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Depuis quelques années, la tendance à la dématérialisation de la paie et des bulletins de paie se dessine de plus en plus au sein des entreprises, notamment avec l’adoption de la loi El Khomri en 2017.

Les avantages d’une telle évolution sont multiples : économies de temps, réduction de coûts, fiabilité et accès simplifié et à distance.

Pourtant, pour de nombreuses entreprises, la dématérialisation de la paie semble être encore un processus nébuleux.

En pratique, elle se révèle simple à implémenter à condition de respecter quelques étapes clés.

Voici les 12 étapes pour préparer la transition numérique de la paie et garantir son succès.

1. Analyser le contexte

Commencez par cartographier les processus existants et préciser l’organisation de l’entreprise selon différents critères comme :

  • Nombre de sociétés.
  • Nombre de pays.
  • Législations à prendre en compte.
  • Spécificités de l’activité de l’entreprise.
  • Logiciels de paie exploités,
  • Ressources RH.

2. Définir les actions à mener

Une fois la cartographie du périmètre effectuée, déterminez clairement les étapes de la mise en place de la transition :

  • Indiquer les informations nécessaires et fixer le processus de compte-rendu d’analyse.
  • Clarifier les processus à acquérir.
  • Prévoir une phase de test,
  • Fixer les différentes phases de réalisation du plan d’action.

3. Vous assurer de la compatibilité avec les logiciels en place

Votre entreprise dispose fort probablement déjà de différents logiciels de gestion RH et financière.

Vérifiez en amont la facilité d’intégration du nouveau logiciel choisi.

Pour cela, il est nécessaire de :

  • Spécifier la capacité d’intégration de la solution choisie avec les logiciels préexistants,
  • Définir les interactions attendues,
  • Vérifier la compatibilité et la qualité des interfaces d’intégration,
  • Contrôler le bon fonctionnement des mises à jour.

4. Garantir la sécurité des données

Depuis mai 2009, le gouvernement autorise les entreprises à digitaliser les bulletins de paie.

Enjeu majeur, la protection des données personnelles est une exigence absolue accompagnant chaque projet de digitalisation.

Pour s’assurer de la sécurisation et de la protection des données, il est important de :

  • Renforcer la communication entre la DRH et la DSI.
  • Impliquer votre DPO dans le projet.
  • Définir les processus garantissant cette confidentialité.
  • Vérifier les solutions de cryptage des solutions proposées pour assurer l’inviolabilité et la traçabilité des documents.
  • Privilégier les prestataires certifiés qui sont des tiers de confiance et respectent les normes ISO qui font référence sur le marché.
  • Garantir l’inviolabilité du document en le scellant avec des fonctions de signature numérique.

5. Gérer la transition

Pour une mise en place fluide de la dématérialisation de la paie, il est indispensable d’anticiper une phase de transition de double saisie pour :

  • Vérifier si la solution gère à la fois la remise automatisée des bulletins de paie au format numérique et papier pour les salariés qui auraient choisi de le conserver.
  • Vous assurer de la possibilité de revenir au format papier à tout moment si nécessaire.
  • Éviter autant que possible des traitements manuels des services paie et RH.

6. Expliquer les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie

Le passage à la digitalisation de la paie et à la dématérialisation du bulletin de paie présente de nombreux avantages pour tous les acteurs de l’entreprise :

Pour l’entreprise :

  • Réduction des coûts et gain de temps.
  • Libération des espaces de stockage.
  • Systématisation des processus.
  • Réduction des risques d’erreurs.
  • Optimisation des ressources.
  • Renforcement de la marque employeur.

Pour la DRH :

  • Réduction significative des tâches répétitives et chronophages.
  • Recentrage sur la vraie valeur ajoutée de la fonction RH avec un grand H.
  • Positionnement comme acteur stratégique du développement de l’entreprise.

Pour les collaborateurs :

  • Simplicité d’accès à l’information.
  • Garantie de la confidentialité et de l’inviolabilité des données,
  • Stockage le temps.

Pour l’environnement :

  • Réduction de supports physiques consommateurs de ressources et d’énergie.
  • Réduction de l’empreinte carbone.

7. Communiquer et rassurer les salariés

Pour bon nombre de personnes, la dématérialisation reste un sujet très abstrait.

Plus l’entreprise est en mesure d’expliquer en amont les bénéfices collectifs et individuels du projet et ce qu’il va apporter, plus les chances de succès seront grandes.

Pour optimiser cette communication, vous pouvez utiliser différents outils :

  • Réunion d’information (présentation concrète des phases du projet, expliquer en particulier qu’il n’y aura pas d’impact sur le travail pendant la période de transition, quels avantages concrets après la mise en place).
  • Engagement du management et middle management dans le processus.
  • Campagne d’emailing,
  • Lettre d’information accompagnant les bulletins de salaire papier.
  • Donner une visibilité sur la progression de la transition.

Avec un plan de communication bien préparé et organisé, la plupart des salariés sont rapidement convaincus de l’intérêt de passer au bulletin de paie numérique grâce à la facilité d’utilisation et au côté pratique d’un tel service.

8. Laisser le choix aux collaborateurs

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut décider de généraliser la remise des bulletins de paie dématérialisés sans demander l’autorisation préalable aux salariés.

Le bulletin de salaire numérique devient donc le mode de distribution standard et le bulletin papier devient l’option de recours pour les salariés qui demandent ce mode de réception.

