Dans les entreprises de taille intermédiaire (ETI), l’ERP est au cœur de la gestion de toutes les activités et processus métier (RH, finance et comptabilité, achat, vente, production, marketing…).
Un ERP centralise toutes vos informations sur une base de données unique, mais reste un outil généraliste.
Adopter un ERP spécialisé finance optimise la gestion des flux de vos données économiques et financières et garantit la cohérence du réalisé et la pertinence du prévisionnel.
De plus, vous disposez d’une vision complète sur vos activités et établissez les reportings et tableaux de bord indispensables à la bonne marche de votre entreprise.
D’un point de vue opérationnel, un ERP finance optimise toutes les fonctionnalités suivantes :
- Comptabilité générale et analytique.
- Comptabilité clients et fournisseurs.
- Budgétisation.
- Gestion des paiements et règlements.
- Gestion des achats.
- Automatisation des écritures.
- Gestion de la trésorerie.
- Gestion des immobilisations.
- Gestion des risques.
- Gestion fiscale et calcul de la TVA.
- Reporting et analyses…
Un logiciel ERP spécialisé Finance efficace garantit à votre entreprise une trésorerie optimisée, une comptabilité fiabilisée et un prévisionnel documenté grâce à des données toujours à jour.
Au-delà de l’optimisation tactique apportée par cet outil, le module financier d’un ERP contribue directement à une meilleure productivité de votre entreprise.
Un ERP spécialisé dans le domaine de la gestion financière génère de multiples avantages opérationnels et stratégiques ainsi que de nombreux bénéfices plus indirects.
1. Accéder à une information toujours à jour
Avec un ERP finance, vous accédez, en un clic, à toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées et anticiper les tendances économiques.
Vous planifiez et contrôlez vos activités.
En outre, les fonctions du module finance s’intègrent de façon fluide aux outils d’analyse génériques de l’ERP vous apportant ainsi une vision à 360°.
a. Centraliser les données garantit la pertinence des informations clés
En effet, toutes les informations financières sont réunies dans une base de données unique.
Le module financier est intégré aux autres modules de votre ERP (même dans l’hypothèse d’éditeurs différents) et aux autres logiciels de votre entreprise.
Votre progiciel de gestion intégré finance, centralise et homogénéise les informations pour que vous puissiez y accéder en permanence, de manière rapide, performante et fluide.
Vous êtes assurés de la justesse et de l’actualisation de ces informations.
Cette base de données centralisée garantit :
- L’unicité de toutes les données de votre entreprise.
- La mise à disposition et échanges d’informations entre tous les modules pour assurer la pertinence de ces informations.
- Leur mise à jour en temps réel.
b. Assurer la validité de vos informations et leur transversalité
Un ERP finance intègre donc toutes les différentes fonctions financières nécessaires.
En conservant les paramétrages des données, le module répercute automatiquement chaque nouvelle information saisie vers les fonctions comptables concernées.
Ainsi, vous transférez automatiquement et de manière transparente les informations d’un service à l’autre.
Cette transversalité contribue à l’efficacité de vos services Finance et Comptabilité.
La mise à jour est automatique et en temps réel.
2. Simplifier la collaboration entre les entités de votre entreprise
Il est très fréquent que les différentes entités de votre entreprise (siège, filiales, branches, départements, divisions…) utilisent des solutions ERP provenant de divers éditeurs.
Avec un ERP finance, cette diversité n’est plus un problème pour la qualité et la transparence de l’information financière au sein de votre entreprise.
a. Optimiser la communication et le partage d’information
Un ERP finance est flexible.
Il s’intègre de façon fluide dans vos systèmes d’informations, quels que soient les différents ERP et logiciels utilisés par vos filiales.
Le module finance s’adapte aux différents cas de figure et rassemble dans une seule base de données toutes les informations financières nécessaires à la bonne marche de votre entreprise.
b. Consolider les informations pour vos activités à l’étranger
Par ailleurs, si votre entreprise travaille à l’international, ce système doit être multilingue et multidevise pour vos filiales et vos relations avec vos différents partenaires.
c. Intégrer les données dans les fusions et acquisitions
Votre entreprise, pour sa croissance externe, sera certainement amenée à intégrer de nouvelles entités dans un processus de fusions et acquisitions.
Là encore, il est peu probable que les entreprises que vous absorbez, utilisent les mêmes logiciels que votre société.
De la même façon que pour les entités internes, un ERP spécialisé finance incorpore les données des nouveaux arrivants.
3. Automatiser les processus financiers pour améliorer votre productivité
L’automatisation des tâches et l’unicité de la base de données libèrent vos collaborateurs de nombreuses contraintes, optimisent la productivité, et, plus encore, augmentent la prévisibilité.
a. Gagner en productivité en optimisant l’ensemble des processus financiers
Avec des process financiers bien rodés, vous évitez :
- La redondance des informations,
- Les erreurs de saisies,
- Les erreurs de restitution,
Le référentiel unique réduit le besoin de retraitement des informations. Par conséquent, le nombre d’incohérences – voire d’erreurs – se trouve significativement réduit.
Par ailleurs, les tâches redondantes et chronophages sont automatisées, notamment au niveau des écritures comptables.
Votre équipe finance est alors en mesure de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.
b. Rationaliser crée les conditions de la maîtrise de vos coûts
Des processus métiers rationalisés couplés à des systèmes uniformes et simplifiés entraînent la réduction de vos coûts de gestion, mais aussi, de vos coûts opérationnels.
L’agilité et le gain de temps sont complexes à obtenir quand la comptabilité dépend d’un ERP finance centralisé différent.
