Digitalización de documentos financieros: ¡Di adiós al papel!

En los últimos años, el Departamento Financiero se ha enfocado en acciones de alto valor añadido. Hoy, gracias a tecnologías de digitalización de documentos financieros de una empresa, también conocido como desmaterialización de documentos financieros, se puede eliminar el papel. Esto hace que el Departamento Financiero pueda tener una visión completa de la situación de la compañía. Así es posible centrarse en identificar riesgos potenciales y apoyar oportunidades de crecimiento.

Desarrollo de la digitalización de documentos financieros y automatización de procesos

Hoy el desarrollo de la tecnología financiera permite: 

• La desmaterialización de documentos financieros en multitud de procesos: contabilidad, consolidación, planificación, presupuestación, forecasting y reporting. 
• Digitalizar las transacciones y en concreto, cobros/pagos. 
• Automatizar flujos y procesos documentales como la facturación de clientes y proveedores. 
• Automatizar la gestión del IVA. Asimismo, presentar electrónicamente este y otros impuestos. 

El objetivo de la digitalización de los documentos financieros, los procesos y transacciones se refleja en diversas normativas globales. Así, en la UE:

• La Directiva 2014/55/UE exigió a los países miembros, aceptar facturas electrónicas en los procesos de contratación pública. También, utilizar un estándar común europeo que garantizara la interoperabilidad.  
• El Reglamento Nº 910/2014 de la UE, conocido como eIDAS. Esto reguló la seguridad de las transacciones electrónicas: firma y sello electrónicos, sello de tiempo, servicios de entrega electrónica y autenticación de sitios web. 

Normativas para digitalizar documentos financieros de algunos países europeos

La generalización de la e-factura en gran parte de los países europeos ha permitido avanzar en la digitalización de documentos financieros y procedimientos de cumplimiento fiscal electrónico.

• Italia, España, Francia y Portugal ya exigen el uso obligatorio de la e-factura en las operaciones comerciales B2G (Business To Government). Además, Italia lo ha ampliado a las relaciones B2B (Business to Business) y B2C (Business to Consumer).
• Por otro lado, España también lo ha extendido a las relaciones entre subcontratistas y contratistas principales de la Administración Pública para facturas superiores a 5.000 €, además de fomentar la facturación B2B mediante la plataforma FACeB2B.
• En Portugal, el Decreto-Lei n.º 28/2019 obliga desde julio 2022 a emitir facturas desde un software de facturación electrónica a empresas con volúmenes de ventas superiores a 100.000 €.
• En Francia, la Dirección General de Finanzas Públicas (DGFIP) proyecta la obligatoriedad de la facturación electrónica de empresas B2B entre 2023 y 2025 y la transmisión electrónica de datos a la autoridad fiscal, en cumplimiento del art.153 de la Loi de finances 2020 en “matière de dématérialisation des factures” (en castellano, Ley de Finanzas 2020 en “materia de desmaterialización de facturas”). La combinación de la e-factura y del e-reporting permitirá la verificación cruzada entre compras y ventas. De esta forma, se consigue evitar el fraude fiscal, así como completar las declaraciones de IVA.

Ventajas de la digitalización de documentos financieros

Eliminar el papel a través de la desmaterialización de documentos financieros beneficia al departamento financiero porque:

• Permite evitar fraudes, simplificar el cumplimiento fiscal y reducir tiempos de devolución del IVA. 
• Mejora la colaboración de los equipos financieros y su productividad. 
• Simplifica, agiliza y añade visibilidad y calidad a dichos procesos. 
• Mejora la fiabilidad e integridad de la información económico-financiera. 

De este modo, se facilita proyectar los estados financieros en base a simulaciones en diferentes escenarios. Así se evalúa el impacto y es posible adelantarse con acciones de mejora. Y a través de la implementación de un software de consolidación intuitivo y colaborativo podrás disponer de una preconfiguración completa para aplicar las normas de consolidación locales e internacionales.

Además, la digitalización de documentos del Departamentos de Finanzas mejora la capacidad interna de análisis de datos en tiempo real de los KPIs de negocio y la agilidad para tomar decisiones no solo financieras, sino para reducir costes, remodelar la oferta de productos/servicios, mejorar la eficiencia de los procesos, etc.

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