L’obligation réglementaire liée à la dématérialisation fiscale s’applique dès le 1er juillet 2024 pour l’ensemble des assujettis concernant la réception de factures et dès le 1er janvier 2025 pour l’émission de factures pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI).
Cette réforme n’est pas immédiatement obligatoire. Cependant, de nombreux avantages sont à prendre en compte pour considérer une adoption anticipée.
Le passage à la facture électronique est une opportunité de réduire significativement les coûts directs et indirects de votre entreprise. Plus encore, c’est un processus d’automatisation qui réduit significativement litiges et erreurs tout en accélérant les délais de traitement et de paiement.
Le gain de productivité attendu et observé fait gagner un temps précieux aux équipes financières. Et elles peuvent consacrer ce temps à un pilotage plus fin aux autres activités. Par ailleurs, en anticipant l’obligation de dématérialisation, vous préparez d’ores et déjà votre entreprise aux changements significatifs d’organisation à venir.
Examinons les 10 principaux avantages de la dématérialisation de vos factures.
1. Réduire les coûts directs
En dématérialisant vos factures client, vous contribuez à réduire immédiatement vos coûts directs.
Selon le cabinet Arthur D Little, le coût de traitement d’une facture traditionnelle varie entre 13,8 et 20 €.
La facture électronique supprime tout besoin d’impression, d’envoi postal, d’archivage physique.
Selon un rapport KPMG, passer à la facture dématérialisée permet une économie de 3,24 € par facture envoyée et 5,77 € par facture reçue.
a. Préparation / facturation / comptabilisation
Pour une entreprise, l’adoption de la facturation électronique est l’assurance de voir se réduire les coûts administratifs de traitement liés à réalisation et à l’émission des factures au format papier.
b. La facture électronique élimine les coûts d’impression, de matières premières et de stockage
Même si l’envoi par la Poste est de moins en moins fréquent, le timbre à lui seul coûte entre 1,14 € et 1,43 €. Une ETI traite plusieurs centaines de factures par mois. Ce sont donc des milliers de factures par an que vous devez trier, classer, ranger et stocker dans des armoires. L’archivage électronique est moins coûteux et plus opérationnellement efficace que l’archivage physique.
2. Réduire les coûts indirects
De la saisie à l’archivage, de l’envoi au paiement, chaque facture sortante suit un chemin long et complexe faisant intervenir de multiples collaborateurs.
a. Dématérialiser les factures est un gain de temps
Le processus de facturation est particulièrement consommateur de ressources matérielles, mais aussi humaines. La fluidification et l’automatisation du processus génèrent une précieuse économie de temps.
b. Ressources humaines
La dématérialisation de vos factures libère du temps aux équipes financières et comptables. Et ce temps peut être consacré aux vrais enjeux de l’entreprise.
3. Diminue le nombre d’erreurs et de litiges
a. La dématérialisation des factures réduit le nombre d’erreurs
Les erreurs de saisie sont fréquentes dans les traitements non ou peu automatisés. Elles engendrent de nombreux allers/retours pour identifier la source des erreurs et les corriger.
Si la saisie des factures dans le logiciel comptable n’est pas ou peu automatisée, ces erreurs peuvent être handicapantes pour l’entreprise. Elles viennent fausser les écritures et nécessitent la réalisation d’un nouveau rapprochement bancaire.
Le rapprochement bancaire (ou réconciliation bancaire) est une opération comptable qui consiste à comparer les relevés bancaires aux enregistrements comptables. Il s’agit de faire coïncider une facture avec une dépense enregistrée dans le compte “banque”. Si votre entreprise détient plusieurs comptes bancaires, la difficulté de la recherche d’erreurs et de leur résolution n’en sont que plus complexes.
Par ailleurs, entre l’envoi, l’ouverture, le traitement et l’archivage, il n’est pas rare que les documents ou fichiers se perdent. Non seulement ces pertes compliquent la tâche des services comptables, mais elles peuvent aussi coûter cher en cas de contrôle fiscal.
b. Litiges
Les litiges et contestations de factures font partie de la vie de l’entreprise. C’est un problème particulièrement présent dans le cas des factures papier.
