4 avantages d’automatiser votre processus d’onboarding RH

Savez-vous que l’onboarding RH joue un rôle prépondérant dans la fidélisation et l’engagement de vos salariés ?

Toutefois, il n’est pas toujours évident pour votre service des Ressources Humaines de mettre en place un processus d’accueil exempt d’erreur et parfaitement adapté à vos nouveaux collaborateurs, sans des outils spécifiques.

Pour garantir la réussite de votre processus d’intégration et faciliter les différentes tâches de vos responsables RH, optez pour l’automatisation de l’onboarding RH.

Qu’est-ce qu’un programme d’onboarding RH ?

L’onboarding RH est tout simplement le parcours d’intégration de nouveaux collaborateurs dans une entreprise.

Il désigne toutes les actions entreprises par votre service des ressources humaines, dans l’optique d’améliorer l’accueil des nouveaux salariés et de favoriser leur intégration dans votre société.

L’onboarding RH consiste entre autres à :

• Aider les nouveaux entrants à s’imprégner de la culture de votre entreprise,
• Développer un sentiment d’appartenance chez les nouvelles recrues,
• Aider les nouveaux salariés à nouer des liens rapidement avec leurs collègues…

La mise en place d’un processus d’onboarding RH peut se faire manuellement ou de manière automatisée.

Quoi qu’il en soit, les responsables des ressources humaines doivent garantir le bon déroulement de l’intégration des collaborateurs pour éviter les impacts négatifs sur votre entreprise.

Par contre, un onboarding RH raté a de mauvaises répercussions sur :

• La marque employeur puisqu’un salarié mal intégré peut diffuser des avis négatifs sur Internet ou sur un autre canal de communication,
• Le climat social de votre société,
• Le bien-être de vos collaborateurs,
• La motivation et l’engagement des nouveaux salariés, mais également des collaborateurs déjà présents dans votre entreprise…

Note : un processus d’onboarding RH raté entraîne une certaine désorganisation dans les équipes de travail et augmente significativement le turnover dans une entreprise, en raison de la démotivation des salariés.

Selon une étude réalisée par Dares en 2011, le risque de rupture d’un nouveau CDI est particulièrement élevé au cours des 3 premiers mois. 10 % des CDI conclus en 2011 ont duré moins d’un mois et 19,6 % moins de 3 mois.

Mais ce n’est pas tout.

Selon Workelo, “80 % des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans une entreprise au cours des 6 premiers mois. Une recrue qui passe par un processus d’onboarding complet, a 58 % de chances de plus de rester dans une société.”

Bien entendu, les ruptures de contrat ne sont pas essentiellement entraînées par un onboarding RH raté.

Toutefois, ce dernier constitue une des principales raisons des démissions des nouveaux salariés, dès les premiers mois de travail.

Onboarding RH manuel et automatisé : comparaison

Que l’onboarding RH soit réalisé manuellement ou à l’aide d’un logiciel spécifique, le processus comprend 4 principales tâches, à savoir :

• L’envoi de la fiche à remplir par le nouvel employé,
• L’envoi des informations relatives aux missions et la réalisation de bilan de compétences,
• L’envoi de tous les documents relatifs à la culture d’entreprise et aux caractéristiques de l’organisation,
• L’évaluation de l’intégration du nouveau salarié dans son nouvel environnement.

L’onboarding manuel

Dans le cas où le processus est effectué manuellement par le service RH, les risques d’erreur et d’oubli sont plus ou moins élevés, notamment lors de l’envoi de la fiche et des bilans de compétences.

En effet, il n’est pas toujours évident d’effectuer le suivi de toutes les tâches administratives. Le service RH peut être trop occupé pour reprendre les documents auprès des nouveaux salariés.

Par ailleurs, concernant les bilans de compétences, leur planification peut être relativement complexe, en raison des nombreux changements au niveau des emplois du temps des responsables, mais également en raison d’une importante charge de travail.

L’onboarding automatisé

En optant pour un logiciel dédié au parcours d’intégration, des fiches à remplir au format PDF sont automatiquement envoyées vers les nouveaux salariés.

Ces derniers reçoivent ensuite des rappels quotidiens, jusqu’à ce qu’ils remplissent et remettent leur document aux responsables RH.

Pour évaluer la compréhension des nouveaux entrants de leur rôle et des attentes de votre entreprise, les responsables peuvent programmer et envoyer automatiquement des quiz.

En répondant aux quiz, les responsables des ressources humaines peuvent faire un suivi des résultats des nouvelles recrues et évaluer leurs compétences.

D’autre part, afin d’accompagner efficacement les nouveaux collaborateurs tout au long des étapes clés de leur parcours d’intégration, ils sont mis en contact avec d’autres collègues par chat pour qu’ils puissent poser leurs questions.

Des évaluations sont également réalisées automatiquement et régulièrement, pour que vos responsables RH puissent recueillir leurs impressions concernant leur intégration dans votre entreprise.

Note : l’automatisation est une excellente solution pour réduire les risques d’erreur lors du parcours d’intégration, mais aussi lors de l’offboarding.

En effet, les responsables des ressources humaines doivent réaliser différentes opérations, lors du départ d’un salarié :

• Supprimer les accès,
• Supprimer les comptes du salarié,
• Effectuer l’inventaire des biens de l’entreprise utilisés par le collaborateur…

En déployant un logiciel dédié à l’automatisation de l’onboarding et de l’offboarding :

• Les risques d’erreur sont extrêmement limités,
• Votre service RH peut se dégager de plusieurs opérations chronophages liées à l’offboarding et se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les 4 principaux avantages de l’onboarding RH automatisé

1. Gain de temps et sécurisation des données

L’automatisation de l’onboarding RH est une excellente solution pour :

• Éviter l’élaboration de nombreux documents papier par le service des ressources humaines,
• Créer des flux de travail simples afin de gagner du temps.

