Un processus de recrutement a pour objectif de trouver le ou les profils idéals pour les postes à pourvoir.
Si, aux premiers abords, il semble être plus ou moins aisé à réaliser, il n’en est rien.
En effet, les recruteurs doivent réaliser de nombreuses tâches qui peuvent être particulièrement chronophages.
Afin d’aider les responsables des ressources humaines et les managers dans la mise œuvre de campagnes de recrutement, plusieurs entreprises procèdent au déploiement d’un ATS.
Mais qu’est-ce qu’un ATS ?
Pourquoi déployer un ATS dans votre entreprise ?
Qu’est-ce qu’un ATS ?
ATS est l’acronyme d’Applicant Tracking System et peut être traduit par “logiciel de recrutement” ou “logiciel de gestion des candidatures”.
Comme son nom l’indique, un ATS vous accompagne dans le pilotage des campagnes de recrutement.
Il met à votre disposition différents outils pour faciliter entre autres :
- La mise en place de vos campagnes de recrutement,
- L’amélioration de votre marque employeur,
- Le suivi et la gestion des candidatures,
- La réalisation de certaines actions grâce à l’automatisation,
- La création de CVthèque pour le sourcing,
- L’analyse de la performance de vos campagnes de recrutement…
De manière simple, un ATS aide dans le suivi et la gestion des différentes étapes des recrutements, tout en vous offrant la possibilité de travailler votre marque employeur et de déceler les éventuels problèmes impactant sur la performance de votre processus d’embauche.
Note : un Applicant Tracking System centralise les données, ainsi que la gestion des recrutements de votre entreprise.
Grâce à ce logiciel, votre équipe de recruteurs peut se dégager de l’utilisation de nombreux outils tels que les boîtes email, les tableaux Excel, les agendas Google…
Pourquoi utiliser un Applicant Tracking System pour gérer le sourcing de vos recrutements ?
Voici les 5 raisons principales :
- Gagner du temps dans la gestion des candidatures,
- Trouver plus de candidats qualifiés,
- Gérer un plus grand nombre de candidatures,
- Améliorer le processus de recrutement,
- Se conformer à la législation en vigueur.
1. Un ATS pour gagner du temps dans la gestion des candidatures
Le gain de temps est, sans nul doute, le principal avantage du déploiement d’un logiciel de gestion des candidatures.
Comme nous l’avons dit précédemment, un ATS automatise de nombreuses tâches.
En d’autres termes, grâce à ce logiciel, vos recruteurs peuvent alléger grandement leur travail et se focaliser davantage sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
À titre d’information, durant une campagne de recrutement, l’équipe en charge du processus doit effectuer différentes opérations pouvant être particulièrement chronophages, telles que :
- Les recherches des meilleurs profils en utilisant plusieurs canaux de sourcing,
- La diffusion d’un grand nombre d’offres d’emploi sur différents canaux…
En automatisant ces tâches, vous accélérez le processus. Ainsi, vous retenez plus efficacement les meilleurs candidats pour vos postes à pourvoir.
Note : outre l’automatisation, un Applicant Tracking System facilite profondément la gestion de chaque étape nécessaire à un recrutement.
Parmi toutes ses fonctionnalités, les meilleurs outils proposent aux recruteurs et à tous les membres de l’équipe en charge des recrutements :
- Une gestion des templates des offres d’emploi,
- La possibilité d’émettre rapidement leur avis sur un ou des candidats, facilitant le suivi et la communication autour d’une embauche…
2. Un ATS pour trouver plus de candidats qualifiés
Il est fréquent que les recruteurs éprouvent des difficultés à trouver des candidats suffisamment qualifiés pour occuper certains postes dans leur entreprise.
Dans de nombreux cas, les problèmes sont dus à un manque de visibilité des offres d’emploi et à la complexité des opérations de sourcing.
Grâce à un Applicant Tracking System, vous pouvez faciliter grandement les recherches de candidats réalisées par les responsables des recrutements de votre entreprise.
Cet outil met à votre disposition plusieurs fonctionnalités, telles que la multidiffusion des offres d’emploi pour améliorer significativement leur visibilité.
Par ailleurs, la possibilité de créer une CVthèque est une excellente solution pour bénéficier d’un vivier de candidats et de trouver plus aisément le ou les profils les mieux adaptés aux postes à pourvoir.
3. Un ATS pour gérer un plus grand nombre de candidats
S’il n’est pas rare d’éprouver des difficultés à trouver des candidats, les recruteurs peuvent également faire face à un trop grand nombre de profils, pas toujours pertinents.
Gérer un nombre trop élevé de postulants peut être extrêmement chronophage et rallonger la durée d’un recrutement.
En effet, une fois qu’une candidature arrive dans la boîte email du recruteur, il doit ranger le CV ainsi que la lettre de motivation au bon endroit, entrer de nouvelles informations dans un tableau de suivi, avant de procéder au traitement et envoyer un email au postulant.
Bien que ces différentes tâches semblent être plus ou moins simples à réaliser, elles peuvent augmenter la durée des campagnes de recrutement, surtout si votre équipe de recruteurs doit traiter des dizaines de candidatures quotidiennement.