L’ERP finance est un module spécialisé, spécifique à votre activité. Quel que soit l’ERP centralisé, le module finance vous donne accès aux données désirées.
c. Visibilité et anticipation améliorent la productivité de votre entreprise
Avec des informations justes et en temps réel, vous optimisez le pilotage de votre entreprise.
En anticipant les évolutions, vous réduisez vos coûts.
4. Garantir la conformité réglementaire et fiscale
La conformité financière et fiscale est un enjeu majeur pour votre entreprise et la base de la construction de la confiance avec l’administration fiscale.
Un ERP Finance vous décharge d’une part importante de cette responsabilité structurante.
Par ailleurs, il vous libère de l’obligation de veille réglementaire et de ses fréquentes mises à jour très complexes, néanmoins incontournables. Votre éditeur prend tout en charge.
a. Mieux préparer votre entreprise aux différents audits
Les entreprises sont soumises à de fréquents audits externes.
Les modules de gestion financière intégrés à votre ERP Finance sont en mesure de mieux y préparer votre entreprise. Pour une question juridique ou dans une situation d’enquête externe, l’ERP simplifie considérablement l’accès à l’information.
Avec le logiciel de gestion financière intégré à votre ERP, vous êtes organisés pour ces situations.
Dans l’hypothèse d’un problème juridique ou d’une enquête, le module apporte la transparence nécessaire pour la résolution des problèmes soulevés.
b. Répondre aux exigences réglementaires avec la traçabilité des données
La conservation de l’historique de chaque mise à jour fournit la date, l’heure et l’utilisateur ayant effectué le changement.
Cette fonctionnalité est importante pour répondre aux exigences réglementaires de traçabilité.
c. Le chaînage automatique des données est un gage de transparence
La force de l’automatisation de l’ERP finance se révèle en particulier dans le chaînage automatique des données entre les différentes fonctions de l’entreprise.
C’est le cas, par exemple, du cycle de facturation. Avec un ERP spécialisé finance, lorsqu’une facture est générée par le service commercial, le logiciel transfère automatiquement le document, avec tous ses paramètres, au service comptable.
Une fois la facture honorée, l’ERP intègre l’écriture de banque, met à jour les encours, mais aussi le calcul de la TVA en cours. Le logiciel effectue également un rapprochement automatique entre la facture et son règlement.
Ce processus démontre l’avantage du chaînage des informations, couplé à un traitement automatique et en temps réel des données.
Vous êtes certains de disposer d’informations justes et à jour, entre les différents services et logiciels.
5. Aider à la prise de décision analytique et stratégique
En tant que Responsable financier, vous savez que la valeur des informations est essentielle au pilotage de votre société.
a. Disposer de données de qualité pour éclairer vos décisions
En tant que dirigeant ou DAF, avoir à portée de clic une vision globale de vos états financiers est indispensable.
En outre, ces informations contribuent à votre prise de décision en “toute connaissance de cause”.
b. Une visibilité pertinente est indispensable à la construction de l’avenir
Les tableaux de bord peuvent croiser toutes sortes de données financières (trésorerie, solde bancaire, décaissements et encaissements…).
C’est un atout supplémentaire pour anticiper au mieux vos décisions afin de construire sereinement l’avenir de votre société.
c. Favoriser un reporting efficace avec des données à jour
Avec un ERP spécialisé finance, vous choisissez et croisez différents paramètres d’analyses – axes, segments, clés de répartition… selon les scénarios envisagés.
Vous obtenez un résultat très personnalisé, avec une agilité qui vous donne le pouvoir de ventiler et de réaffecter les budgets.
Par ailleurs, grâce à l’automatisation, les données d’analyse sont immédiatement répercutées dans les pièces comptables concernées.
6. Construire une meilleure planification et budgétisation
Avec les outils d’analyse et de reporting d’un ERP spécialisé finance, vous anticipez l’évolution des différents postes budgétaires et intégrez un contexte économique global.
Dès lors, vous élaborez des budgets plus précis. Vous planifiez de façon dynamique. Vous itérez rapidement sur différents scénarios en fonction de l’évolution concrète sur le terrain.
De plus, la mise à jour, en temps réel des données, assure aux fonctions finance de s’adapter rapidement.
7. Élaborer les conditions d’une solution évolutive pour votre entreprise
Un ERP spécialisé finance est, par définition, un système évolutif, flexible et agile.
Il s’intègre à votre ERP métier et à vos autres logiciels déjà existants.
Cette association d’outils optimise le pilotage financier de votre ETI.
En outre, le mode SaaS procure de la flexibilité et garantit que votre solution sera toujours à jour des évolutions fonctionnelles et réglementaires.
En effet, cette responsabilité incombe à votre éditeur. Vous êtes assurés que votre module évoluera de manière fluide et transparente dans le temps et en fonction de vos besoins.
Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, assurez-vous que votre ERP Finance dispose d’un pont avec le portail Chorus Pro.
Conclusion sur les avantages d’un ERP Finance pour une ETI
Trésorerie optimisée, comptabilité fiabilisée, prévisionnel enrichi et à jour, un ERP spécialisé finance intégré apporte donc de multiples avantages opérationnels au cœur des fonctions comptables et financières.
De plus, l’automatisation libère vos équipes des tâches fastidieuses et chronophages et réduit considérablement les risques d’erreur.
Avec des données à jour en temps réel, vos équipes Finance se concentrent sur l’analyse des données plutôt que sur leur production.
Votre entreprise gagne en efficacité et en performance.
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