Reconfiguración de presupuestos y forecasting

La planificación, elaboración de presupuestos y forecasting se integran con el reporting y análisis de rentabilidad en el marco del control de gestión del negocio.

Con esta visión holística podríamos decir que las herramientas citadas responden a tres cuestiones estratégicas:

• El reporting y análisis de rentabilidad sirven para saber en qué situación estamos.
• La gestión de presupuestos y forecasting responden a cómo queremos y pensamos estar al cierre del año.
• Finalmente, la planificación financiera da respuesta a cómo afecta la situación actual a la estrategia empresarial.

Es importante asegurar la integración de estas herramientas de control para alinear los objetivos estratégicos de la compañía con las previsiones financieras y operativas, e informar de los resultados respecto a dichos objetivos. De no ser así, es fácil que las conclusiones que se formulen sean parciales o que los resultados sean incoherentes.

Necesidad de preparar presupuestos ante los cambios sufridos en el entorno

En estos momentos de crisis en las finanzas empresariales y de problemas de liquidez es esencial controlar la Tesorería. Para ello, el Director Financiero y el Responsable de Presupuestos deben conseguir visibilidad de la posición de tesorería. Y cuantificar las necesidades de liquidez a corto plazo para cada sede o línea de negocio. Dicho esto, se debe considerar un rolling forecast de flujo de caja de tres meses, como recomiendan algunas consultoras.

Además, el importante cambio que ha sufrido el entorno ha dejado obsoletos los planes y presupuestos realizados hace meses, establecidos bajo unas hipótesis completamente diferentes. Se hace necesaria también una actualización sistemática o rolling forecast de los presupuestos de ingresos y gastos.

Esos presupuestos previos deberán alinearse con el modelo operativo del negocio y los objetivos estratégicos reformulados para la situación actual hasta fin de año. Este forecasting actualizado, generalmente mensual, tendrá un triple propósito:

1. Funcionar como un “objetivo” para la producción, ventas, beneficios… de modo que se pueda tener una visión actualizada del desempeño en comparación con lo que queremos que suceda.
2. Proporcionar una previsión, es decir, información sobre lo que creemos que sucederá. Por ejemplo, de los flujos de efectivo y la capacidad financiera esperados para un periodo determinado.
3. Permitir una asignación eficiente de recursos para OPEX y para CAPEX. Es decir, lo que se necesita para que suceda lo previsto. También, para que se pueda hacer una reasignación de recursos rápida si las nuevas previsiones se desvían de los objetivos.

Ventajas del rolling forecast frente a los presupuestos

En la publicación “Planificación, Elaboración de Presupuestos y Forecasting” de la Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) y KPMG, el 46% de los profesionales encuestados a nivel global afirman que el presupuesto anual persigue un resultado “políticamente correcto” no alineado con una perspectiva más real del negocio.

El presupuesto anual pierde peso frente al rolling forecast, pues este proceso permite alinear la planificación estratégica y la operativa. Lo cual, facilita la toma inmediata de decisiones para que la empresa se pueda adaptar a la situación actual y afrontar el final del año, de modo que salga reforzada de las crisis.

En la situación actual, además de realizar los forecasts mensuales, conviene tomar el pulso al negocio más a corto plazo. Por ejemplo, semanalmente, haciendo un seguimiento de KPIs de negocio y de Tesorería y evaluando su impacto sobre el negocio. Las monitorizaciones de los KPIs servirán de base al siguiente forecast y reporting mensual que se realice.

El rolling forecast permite que el Director Financiero y el Responsable de Presupuestos extiendan una mentalidad de responsabilidad sobre los costes. Además de hacer que los recursos estén disponibles según sea necesario, no en función de asignaciones del presupuesto anual a gran nivel de detalle. De este modo, la atención de los controles financieros en la primera y segunda línea de defensa se centra en lo que está sucediendo en el entorno y en el futuro. Evitando así enfocarse en el pasado, es decir, en un presupuesto realizado en un momento dado.

El apoyo de las soluciones digitales para la planificación, presupuestación y forecasting

El rolling forecast sienta las bases de la planificación operativa y permite incluso planificar a largo plazo. En efecto, si el Director Financiero realiza el forecast para un periodo que va más allá del ejercicio, con base en los datos actualizados de ventas, OPEX, CAPEX, préstamos, etc. y realiza simulaciones en varios escenarios, está haciendo un ejercicio real de planificación. Con este ejercicio puedes reflexionar sobre la situación de la compañía con vista a asegurar la continuidad del negocio.

Para lograr que este proceso integrado de planificación, presupuestación y forecasting sea realmente ágil y eficiente, el Director Financiero y Responsable de Presupuestos necesitan el apoyo de una solución como nuestro software CPM.

El software de gestión de finanzas de Talentia ayuda a automatizar y acelerar la elaboración colaborativa del presupuesto. También permite recopilar e integrar las previsiones y presupuestos de diversas sedes, analizar datos en tiempo real y monitorizar KPIs. Así mismo, realizar y guardar simulaciones que permitan definir, incluso, planes estratégicos a tres-cinco años.

Con las soluciones SaaS de Talentia, la planificación y las previsiones dejan de ser procesos rígidos, tediosos y políticos. Estos procesos se vuelven ejercicios eficientes, leves e imparciales. Y permiten a la Dirección tener una visión global de la estrategia.

En definitiva, se facilita el análisis eficaz y detallado del rendimiento, especialmente importante en el momento actual de crisis. Fomenta una cultura de gestión financiera disciplinada que aporta una auténtica ventaja competitiva que impulsa el rendimiento sostenible.