Dans le cas d’un litige ou d’une contestation de facture, vous devez tout d’abord reconstruire l’historique des échanges. Puis regrouper tous les documents nécessaires à la résolution du différend. Cette recherche fait perdre un temps considérable.
Avec la facture électronique, les erreurs et litiges sont beaucoup plus facilement identifiés et traités. En effet, tous les documents sont rassemblés dans votre espace partagé en ligne, vous retrouvez ce dont vous avez besoin en quelques secondes.
4. Optimiser votre trésorerie avec la dématérialisation des factures sortantes
a. Optimiser votre cash-flow
La mise en place de modes de paiement innovants permet une meilleure anticipation et un plus grand contrôle de votre cash-flow.
Avec un outil de facturation électronique, allié à un ERP Finance, vous disposez de facto d’un tableau de bord efficace.
En outre, pouvoir suivre sur le portail de facturation Chorus Pro, l’état de traitement des factures émises vers les entités publiques procure une grande visibilité. Vous pouvez voir en quelques clics si vos factures ont été enregistrées, si elles sont en cours de traitement ou si elles ont été réglées.
b. Améliorer les délais de paiement
Pour votre entreprise, il est essentiel d’être payé en temps et en heure afin de préserver votre trésorerie.
Mais la réalité est souvent très différente :
Il faut en moyenne 46 jours à une entreprise pour obtenir le règlement de ses factures (source BFM Business).
Le retard moyen de paiement est de 13 jours pour les ETI (source Le Journal du Recouvrement).
Selon l’ANCR, le coût des retards de paiement représente 2,5 % du chiffre d’affaires réalisé par les entreprises en BtoB et 6,1 % en B2C.
25 % des faillites en France sont liées à un problème de trésorerie (source Les Echos).
Le risque de difficultés financières est donc bien réel pour les entreprises.
L’automatisation des processus de facturation permet :
- Une meilleure fluidité dans les échanges.
- L’amélioration des délais de paiement.
5. Garantir la traçabilité et la transparence
a. Avec la facture électronique, la traçabilité est assurée
La dématérialisation fiscale élimine le risque de perte de vos factures.
Grâce à la signature électronique, vous savez, en temps réel, qui est l’émetteur de la facture, à quel moment elle a été émise et pour quel destinataire. Pour votre client, c’est la possibilité d’avoir accès à ses factures, à tout moment, par e-mail ou grâce à un espace personnel sécurisé.
En conséquence, la facture électronique favorise le suivi des transactions avec notamment le caractère certain de la réception de la facture par vos clients.
En disposant d’un outil de facturation électronique, tout est automatisé, de la création du devis jusqu’à la validation du paiement. Le renforcement de la traçabilité des factures est la garantie d’une comptabilité plus sereine et transparente. Cette automatisation s’applique de la même façon pour la réception et le traitement des factures de vos fournisseurs.
b. Portail de facturation
Avec la dématérialisation fiscale, le suivi et le contrôle des paiements sont centralisés et automatisés. Vous disposez en temps réel de la situation de vos factures. Le passage à la facture électronique et l’utilisation d’un ERP Finance compatible avec la plateforme Chorus Pro ou un portail de facturation privé, contribuent à mieux maîtriser le pilotage de votre entreprise.
6. Améliorer l’image de votre entreprise
a. Auprès de vos clients et de vos fournisseurs
L’utilisation de la facturation électronique contribue à renforcer la relation client. Elle permet de construire à long terme des relations solides et plus sereines avec vos clients et vos fournisseurs, en accélérant significativement le processus de validation et de formalisation des accords.
Par ailleurs, c’est un outil puissant d’amélioration de la compétitivité. En simplifiant votre organisation interne, vous offrez un meilleur service à vos clients.
Transparence, suivi en temps réel, corrections et échanges rapides, traçabilité des interventions sur le document… toutes ces fonctionnalités améliorent votre service support. Elles permettent par ailleurs de construire l’image d’une entreprise dynamique et innovante qui s’inscrit dans une volonté de transparence.
b. Auprès de vos équipes
Cette image positive renforce également la réactivité de vos équipes. Ainsi, vous améliorez l’image de marque de votre entreprise tant auprès de vos clients et fournisseurs que de vos équipes.
