améliorer le quotidien de votre équipe comptable. Il contribue à votre organisation commerciale et comptable et vous fait gagner du temps.
10. Assurer une transparence totale envers l’administration fiscale
Un logiciel comptable certifié :
- Facilite les relations avec l’administration fiscale,
- Prépare la pré-déclaration de TVA,
- Diminue votre stress face aux complexités de l’administration.
11. Vous décharger du risque légal et fiscal
Pour rappel, en cas d’utilisation d’un logiciel ne respectant pas les exigences réglementaires, les sanctions prévues par l’article L80-0 du livre des procédures fiscales sont :
- Une amende de 7.500 € par système d’encaissement et 30 jours pour se mettre en conformité. Si au bout des 30 jours, vous n’êtes toujours pas conforme aux normes légales, vous ferez face à une nouvelle amende de 7.500 et à nouveau 30 jours, et ainsi de suite… Cela pouvant mener à un rejet total de votre comptabilité.
- Vous devrez également payer tous les droits correspondants aux recettes non conformes et faire face à une pénalité de 80 % pour manœuvre frauduleuse.
En outre, une fausse attestation ou un faux certificat est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45.000 € d’amende. L’utilisation d’un logiciel comptable certifié INFOCERT vous décharge de cette énorme responsabilité.
12. Faciliter le recrutement des équipes comptables
Le recours à un logiciel de comptabilité facilite grandement le travail et la charge de travail des équipes comptables. Une certification INFOCERT les décharge de plus de la responsabilité légale et fiscale. C’est un facteur différenciant lors du recrutement au sein de votre équipe comptable.
Conclusion sur les avantages d’un logiciel de comptabilité certifié INFOCERT
Il est essentiel de sécuriser votre comptabilité avec un logiciel de facturation fiable et conforme qui garantisse l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage conforme de vos données.
Vous l’avez donc compris. Pour qu’un logiciel soit certifié conforme, l’éditeur doit réaliser un travail de développement de qualité, assortie d’une documentation précise… Un certain savoir-faire technique est donc de rigueur.
Enfin, pour un logiciel comptable certifié INFOCERT, l’éditeur est le garant de votre conformité légale et fiscale et de toutes les mises à jour.
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