La gestion de la paie est une opération particulièrement complexe. Beaucoup de critères entrent en jeu dans le calcul de la rémunération. Elle varie en fonction du poste, de l’expertise, des responsabilités, du cadre contractuel, de l’ancienneté et des performances personnelles…
En tant qu’employeur, vous devez également garantir des obligations légales et administratives.
Par ailleurs, la responsabilité de la gestion de la paie est partagée entre la direction des ressources humaines et la comptabilité. Les informations doivent circuler sans erreurs entre les 2 services.
Après l’automatisation des flux et la dématérialisation des données, la migration dans le Cloud constitue le prochain maillon pour simplifier la réalisation des tâches les plus courantes en gestion de la paie.
C’est le passage à une solution de gestion de paie en mode SaaS (Software as a Service).
Le besoin d’agilité et d’adaptation rapide, la facilité d’adoption et la réduction des coûts sont des facteurs qui incitent les ETI à opter désormais pour des solutions SaaS.
1. Une solution agile et facile à implémenter
a. Une solution de paie en mode SaaS pour garantir un mode agile
Les entreprises de taille intermédiaire sont souvent équipées de nombreux systèmes hétérogènes. Dans ces conditions, agréger des données est un travail complexe qui peut par ailleurs générer des erreurs.
Une solution de gestion de paie en mode SaaS apporte une centralisation d’information cruciale pour automatiser, optimiser, vérifier et rationaliser l’ensemble des processus de traitement de la paie.
Avoir un mode agile, c’était un point clé pour la RH chez EPAF Vacances.
b. Rapidité et facilité de déploiement
Le mode SaaS signifie que le logiciel est hébergé sur des serveurs sécurisés de votre fournisseur. Par ailleurs, vos collaborateurs RH y accèdent via une simple interface web. Vous n’avez donc pas besoin d’installer quoi que ce soit sur votre site. Il suffit de s’abonner au service qui est facturé selon l’usage.
Après quelques tests et paramétrages réalisés par l’éditeur de la solution SaaS, votre gestion de la paie est immédiatement opérationnelle. Elle se déploie en parallèle de vos solutions traditionnelles.
Le jour venu, vous migrez en toute transparence votre gestion de la paie vers le Cloud.
c. Une solution évolutive qui s’adapte à vos besoins
Une solution en mode SaaS, délivrant le bon niveau de service, suit l’évolution de votre entreprise. L’intégration d’une nouvelle filiale, la création d’un nouveau département, le rajout de nouveaux collaborateurs ou tout autre demande d’évolution est prise en compte par votre contrat de service.
La paie en mode SaaS simplifie l’utilisation et l’évolution de votre solution.
- Paramétrage du moteur de Paie, accompagnement à l’utilisation,
- Maintien en condition opérationnelle du système de Paie.
- Réglementaire de Paie, Assistance fonctionnelle à l’utilisation de votre SIRH,
- Évolutions fonctionnelles complémentaires…
Par nature, le SaaS offre flexibilité et réactivité. Vous gérez ainsi de façon transparente les montées en charge, qu’elles soient graduelles, cycliques ou soudaines. Autrement dit, vous oubliez définitivement toute question autour du dimensionnement ou de la gestion de l’infrastructure.
d. Simplicité d’utilisation
La gestion de la paie est une tâche très complexe. Pour autant, votre outil de gestion de la paie doit être simple d’utilisation. Des personnes non expertes doivent pouvoir l’utiliser facilement.
Les fonctionnalités les plus importantes d’un logiciel de paie sont :
- Déclarations sociales,
- Gestion du temps de travail, des absences et congés,
- Prise en compte de tous les éléments de rémunération,
- Gestion de la mutuelle, prévoyance et retraite…
Se simplifier la paie, c’est choisir un moteur de paie puissant et robuste qui automatise les processus RH et facilite les actes de gestion. C’est opter pour une solution SaaS complète et intégrée incluant la gestion administrative, la GTA, la Paie, des services d’accompagnement complets et la gestion du capital humain.
2. Assurer la continuité de l’activité
La pandémie a contraint de nombreuses entreprises à revoir leurs méthodes de travail, accélérant le besoin d’outils digitaux accessibles en tout lieu et à tout moment, permettant d’automatiser les processus RH, à capitaliser sur un référentiel unique et centralisé de la donnée et à favoriser les outils collaboratifs
Vos collaborateurs RH doivent pouvoir travailler à distance avec la même expérience utilisateur que s’ils étaient sur leur lieu de travail. C’est encore plus vrai pour les gestionnaires de paie dont le traitement ne peut être reporté.
