Digitalización y desmaterialización financiera: adiós al papel

July 13, 2021

desmaterialización financiera

En los últimos años, y especialmente desde la pandemia, el Departamento Financiero se enfoca en acciones de alto valor añadido. Hoy gracias a tecnologías de digitalización y desmaterialización  financiera, que permiten eliminar el papel, el Departamento puede tener una visión estratégica de la situación de la compañía y centrarse en identificar riesgos potenciales y apoyar oportunidades de crecimiento.  

Desarrollo de la desmaterialización financiera y automatización de procesos

Hoy el desarrollo de la tecnología financiera permite: 

  • La desmaterialización financiera en multitud de procesos: contabilidad, consolidación, planificación, presupuestación, forecasting y reporting. 
  • Digitalizar las transacciones y en concreto, cobros/pagos. 
  • Automatizar flujos y procesos documentales como la facturación de clientes y proveedores. 
  • Automatizar la gestión del IVA. Asimismo, presentar electrónicamente este y otros impuestos. 

El objetivo de la digitalización de los procesos y transacciones se refleja en diversas normativas globales. Así, en la UE: 

  • La Directiva 2014/55/UE exigió a los países miembros, aceptar facturas electrónicas en los procesos de contratación pública. También, utilizar un estándar común europeo que garantizara la interoperabilidad.  
  • El Reglamento Nº 910/2014 de la UE, conocido como eIDAS, reguló la seguridad de las transacciones electrónicas: firma y sello electrónicos, sello de tiempo, servicios de entrega electrónica y autenticación de sitios web. 

Normativas de algunos países europeos

Italia, España, Francia y Portugal ya exigen el uso obligatorio de la e-factura en las operaciones comerciales B2G (Business To Government). Además, Italia lo ha ampliado a las relaciones B2B (Business to Business) y B2C (Business to Consumer) y España, a las relaciones entre subcontratistas y contratistas principales de la Administración Pública para facturas superiores a 5.000 €, además de fomentar la facturación B2B mediante la plataforma FACeB2B. 

En Portugal, el Decreto-Lei n.º 28/2019 obligará desde julio a emitir facturas desde un software de facturación electrónico a empresas con volúmenes de ventas superiores a 100.000 €. 

En Francia, la Dirección General de Finanzas Públicas (DGFIP) proyecta la obligatoriedad de la facturación electrónica de empresas B2B entre 2023 y 2025 y la transmisión electrónica de datos a la autoridad fiscal, en cumplimiento del art.153 de la Loi de finances 2020 en matière de dématérialisation des factures”. La combinación de la e-factura y del e-reporting permitirá la verificación cruzada entre compras y ventas para evitar el fraude fiscal, así como completar las declaraciones de IVA.  

Así, la generalización de la e-factura en estos y otros países europeos, ha permitido avanzar también en procedimientos de cumplimiento fiscal electrónico como la declaración del IVA. 

Ventajas de eliminar el papel en el Departamento Financiero

La digitalización beneficia al departamento porque: 

  • Permite evitar fraudes, simplificar el cumplimiento fiscal y reducir tiempos de devolución del IVA. 
  • Mejora la colaboración de las personas involucradas en los procesos financieros y su productividad. 
  • Simplifica, agiliza y añade visibilidad y calidad a dichos procesos. 
  • Mejora la fiabilidad e integridad de la información económico-financiera. 

De este modo, mejora la capacidad interna de análisis de datos en tiempo real de los KPIs de negocio y la agilidad para tomar decisiones no solo financieras, sino para reducir costes, remodelar la oferta de productos/servicios, mejorar la eficiencia de los procesos, etc.

Además, se facilita proyectar los estados financieros en base a simulaciones en diferentes escenarios, evaluar el impacto en resultados y adelantarse con acciones de mejora.