7. Faciliter les nouvelles organisations du travail
a. Organiser la mobilité du travail
En permettant à vos collaborateurs d’accéder aux documents où qu’ils se trouvent et quel que soit le moment, vous simplifiez le travail en mobilité et permettez à chacun d’être plus productif.
Qu’il s’agisse de vos factures clients ou de vos factures fournisseurs, vous permettez à votre équipe finance et comptabilité d’accroître leur productivité, tout en disposant d’une plus grande liberté d’organisation. Cette organisation contribue par ailleurs directement à une plus grande qualité de vie au travail et à la satisfaction de vos équipes.
b. Assurer la continuité de l’activité
La situation d’urgence générée par la pandémie a clairement démontré la résilience des entreprises qui avaient déjà anticipé la transition numérique de leurs organisations. La facturation électronique en est un aspect clé.
8. Construire la transition écoresponsable
a. Réduire l’impact écologique avec les factures dématérialisées
L’émission et l’envoi d’une facture au format papier créent plus de gaz à effet de serre que son équivalent numérique. Selon Capeos, la facture électronique réduit les émissions de gaz à effet de serre de 36 %.
En n’imprimant plus vos factures au format papier, vous optimisez ainsi l’impact écologique de votre entreprise et engagez vos collaborateurs dans une démarche écoresponsable. En outre, la dématérialisation de vos factures réduit votre consommation de papier de 8 % à 39 %.
b. Contribuer à la politique de RSE
L’impact écologique du passage à la facturation électronique ne peut être sous-estimé dans un contexte où la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) prend une place de plus en plus importante dans l’entreprise.
9. Anticiper et sécuriser l’obligation légale de la dématérialisation fiscale
a. Anticiper le projet de migration et les nouveaux processus
Les entreprises ont déjà l’obligation de transmettre les factures par voie électronique pour toutes leurs activités avec l’État et les collectivités publiques (BtoG).
La loi de finances pour 2020 généralise l’obligation de facturation électronique pour tous les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France.
Si vous avez déjà adapté votre organisation pour travailler avec vos clients du secteur public, pourquoi ne pas en profiter pour généraliser la facture dématérialisée à l’ensemble de vos clients.
Si vous n’avez aucune activité avec le secteur public, c’est également l’opportunité d’anticiper la future législation. Vous vous donnerez ainsi le temps de mettre en place des nouveaux processus et de tester l’intégration de votre solution de dématérialisation avec vos outils de gestion financière existants.
b. Sécuriser l’obligation fiscale
Cette réforme s’inscrit dans le cadre de l’accompagnement fiscal des entreprises et de la nouvelle relation de confiance souhaitée entre entreprise et administration fiscale.
Avec ces données informatisées, vos démarches administratives et fiscales vont être considérablement simplifiées. Votre déclaration de TVA pré-renseignée contribue à éviter des erreurs et à anticiper de possibles questions ultérieures de l’administration fiscale.
10. Se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée
a. Gagner en productivité et en fiabilité
L’automatisation des processus en réduit de façon significative les erreurs de traitement. Un processus fluide est le gage d’une meilleure productivité globale.
b. Se concentrer sur la valeur ajoutée
Le temps gagné sur les activités administratives chronophages va permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’impact est directement positif pour l’entreprise, mais aussi pour la motivation de vos collaborateurs, dont la recherche de sens au travail devient un enjeu majeur.
Conclusion sur les bénéfices de la dématérialisation de vos factures
La dématérialisation fiscale entrante et sortante devient obligatoire entre 2024 et 2026 selon la taille de votre entreprise. Pour une ETI, la date est fixée au 1er juillet 2024 pour la démat entrante et au 1er janvier 2025 pour la démat sortante.
De la réduction des coûts directs et indirects à l’optimisation du temps des équipes, le passage à la dématérialisation des factures contribue de manière structurante aux gains de productivité pour votre entreprise.
Par ailleurs, l’utilisation de la facture électronique conforte directement le succès de votre transition numérique.
En pratique, la dématérialisation des factures est un projet avec peu de risques, en respectant quelques étapes clés.
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