Avec un hébergement de la solution dans le Cloud, les différents collaborateurs de votre entreprise se connectent, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Cette souplesse d’utilisation est indispensable au moment où le télétravail devient incontournable.
Ainsi, vos équipes RH peuvent travailler, même si elles n’ont pas accès au site de l’entreprise. Elles disposent d’un espace sécurisé accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et depuis n’importe quel support : ordinateur, smartphone ou tablette.
Vous pouvez gérer l’intégralité de votre paie depuis les éléments variables jusqu’à l’édition des bulletins de paie et des états légaux. Les services associés permettent de s’affranchir des complexités liées aux évolutions organisationnelles, réglementaires et structurelles.
3. Garantir la conformité réglementaire et les mises à jour
a. Garantir la conformité avec les évolutions réglementaires
La France est l’un des pays où la gestion de la paie est la plus complexe et sujette à des changements réglementaires permanents.
Votre entreprise s’engage à fournir les informations nécessaires aux différentes administrations et organismes complémentaires tels que l’ASSEDIC, l’URSSAF, Pôle Emploi ou encore le Trésor Public.
Derrière le bulletin de paie, existe tout un processus de déclarations et de suivi social.
- DSN (Déclaration Sociale Nominative).
- Déclaration d’embauche.
- Affiliation auprès des organismes sociaux.
- Paiement des cotisations sociales.
- Ouverture des droits sociaux.
- Couverture et indemnisation santé/prévoyance.
- Pension de retraite,
- Assurance chômage.
- Prélèvement de l’impôt à la source…
L’utilisation d’un logiciel de paie en mode SaaS garantit l’application de ces processus et leur mise à jour régulière. Il est primordial d’utiliser un logiciel de paie qui intègre systématiquement les dernières dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.
b. Mise à jour automatique du logiciel
L’éditeur du logiciel de paie doit également garantir l’évolution de la solution. Grâce au mode SaaS, toute évolution du logiciel se fait de façon transparente et centralisée.
Le logiciel de paie est hébergé sur un serveur sécurisé. Vous n’avez pas à vous soucier des mises à jour, de leur administration, de la sécurité des données et donc de la conformité RGPD. De plus, les mises à jour peuvent être testées sans compromettre votre infrastructure, ni impacter la continuité du fonctionnement du logiciel.
c. Fiabiliser l’ensemble du processus
Pour éviter les conflits avec les salariés et les pénalisations imposées par la loi, votre entreprise doit assurer une bonne gestion de la paie, en évitant les erreurs et les retards.
Les plateformes en ligne (i.e. solutions SaaS) disposent de contrôles intégrés qui sécurisent la fiabilité des données, des bulletins de salaire et des déclarations sociales, réduisant de facto la possibilité d’erreurs.
Par ailleurs, la centralisation des données de paie facilite la communication et le partage d’informations fiables entre les services des ressources humaines et la comptabilité.
4. Sécurisation et confidentialité des données
a. Garantir la confidentialité
La gestion des bulletins de salaire implique d’intégrer de nombreuses données sur les salariés et sur l’entreprise. Certaines données sont particulièrement sensibles. La plupart de ces données personnelles sont sujettes aux dispositions du RGPD.
Dans le cas d’une solution logicielle de paie en mode SaaS, votre éditeur doit proposer un stockage des données sur des espaces entièrement sécurisés et situés dans la Communauté européenne.
Ces données doivent être traçables et la sécurité des accès garantie.
Votre éditeur doit vous accompagner pour assurer la conformité RGPD. Cela consiste à documenter les types de données stockées selon les solutions, la façon dont elles sont collectées et par qui et qui y a accès.
b. Sécuriser les données de l’entreprise
Vous devez pouvoir accéder facilement à vos données et bénéficier de sauvegardes garantissant leur sécurisation. Les services Cloud assurent de manière automatique la sauvegarde des systèmes, leur redondance et leur supervision.
Ils offrent :
- Sécurité de la salle informatique : les centres de données disposent de systèmes de sécurité et sont conçus pour faire face aux risques majeurs les plus courants (électriques, climatiques…).
- Sécurité des données et des applications : les Cloud Providers mettent en œuvre des systèmes de redondances pour assurer un niveau de disponibilité de 99,9 % pouvant même aller jusqu’à 99,999 %.
- Systèmes de sécurisation et de traçabilité des accès.
- Une équipe de sécurité et des expertises spécifiques difficilement accessibles à une ETI.
c. Une disponibilité géographique du Cloud
Des Data Centers sont disponibles partout dans le monde et en France pour déployer les applications en étant le plus proche possible des utilisateurs. En conséquence, les temps d’accès sont optimisés.
