Proceso de Onboarding: cómo mejorar la acogida del empleado y agilizar su incorporación

La gestión del proceso de onboarding es clave para que toda empresa optimice la eficiencia en la captación de nuevos talentos. Con cada nuevo empleado, las organizaciones intentan reducir el tiempo de incorporación a un puesto y lograr una mayor eficiencia.

Además, este proceso es una buena vía para descubrir rápidamente si el candidato seleccionado es 100% adecuado para el puesto.

Algunos datos sobre el proceso de onboarding

Un estudio realizado por el Human Capital Institute revela que el 58% de las actividades de onboarding se centran principalmente en los procedimientos y las tareas administrativas más que en el nuevo empleado.

Una encuesta de Gallup también ha señalado que el 88% de las personas entrevistadas no están satisfechas con sus experiencias de incorporación a un nuevo puesto de trabajo. No es una gran sorpresa: en muchas empresas, los departamentos de RRHH siguen utilizando enfoques antiguos para llevar a cabo el proceso de onboarding.

¿Qué ocurre cuando llevamos a cabo el proceso de onboarding de forma manual?

Cuando el proceso de onboarding no está digitalizado:

• Muy pocas tareas están automatizadas.
• El proceso se realiza mediante un formato en papel.
• La formación impartida al nuevo empleado requiere mucho tiempo.
• Además, la organización se complica con la llegada del trabajo en remoto.
• No se puede hacer un seguimiento de las comunicaciones con otros departamentos.
• No hay una planificación clara, ya que la formación no ha sido definida previamente, y cada empleado seguirá un enfoque diferente en función del mentor que tenga.
• RRHH no puede supervisar el proceso y la retroalimentación. 

Podemos comparar el onboarding del empleado con una visita a una galería de arte. Se puede guiar mediante herramientas de apoyo (folletos, audioguías, etc.) o con la ayuda de un guía experto. Del mismo modo, un nuevo empleado podría ser acompañado mediante actividades planificadas para garantizar una experiencia satisfactoria y atractiva.
Así es como funciona la solución Talentia HCM. 

Los beneficios de Talentia HCM en el proceso de onboarding

Talentia HCM ayuda a las empresas a ofrecer al nuevo empleado la mejor primera impresión y experiencia de bienvenida.

La plataforma Talentia HCM tiene muchas funcionalidades para optimizar la experiencia de la incorporación.

El primer paso es la planificación: se pueden definir diferentes programas de onboarding y asociar a las personas al programa más adecuado, según el puesto que vayan a desempeñar. De este modo, Talentia HCM responde a la necesidad de personalizar la experiencia del usuario para cada nueva contratación.

He aquí una lista de elementos configurables disponibles con Talentia HCM:

• Equipos y roles específicos.
• Períodos de validación
• Página de inicio personalizada para el self-service.
• Checklists. 

El departamento de RRHH puede inscribir fácilmente a los nuevos colaboradores en programas de onboarding adaptados. Además, es posible realizar una inscripción en masa, definiendo una serie de filtros o criterios.

Interacciones y feedback

Durante el proceso de onboarding, el nuevo empleado entra en contacto con el nuevo entorno de trabajo y los equipos.

A través de la plataforma HCM, los compañeros pueden interactuar, escribir mensajes de bienvenida y dar feedback sobre el trabajo. Esta funcionalidad de retroalimentación continua tiene una UX similar a la que tienen las redes sociales más comunes. Por lo tanto, es fácil de usar y aumenta el compromiso y el sentido de pertenencia al equipo.

El último paso en el viaje del nuevo empleado es la encuesta de retroalimentación del proceso de incorporación. Este feedback es una información valiosa para el equipo de RRHH. Así, se puede mejorar continuamente para satisfacer las necesidades de los empleados y los objetivos de la empresa.

Onboarding: un proceso clave de RRHH para alinear a los empleados con la estrategia y las expectativas de la empresa

El proceso de onboarding digitalizado permite alinear rápidamente a los empleados con la estrategia y los objetivos de la empresa.

Un proceso de onboarding optimizado mejora la acogida de nuevos talentos y acelera la incorporación a un puesto de trabajo con éxito.

Si gestionamos bien el onboarding, facilitaremos la alineación del nuevo empleado con la cultura de la empresa.