Elle se présente par ailleurs comme un excellent moyen de protéger les données sensibles :

• Tous les documents sont renseignés et signés en ligne,
• Les informations relatives aux salariés sont directement envoyées vers des systèmes de stockage sécurisés.

2. Amélioration de l’expérience fournie aux salariés

Grâce à un logiciel de gestion d’onboarding RH, vous transmettez en un clic aux salariés toutes les informations nécessaires à la réussite de leur intégration dans votre entreprise :

• Politiques organisationnelles de votre structure,
• Règlement intérieur,
• Organigramme,
• Documents de formation…

3. Conformité avec la législation en vigueur

Lors de l’intégration d’un salarié, la loi impose un certain nombre d’obligations à votre entreprise.

En déployant un logiciel d’onboarding RH, vous :

• Simplifiez les démarches administratives liées à l’accueil du nouveau salarié,
• Réduisez significativement les risques d’erreur et d’oubli qui peuvent avoir un impact négatif sur la conformité de votre processus d’intégration avec la réglementation en vigueur

4. Amélioration du processus d’accueil des nouveaux salariés

Grâce à un logiciel dédié à l’accueil des nouveaux salariés, le suivi du parcours d’intégration des collaborateurs est simplifié, tout comme la collecte des informations pouvant être exploitées pour optimiser l’onboarding de votre entreprise.

Grâce aux données obtenues durant l’accueil des collaborateurs, les responsables RH peuvent :

• Identifier les éventuels problèmes qui ont de mauvaises répercussions sur l’intégration des recrues,
• Et déterminer les meilleures solutions à mettre en œuvre.

L’automatisation de l’onboarding RH dans votre entreprise

Choix du SIRH

Pour automatiser votre onboarding RH, l’idéal est de déployer un Système d’Information des Ressources Humaines dans votre entreprise.

La mise en place d’un SIRH offre de nombreux avantages tels que :

• La sécurisation des données et la réduction des risques d’erreur grâce à la centralisation des informations,
• L’automatisation de différentes tâches liées entre autres à l’onboarding et à la paie,
• L’amélioration de la communication entre les salariés,
• La responsabilisation des salariés grâce à leur participation dans la gestion administrative de votre société…

Pour choisir le bon SIRH, vous devez :

• Déterminer les besoins de votre entreprise (amélioration de l’onboarding RH, gain de temps, simplification de certains processus RH, établir et gérer les plannings des collaborateurs…),
• Comparer les SIRH proposés sur le marché, aussi bien au niveau des prix qu’au niveau des supports et des fonctionnalités.

Outre le module dédié à l’onboarding, un Système d’Information des Ressources Humaines doit comprendre entre autres :

• Un Core RH qui va centraliser l’ensemble des données liées aux ressources humaines,
• Un module de gestion de données,
• Un module de gestion du recrutement,
• Un module de gestion de la performance,
• Un module de gestion de la paie…

Choix du module d’onboarding RH

Une fois sélectionné un ou plusieurs SIRH suffisamment complets pour répondre aux besoins de votre entreprise, évaluez les fonctionnalités du module d’onboarding.

En effet, certains Systèmes d’Information des Ressources Humaines proposent des fonctionnalités trop basiques qui ne peuvent satisfaire efficacement les besoins de votre société.

D’autres, en revanche, mettent à la disposition des équipes RH des fonctionnalités trop poussées, voire inutiles pour votre entreprise.

En règle générale, un module dédié au parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs doit :

• Faciliter la communication entre le service RH, les managers et les nouveaux entrants,
• Offrir aux collaborateurs la possibilité de renseigner et signer rapidement tous les formulaires nécessaires à leur prise de poste,
• Lister l’ensemble des tâches à réaliser aux responsables en charge du processus d’intégration des nouveaux collaborateurs,
• Communiquer efficacement toutes les informations (culture d’entreprise, règlements…) relatives à votre société…

Pour bénéficier d’un SIRH complet doté d’un module d’onboarding parfaitement adapté à votre entreprise, optez pour un éditeur possédant une excellente notoriété et capable de vous fournir un logiciel sur-mesure et évolutif, comme Talentia.

Conclusion sur l’automatisation du processus d’onboarding RH

L’onboarding RH est un processus qui doit faire l’objet d’une attention particulière, afin de :

• Motiver les nouveaux collaborateurs,
• Améliorer leur engagement,
• Améliorer l’organisation de votre entreprise,
• Limiter le turnover qui peut avoir un impact négatif sur la marque employeur.

Cependant, il n’est pas toujours évident pour votre service RH de mettre en place manuellement un parcours d’intégration des nouveaux arrivants.

En effet, cette opération est souvent chronophage et les risques d’erreur sont particulièrement élevés, si elle est réalisée en l’absence d’outils adaptés.

Afin de faciliter le processus d’intégration de vos nouveaux salariés, réduire significativement les risques d’erreur et satisfaire l’expérience collaborateur, l’idéal est de l’automatiser.

Pour ce faire, vous pouvez faire appel à un Système d’Information des Ressources Humaines doté d’un module d’onboarding RH, répondant parfaitement aux besoins de votre entreprise.