Pour les entreprises qui ne travaillent pas avec l’État ou des collectivités locales (BtoG) l’émission de factures électroniques n’est pas encore une obligation.
La loi de finances 2020 et l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 imposent progressivement la dématérialisation fiscale à tous les secteurs d’activités et à toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Entre 2024 et 2026, en fonction de la taille de votre entreprise, la facture électronique devient obligatoire pour les échanges BtoB.
Si vous souhaitez :
- Intégrer ces processus de facturation dans la transition digitale de votre entreprise.
- Améliorer la fluidité de vos processus de facturation.
- Ou simplement anticiper l’application de la dématérialisation fiscale…
Voici les informations importantes à prendre en compte.
1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique qui contient exactement les mêmes mentions obligatoires que la facture papier.
La facturation électronique marque ainsi la fin des factures papier dans les relations entre personnes morales françaises (B2B) et pour les opérations nationales.
Une facture imprimée, puis numérisée au moment de son émission, pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique et traitée par voie dématérialisée, n’est pas une facture électronique.
Ce processus devient obsolète avec la loi sur la dématérialisation fiscale.
a. Pour qu’une facture soit à valeur probante, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique
Voici la définition qu’en donne le code général des impôts :
En application du VI de l’article 289 du CGI, une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique. Les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) doivent être compatibles ou avoir recours à un portail de facturation qui assurera la comptabilité des formats. La preuve de la réception de la facture doit être apportée.
Jusqu’au 30 juin 2024, l’acheteur (s’il ne s’agit pas d’une entité publique dans le cadre d’activités BtoG), a le droit de refuser une facture électronique.
Pour être reconnue valide, une facture électronique, ainsi que son format, doivent être acceptés préalablement par l’acheteur.
En conséquence, l’acceptation doit être formalisée pour servir de preuve.
Une simple information vers l’acheteur, du passage à la facture électronique, n’est pas suffisante.
À partir du 1er juillet 2024, la notion de dématérialisation fiscale des factures induit la disparition totale du support papier. Le document électronique est alors considéré comme original.
La réception d’une facture électronique est obligatoire ainsi que le recours à un portail électronique qui apporte la preuve de la transmission et de la réception.
b. Les informations indispensables d’une facture à valeur probante
Au même titre que les factures papier, les factures électroniques à valeur probante doivent faire figurer les mêmes éléments obligatoires, au titre de l’article L441-3 du Code de commerce :
- Numéro de la facture.
- Noms et adresses des 2 parties.
- Numéro d’immatriculation (SIRET).
- Date de la vente de marchandises ou de la prestation de services.
- Quantité et dénomination précise des produits ou services vendus.
- Prix unitaire hors taxe.
- Réductions applicables.
- Date d’échéance du règlement.
- Taux de TVA.
- Pénalités en cas de retard et frais de recouvrement…
2. 3 Conditions pour garantir la validité d’une facture électronique
La mise en place d’un processus de dématérialisation de la facturation est nécessaire, mais pas suffisante. Pour se mettre en conformité avec la réglementation, les entreprises doivent également garantir la valeur légale à leurs factures, c’est-à-dire : assurer l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité.
Ces 3 critères s’appliquent à compter de l’émission de la facture et jusqu’à la fin de sa période de conservation.
a. L’authenticité de l’émetteur
L’authenticité de l’origine de la facture signifie que l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture peut être garantie et prouvée. Le fournisseur et le client ont l’obligation d’assurer l’authenticité de l’origine d’une facture.
Le fournisseur doit pouvoir établir qu’il est lui-même à l’origine de l’émission de la facture dans tous les cas de figure :
- Il a lui-même émis la facture.
- Elle a été émise par un tiers ou par le client (auto-facturation) agissant au nom et pour le compte du fournisseur.
b. La lisibilité de la facture
Le document doit être suffisamment clair pour être compréhensible par tous.
L’usage de formats de documents garantissant la lisibilité à long terme (formats PDF ou PDF/A) est incontournable.
À partir de 2024, le format devra être “hybride”, à savoir, lisible aussi bien par un être humain que par une machine.