Puisqu’il subsiste toujours des irréductibles du papier, il convient de laisser les salariés choisir le canal par lequel ils souhaitent recevoir leurs bulletins de paie : la lettre ou le coffre-fort numérique.

Afin d’optimiser le taux d’adhésion des collaborateurs, voici quelques conseils :

  • Annoncer clairement la date à partir de laquelle les bulletins de paie seront dématérialisés.
  • Les informer qu’ils ont néanmoins le droit de refuser, mais que la solution s’applique par défaut.
  • Prendre en compte les droits des salariés. Tout salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique.
  • Assurer un suivi régulier de la répartition entre les bulletins de paie dématérialisés et ceux qui doivent être “rematérialisés”.
  • Accepter que certains collaborateurs restent attachés à la version papier.

Ainsi, vous mettez en place une nouvelle méthode, tout en laissant une porte de sortie.

9. Certifier la disponibilité et l’accessibilité de l’information

La loi indique que la remise du bulletin de paie doit se faire “dans des conditions de nature à garantir l’intégrité et confidentialité, la disponibilité et l’accessibilité des données”.

L’intégrité et la confidentialité

L’employeur a l’obligation de transmettre les bulletins de salaire dématérialisés dans des conditions qui garantissent l’intégrité et la confidentialité des informations contenues dans le document.

Pour cela, les bulletins peuvent être conservés au sein d’un coffre-fort électronique qui garantit que les documents d’origine n’ont subi aucune modification.

La disponibilité

Le bulletin de salaire digitalisé doit être disponible pendant 50 ans jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.

Le collaborateur doit pouvoir continuer à accéder aux documents en cas de cessation d’activité de l’entreprise et être en mesure de récupérer ses documents numériques de l’espace de stockage.

L’accessibilité

L’employeur doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique avec un service en ligne. Il a l’obligation de laisser les documents accessibles à tous les salariés concernés.

À tout moment, les fiches de paie dématérialisées doivent être disponibles dans un format électronique standard.

10. Choisir un partenaire qui vous accompagne dans cette transition

Il est essentiel de choisir son partenaire avec soin pour vous garantir la fluidité de la transition numérique de la gestion de la paie et vous assurer que votre partenaire est en mesure de :

  • Appréhender l’ensemble du contexte de transition numérique avec l’entreprise.
  • Définir avec vous le rétroplanning des actions à mener.
  • Apporter les éléments d’information et supports indispensables pour préparer la communication auprès des salariés.
  • Accompagner votre Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre opérationnelle de la solution.
  • Disposer d’une équipe technique pour répondre à vos questions et besoin de support.

11. Considérer le projet comme un point de départ

La digitalisation s’accélère… et est inévitable.

La dématérialisation des fiches de paie peut être l’opportunité de redéfinir l’ensemble des processus RH de l’entreprise.

Abordé de cette manière, ce vaste chantier transition numérique obtiendra l’appui des équipes, en particulier s’il s’inscrit dans une vraie logique de simplification et d’optimisation.

12. Mettre en place les technologies pour la dématérialisation de la gestion de la paie

Afin de mettre en place les étapes que nous avons abordées précédemment, vous devez disposer des technologies suivantes :

Un système de signature électronique

Il s’agit d’un mécanisme qui garantit l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique de type “PKCS7”.

Conformément au Règlement “eIDAS” n°910/2014 du 23 juillet 2014 et en application de l’article 1366 du Code Civil, la valeur juridique d’un document électronique est assurée par ce processus de signature électronique.

Ce processus permet d’identifier l’origine du document, son auteur et d’en assurer l’intégrité.

Un horodatage électronique

L’horodatage est là pour éviter toute modification ultérieure du bulletin de paie numérique.

Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin.

Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité.

Un espace sécurisé de conservation

Les bulletins de paie doivent être conservés dans un espace d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013 (AFNOR).

Pour résumer, cet espace doit garantir l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des documents qu’il contient.

Conclusion sur les précautions à prendre pour réussir votre projet de dématérialisation de la paie

Votre projet de dématérialisation de la paie est une étape clé dans la transformation digitale de votre entreprise.

Plus que tout autre projet de transformation, la dématérialisation de la paie implique une démarche globale impliquant la DRH et les services paie, mais aussi chacun de vos collaborateurs.

Évidemment, le choix de votre fournisseur de solutions est primordial pour le succès de votre projet. Ce dernier ou un de ses partenaires doit pouvoir vous accompagner à chaque étape de votre projet qui exige prudence, rigueur et disponibilité.

Il est aussi souhaitable que votre partenaire puisse s’impliquer pour présenter le projet à vos collaborateurs et ainsi lever au plus tôt certains freins.

En suivant ces étapes et avec l’appui d’un prestataire extérieur, il est facile de fédérer l’ensemble de vos collaborateurs autour de votre projet de dématérialisation.

Le système de paie français est plus complexe que celui de nos voisins européens.

Depuis la loi “travail”, la gestion de la paie digitalisée vous affranchit de ces différentes complexités, tout en réduisant le risque d’erreurs et en augmentant la satisfaction des collaborateurs.

Au-delà des avantages évoqués précédemment, le passage au bulletin de paie dématérialisé, permet à l’entreprise de renforcer la qualité de la communication avec les équipes.

L’entreprise profite de l’envoi du bulletin de paie pour assurer une communication générale en renforçant la systématisation de l’information et l’engagement des collaborateurs.

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