Retos y oportunidades en la elaboración de los presupuestos

El presupuesto y su elaboración ha sido y continúa siendo una pieza clave en la estrategia empresarial. No solamente para constatar la solidez y viabilidad del plan financiero, sino para la consecución de todos sus demás objetivos. No obstante y de manera paradójica, las voces críticas que cuestionan su utilidad e incluso se plantean eliminarlo de sus dinámicas de trabajo aumentan cada día. ¿Por qué? Antes de responder a esto quizás habría que ver con detenimiento qué funciones se le atribuyen y cuál es la realidad a la que esas funciones se enfrentan cada día.

Principales funciones del presupuesto en las organizaciones

Una de las más destacadas es la relativa a la gestión del equilibrio financiero, para la cual el presupuesto es un forecasting, es decir, una previsión financiera realizada con una asignación de recursos limitados. Por otro lado, un presupuesto refleja los objetivos que deben alcanzar los empleados de la organización. Refleja los objetivos estratégicos que deben alcanzarse a corto y medio plazo, y los medios que tiene a su disposición la empresa para alcanzarlos.

De manera complementaria, el presupuesto permite gestionar el desempeño de dos maneras. Cualitativamente, a través de la negociación de presupuestos y de los planes de acción a emprender; y cuantitativamente, a través del objetivo presupuestario a alcanzar. El control del presupuesto es una referencia para evaluar el desempeño alcanzado. También, cuando se integra el componente participativo, se observa que la motivación de los gestores está reforzada y que los empleados aceptan mejor los objetivos, ya que no han sido impuestos; se sienten valorados en la empresa y en sus papeles. Por su aspecto conformador, el presupuesto permite reducir la incertidumbre interna. De hecho, la evaluación de la situación y de los objetivos puede tranquilizar.

Algunos problemas de la elaboración tradicional de presupuestos

 Entonces, dada la utilidad del presupuesto como herramienta estratégica, ¿por qué se alzan voces críticas en su contra? Por un lado está la escasa fiabilidad. Un presupuesto no es más que una estimación y, como tal, puede carecer de fiabilidad por deberse al comportamiento de los individuos que lo elaboran, a la incertidumbre del entorno o a las extrapolaciones de situaciones conocidas.

El presupuesto también adolece de límites del ajuste organizativo, debidos a la manipulación de cifras por parte de ciertas personas para mostrar una aparente alineación con el presupuesto establecido, decisiones tomadas a corto plazo para asegurar su logro a expensas de los objetivos estratégicos a medio plazo. Además, suele ser una fuente de conflictos entre departamentos, lo que perjudica a la cohesión dentro de la empresa.

Los presupuestos se basan en datos contables: están orientados hacia los resultados y no hacia los procesos, apenas reflejan el desempeño en su conjunto, no incluyen las variables no cuantitativas relacionadas con el desempeño. En este sentido, no tienen una visión suficientemente operativa.

Entonces ¿me olvido de la elaboración de los presupuestos?

Por supuesto que no. Los beneficios y funciones estratégicas de las que hemos hablado relacionadas con los presupuestos siguen existiendo. Lo que quizás debas plantearte es un enfoque diferente a la hora de aproximarte a su elaboración, ya que el Excel adolece de muchas carencias que podrían restar potencial a tus presupuestos como herramienta estratégica.

La nueva realidad de los mercados y la mayor importancia de los procesos y los factores no numéricos de un presupuesto te dirigen hacia la aplicación de inteligencia financiera y la utilización de software de gestión empresarial específico. No solamente se reducirán los errores, también podrás reflejar situaciones reales en tiempo real, adaptarte a los cambios y contemplar el análisis de factores cualitativos que podrán hacerte llegar al siguiente nivel. Y contigo a tu organización o empresa.

Te invitamos a leer esta Guía práctica donde tendrás información más detallada sobre el

“PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: Retos y buenas prácticas”

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