Il est par ailleurs indispensable d’accompagner cette obligation de lisibilité à long terme des factures par un archivage dans un coffre-fort électronique.
c. L’intégrité du contenu
L’intégrité du contenu de la facture signifie que l’intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture d’origine n’ont pas été modifiées. Les articles 96 F, 96 F bis et 96 G de l’annexe III au CGI prévoient en effet que les factures sont conservées dans leur contenu originel.
Vous devez pouvoir garantir que la facture électronique (et les données qu’elle contient) est inaltérable tout le long de son traitement.
3. 3 formats définis pour la facture à valeur probante
Pour assurer les conditions d’authenticité, de lisibilité et d’intégrité, votre entreprise doit mettre en place les conditions de sécurisation des factures électroniques émises et reçues.
À partir de 2024, dans le cadre de la dématérialisation fiscale, la facture électronique doit être constituée par un message structuré selon une norme convenue entre les parties. Ceci permet une lecture par ordinateur et un traitement automatique.
Le format PDF simple et son corollaire la Piste Audit Fiable, qui définissait des processus de contrôle, disparaissent donc avec la nouvelle législation.
La loi définit 3 formats de dématérialisation de factures :
- PDF associé à une sécurité électronique (cachet, empreinte, signature électronique…).
- Structuré (standard d’échange informatisé de données).
- Hybride.
Si les formats structurés sont incontournables, le format hybride est le format le plus adapté à la réalité de l’entreprise.
a. PDF et signature électronique
Signature électronique
Pour être valide, la signature électronique, associée à un format PDF, doit pouvoir garantir :
- L’identité du signataire.
- Et l’intégrité du document signé.
De cette manière, l’authenticité de la facture est 100 % garantie.
Différentes signatures électroniques existent et sont aujourd’hui acceptées par l’administration fiscale.
À partir de 2024, seule la signature électronique avancée est qualifiée pour garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures. Elle repose sur un certificat qualifié et est créée par un dispositif sécurisé de création de signature et les signatures électroniques de niveau 2 ou 3 étoiles.
Certificat électronique
Pour être valide, la signature électronique doit être combinée à un certificat électronique. En effet, il est indispensable de s’assurer que votre interlocuteur est bien celui qu’il prétend être. Le certificat électronique est un moyen d’authentifier de manière certaine l’identité d’un individu, ou d’une personne morale. Il s’agit d’une véritable identité numérique.
Conformément à l’article 96 F bis de l’annexe III au CGI, le destinataire de factures électroniques assorties d’une signature électronique, doit :
- Vérifier la signature électronique au moyen des données de vérification contenues dans le certificat électronique.
- Et s’assurer de l’authenticité et de la validité du certificat attaché à la signature électronique.
b. La facture électronique structurée
L’utilisation d’un format structuré semble être la solution la plus naturelle dès lors que l’on parle de dématérialisation fiscale.
La facture est constituée par un fichier informatisé au format EDI (Electronic Data Interchange) qui garantit sa valeur fiscale et permet de :
- Vérifier la présence des mentions obligatoires.
- Établir la liste récapitulative des échanges.
- Constituer le fichier des partenaires.
- Garantir la restitution du message en clair.
Les Systèmes d’Information émetteurs et récepteurs échangent directement via le format EDI.
Le processus de facturation est totalement automatisé. La facture électronique structurée répond à des enjeux d’efficacité. Elle permet la détection automatique des doublons, de vérifier l’absence de certaines données et évite les erreurs de traitement.
Par ailleurs, il est possible d’intégrer ce format directement dans votre ERP Finance.
C’est la solution la plus complète. Via une connexion internet et un navigateur, vous accédez à l’ensemble de vos commandes. Après, vous générez vos avis d’expédition, vos étiquettes d’envoi et vos factures. Néanmoins, elle reste un fichier numérique illisible directement pour l’homme. En effet, les données ne sont organisées que pour être lues par des logiciels.
c. La facture électronique mixte
Pour résoudre le problème de lisibilité des formats structurés, vous allez choisir des solutions de facturation capables de traduire un format structuré dans une version lisible par vos équipes.
La facture électronique mixte ou hybride allie le meilleur des 2 mondes. Ce format contient à la fois une facture au format PDF lisible par un être humain et un fichier structuré XML pour alimenter vos systèmes d’information.