Grâce à un ATS, la gestion des dossiers des candidats peut être facilement répartie entre les différents membres de l’équipe en charge des recrutements.
Par ailleurs, chaque recruteur accède facilement aux informations qu’il recherche, dans la mesure où toutes les données sont centralisées dans un même outil.
À titre d’information, un Applicant Tracking System se présente également comme un excellent moyen d’éviter les entretiens avec des candidats non adaptés aux postes à pourvoir.
À partir de cet outil, vous créez des formulaires de candidature avec des questions spécifiques au poste afin d’évaluer rapidement le profil de chaque postulant.
Ainsi, vous pouvez déterminer rapidement si un candidat doit passer par l’étape de l’entretien ou non, et accélérer le processus de recrutement.
Note : en réalisant un nombre trop élevé d’entretiens, vos recruteurs peuvent oublier de notifier certains postulants, notamment ceux qui n’ont pas été reçus, ce qui peut avoir des impacts sur votre marque employeur.
Selon le cabinet Robert Walters, “79 % des candidats ont déjà passé un entretien sans jamais avoir eu de retour”.
4. Un ATS pour accéder aux données nécessaires à l’amélioration d’un processus de recrutement
Hormis l’automatisation, les fonctionnalités dédiées aux recherches de candidats et l’amélioration de la gestion des postulants, un Applicant Tracking System vous donne accès à des indicateurs relatifs à votre processus de recrutement.
Les rapports statistiques fournis par l’outil de gestion de candidatures peuvent être analysés afin de déterminer :
- Les jobboards les plus utiles dans la diffusion de vos offres d’emploi, mais aussi les jobboards qui n’offrent aucun résultat satisfaisant,
- Les étapes nécessaires à votre processus de recrutement, ainsi que celles qui peuvent être supprimées pour accélérer les embauches et retenir les meilleurs profils,
- Les différents éléments qui doivent faire l’objet d’une attention particulière pour améliorer l’expérience candidat.
En d’autres termes, un logiciel de gestion de candidatures vous aide à améliorer continuellement votre processus et votre stratégie de recrutement.
5. Un ATS pour se conformer à la législation en vigueur
Lors de vos campagnes de recrutement, vous devez respecter certaines règles pour éviter les éventuelles sanctions, mais aussi pour éviter d’impacter négativement votre marque employeur.
Parmi les principales règles à respecter, nous pouvons citer le RGPD.
Selon la CNIL, le règlement général sur la protection des données impose l’utilisation de systèmes de stockage offrant un niveau de protection optimale aux informations personnelles des candidats.
Il fixe également la durée de conservation des données personnelles à 2 ans.
En cas de non-respect du RGPD, vous vous exposez à :
- Des sanctions pécuniaires jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % de votre chiffre d’affaires,
- Des sanctions pénales jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende,
- Un déficit d’image entraîné par la publicité de la violation du règlement par votre entreprise…
Avec un Applicant Tracking System dans la réalisation de vos campagnes de recrutement :
- Vous centralisez l’ensemble des données de vos candidats dans un outil,
- Vous les protégez efficacement contre les éventuels vols, mais également contre les mauvaises utilisations, grâce entre autres à un système de gestion des accès…
Outre le RGPD, le Code du travail interdit les pratiques discriminantes dans la réalisation d’une campagne de recrutement.
Pour vous conformer au Code du travail et d’éviter les erreurs qui peuvent être perçues comme des pratiques discriminantes, un Applicant Tracking System vous accompagne dans la rédaction de vos annonces.
Il met à la disposition de vos managers divers modèles comprenant toutes les mentions exigées par la législation en vigueur.
Note : les fonctionnalités varient d’un ATS à un autre. Avant de déployer un quelconque logiciel, vérifiez si celui-ci répond à vos besoins et dispose d’autres modules dédiés au recrutement.
Vous pouvez accéder à des logiciels de gestion des ressources humaines sur-mesure (ATS, SIRH…), en faisant appel à certains éditeurs comme Talentia.
Conclusion sur l’utilité d’un ATS et ses avantages
L’ATS (Application Tracking System), ou logiciel de gestion des candidatures, se présente comme une excellente solution pour digitaliser votre processus de recrutement et améliorer son efficacité.
En déployant ce type de logiciel dans votre entreprise, vous pouvez :
- Faciliter grandement les tâches de vos recruteurs, grâce à l’automatisation des opérations chronophages et à faible valeur ajoutée telles que les envois d’emails,
- Optimiser vos chances de trouver les profils les mieux adaptés aux postes à pourvoir dans votre société,
- Gérer plus efficacement les candidats et organiser essentiellement des entretiens avec ceux qui sont les plus susceptibles d’occuper les postes proposés,
- Accélérer votre processus de recrutement,
- Améliorer votre marque employeur,
- Accéder à des données qui peuvent vous aider à améliorer continuellement votre processus de recrutement,
- Sécuriser de manière optimale les données de vos candidats et prévenir les erreurs qui peuvent faire l’objet de diverses sanctions (pécuniaires, pénales…).
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