5. Maîtriser/Optimiser et simplifier la gestion des coûts
a. Maîtriser les coûts d’exploitation
Le coût d’exploitation et de maintenance d’une gestion de paie peut vite s’avérer élevé.
En effet, vous devez prendre en compte :
- Les évolutions de l’entreprise, de l’environnement réglementaire.
- L’accompagnement des utilisateurs.
- La maintenance de l’infrastructure technique.
- Les correctifs de versions.
En effet, en dehors du Cloud, une application de qualité nécessite d’investir :
- Tout d’abord bien sûr dans des logiciels.
- Mais aussi du matériel, des installations de stockage et de maintenance, du support technique.
Avec une solution en mode SaaS proposant les bons niveaux de services managés, vous souscrivez à un abonnement qui comprend :
- Le matériel.
- L’hébergement.
- L’application.
- Les mises à jour en fonction des évolutions réglementaires et de votre organisation.
- Les tâches chronophages liées à la mise à jour et à l’exploitation de votre SIRH.
Le système de paiement à l’usage associé permet un équilibre entre ce que votre ETI paie et ce qu’elle obtient. Les dépenses liées aux mises à jour, au support et aux équipements sont, quant à elles, intégrées à l’abonnement. Les coûts sont connus et maîtrisés.
b. Disposer d’un modèle économique flexible
Le modèle SaaS est également plus flexible d’un point de vue économique. Vous vous abonnez aux modules dont vous avez besoin. La facturation évolue en fonction du nombre d’utilisateurs. La proposition économique est claire.
Comme déjà évoqué, l’un des avantages clés du SaaS réside dans sa flexibilité. L’entreprise peut à tout moment augmenter, de façon temporaire ou non, sa capacité. Elle peut ainsi revoir à la baisse ou à la hausse le récurrent nécessaire.
La flexibilité peut aussi se retrouver sur le périmètre applicatif, avec des contrats permettant d’inclure un ensemble de solutions SaaS et de les consommer à la demande, en fonction des priorités.
6. Fournir des outils d’aide à la décision
Les directions des Ressources Humaines sont demandeuses d’analyses précises que ce soit pour :
- Optimiser la gestion des compétences et la formation,
- Ou mesurer les performances et ajuster les ressources en fonction des besoins,
Disposer d’une solution de gestion paie et RH en SaaS assure la disponibilité en temps réel de tableaux de bord personnalisés.
Par exemple, vous analysez en quelques clics l’évolution de la masse salariale, la répartition par département, les risques sociaux, la pyramide des âges…
Avec tous ces indicateurs, votre bilan social est simplifié et vous pouvez plus simplement anticiper les besoins en matière de talents. Là encore, vous gagnez en productivité.
7. Augmenter la satisfaction des salariés
Une mauvaise gestion de la paie peut induire un climat social difficile avec les salariés. C’est une source de conflits potentiels et des conséquences financières graves en cas de contrôles sociaux et des contentieux prud’homaux.
La gestion de la paie sur le Cloud en fiabilisant l’ensemble du processus contribue à la sérénité sociale de votre entreprise.
a. Offrir un accès facile à l’information
Une solution SaaS permet également la mise en place d’un portail salarié.
L’accès en temps réel aux différentes informations RH contribue clairement à la satisfaction des équipes et à la construction d’une marque employeur forte.
b. Offrir plus d’autonomie
Vos collaborateurs peuvent, en toute autonomie, participer à la gestion administrative les concernant : demande d’attestations, modification de la situation personnelle, informations diverses…
Conclusion sur les raisons de migrer en SaaS votre gestion de la paie
La gestion de la paie adresse un aspect essentiel de la vie de l’entreprise :
- Pour le salarié, c’est la concrétisation des efforts fournis par son travail.
- Pour l’entreprise, c’est la garantie de la tenue de ses obligations envers les équipes et l’assurance du respect des obligations légales.
Une gestion de paie fluide est un indicateur de performance RH et un symbole d’engagement fort de l’employeur vis-à-vis de ses collaborateurs.
En plus, les ETI sont à la recherche permanente de toujours plus d’agilité, de flexibilité et de sécurité face à la complexité exponentielle des infrastructures et des technologies. C’est le gain d’une paie en mode SaaS qui réduit le coût d’utilisation, mais en plus apporte un gain de temps important et diminue les risques d’erreur.
Aujourd’hui, les modes de travail connaissent des changements profonds. Une solution de gestion de paie en mode SaaS adresse tous ces enjeux et permet aux entreprises de s’adapter rapidement et de poursuivre leur transformation numérique.
En réduisant également le temps passé à établir et vérifier les éléments de la paie, les ressources humaines se recentrent sur les enjeux clés de la croissance : le développement du Capital Humain de votre entreprise.
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