Il existe différents formats de facture hybrides, Factur-X étant le plus répandu aujourd’hui.
4. 2 possibilités pour le choix de portail de dématérialisation
À partir de 2024, l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques s’effectuent par le biais d’un portail électronique. Seuls le portail public de facturation Chorus Pro et les plateformes agréées sont autorisés à transmettre à l’administration fiscale, les factures électroniques.
Pour remplir leurs obligations, les entreprises peuvent librement choisir de recourir :
- Soit à une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration,
- Soit directement au portail public de facturation qui s’appuie sur la plateforme Chorus Pro.
a. Portail public Chorus Pro
Chorus Pro est une plateforme de gestion des factures électroniques opérée par l’État. Son utilisation est actuellement obligatoire pour les entreprises travaillant avec les acteurs du secteur public où la facture électronique est déjà généralisée.
Dans le cadre de la réforme, Chorus Pro sera positionnée comme une plateforme certifiée pour les activités BtoB. De plus, Chorus Pro se charge de centraliser et de transmettre à la DGFiP les données de facturation nécessaires au contrôle et à la pré-déclaration de la TVA et à la tenue de la comptabilité nationale.
b. Plateformes de dématérialisation privées
Il est également possible d’avoir recours à une plateforme de dématérialisation privée.
Pour pouvoir être certifié “plateforme de dématérialisation partenaire”, l’opérateur doit se faire immatriculer auprès de l’administration. Cette certification est valable pour une durée de 3 ans renouvelable. Votre entreprise doit s’assurer que son prestataire réponde aux exigences de certification lui donnant un statut de tiers de confiance.
5. Choisir une solution de coffre-fort électronique
Pour que leurs factures électroniques puissent être valides, les entreprises doivent par ailleurs disposer d’un espace d’archivage sécurisé par une solution de coffre-fort électronique.
Pour la facture électronique, le coffre-fort électronique garantit :
- Son intégrité.
- Sa pérennité (contrôles périodiques et duplication du stockage pour prévenir toute perte).
- Sa confidentialité grâce au cryptage et au contrôle d’accès.
- Et sa traçabilité, grâce à un historique des utilisateurs.
6. Choisir vos formats d’archivage
Pour détenir une valeur probante, les factures électroniques doivent être archivées selon les 3 principes structurels.
Elles doivent être authentifiées, intègres et intelligibles.
- Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format informatique original. C’est-à-dire, celui dans lequel les factures électroniques ont été émises.
- Le changement de format informatique des factures électroniques ne permet pas de garantir, conformément au V de l’article 289 du CGI, l’intégrité du contenu des factures électroniques.
- Toutefois, les entreprises sont libres, à des fins de gestion, de modifier le format informatique de leurs factures si elles les conservent, de façon parallèle, sous leur format original.
7. Faire la checklist des outils indispensables à la chaîne de facturation
Comme nous venons de le voir, mettre en place une solution de dématérialisation fiscale, requiert des processus qui vont au-delà de la simple facture électronique. Vous devez mettre en place les outils indispensables à la validation de la chaîne de valeur ou les intégrer, si fort probablement, vous disposez déjà de certains de ces outils.
Voici les 5 composants logiciels concernés dans le traitement des factures :
- Logiciel de facturation ou ERP Finance.
- Coffre-fort électronique.
- En fonction du choix de format, un outil de signature électronique et/ou une solution de certificat électronique.
- Des logiciels de gestion électronique des documents (GED).
- Un portail de dématérialisation (Chorus Pro ou partenaire).
Conclusion sur les informations à savoir sur la facture électronique
Aujourd’hui, les ETI utilisent encore très souvent un mélange de factures papier, factures électroniques simples sous différents formats et factures électroniques à valeur probante.
À partir de 2024, les factures émises aux formats papier, Excel ou PDF non structuré, ne seront plus conformes aux exigences de la DGFiP.
Vous pouvez, dès maintenant, anticiper ces changements structurants pour votre entreprise et qui impliquent la construction d’une chaîne de valeur complexe et l’intégration de nombreux outils et logiciels au sein de votre système d’informations.
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