Optimiza la gestión de cobros e impagos con nuestro software contable

Uno de los efectos colaterales ocasionados por la situación económica actual sobre la gestión empresarial es la disminución del importe de ventas. Esto se debe a la caída disruptiva de la demanda y a una mayor incertidumbre en los mercados. En este contexto, ha crecido la preocupación de las empresas por los posibles impagos. La situación reclama incrementar el control financiero sobre las Cuentas a Cobrar, pues han pasado a ser cuentas contables críticas. ¡Sigue leyendo para una mejor gestión de cobros e impagos! 

¿Por qué se necesita una mejor gestión de cobros e impagos?

A causa de la situación económica actual, los clientes están perdiendo poder adquisitivo y, como consecuencia, crece la inestabilidad financiera de algunas empresas de menor tamaño. Las más afectadas son las pertenecientes al sector energético, de transportes o agroalimentario. Según un informe elaborado por Crédito y Caución e Iberinform, en el 2022 el 22% de las empresas españolas sufrieron impagos significativos.

Por ello, los departamentos financieros están haciendo verdaderos malabares para gestionar eficientemente el efectivo y la liquidez. Una buena gestión le dará flexibilidad financiera a la empresa, permitiéndote disminuir la búsqueda de fondos externos y ofreciéndote un colchón de seguridad ante la incertidumbre.

Control financiero de las Cuentas a Cobrar según el Modelo de las Tres Líneas de Defensa

El Modelo de las Tres Líneas de Defensa del Instituto de Auditores internos (IIA) facilita una gestión proactiva, no solo reactiva, del riesgo. Busca la protección de los activos de la empresa, impulsa la creación de valor y fomenta la colaboración entre los departamentos. 

• Primera línea de defensa del control interno a nivel operativo. Se centra en la optimización de la gestión de los flujos de ingresos y gastos para reactivar la cuenta de resultados. Gestionar el cash flow generado por esos ingresos y gastos es el alma de toda empresa. Para esa optimización del cash flow es vital la eficiencia en la gestión de las Cuentas a Cobrar (y a pagar). En esta labor son protagonistas el director financiero, el Accounting Director y el director de consolidación.
• Segunda línea de defensa. Se enmarca el control financiero y el cumplimiento de políticas de crédito y cobro y estándares de la administración de dichas cuentas contables. Se centra en la gestión de riesgos y compliance y actúa sobre la primera línea de defensa. Esta segunda línea de defensa es función del director de control de gestión.
• Tercera línea de defensa. Se realiza una supervisión objetiva sobre las dos primeras líneas. Esta función es realizada por el auditor interno y apoya la preparación de la auditoría externa. Permite remitir información al Consejo y a los socios, a la vez que asegura que las políticas de Buen Gobierno y Responsabilidad Social Corporativa se cumplen.

Beneficios de la gestión de cobros e impagos

La gestión de los cobros e impagos permite determinar:

• El grado de eficiencia.
• La calidad crediticia de las Cuentas a Cobrar de acuerdo con las valoraciones de la empresa o del Grupo.
• El nivel de riesgo asumido por la empresa por la concesión de los créditos.
• El grado de concentración de riesgo de crédito con terceros, etc.

El objetivo es conocer en qué medida la composición de las Cuentas a Cobrar está contribuyendo a generar rentabilidad para el negocio o, por el contrario, la está debilitando. También, si la gestión de la cartera refleja un equilibrio adecuado entre rentabilidad y riesgo.

Gestionar proactivamente el control del riesgo, permite tomar decisiones sobre las políticas de crédito (no vender si no dispone de crédito a clientes) y de cobro (no cobrar en plazo). En definitiva, mejorar y automatizar los procesos para facilitar el cobro y asegurar la viabilidad del negocio.

Talentia Accounting Review, el software de control interno bajo el Modelo de las Tres Líneas de Defensa

Talentia Accounting Review es una solución que digitaliza el proceso de revisión contable basado en el Modelo de las Tres Líneas de Defensa. Permite la revisión colaborativa de todos los grupos de cuentas contables fundamentales para una compañía, entre ellos, las cuentas de clientes. Se pueden crear ciclos especializados en función de:

• Las necesidades de control internas de la empresa.
• Las políticas de Grupo.
• Sus modelos de negocio o industrias.

Nuestro software de revisión contable aporta total flexibilidad para que los usuarios creen y modifiquen los ciclos de revisión, idiomas, periodicidad, etc. También integra herramientas de office y hojas de cálculo. Además, permite la digitalización del proceso de revisión contable, generando un diálogo entre los integrantes del equipo de finanzas que participan en el mismo. Y, por supuesto, controlar determinados grupos de cuentas, (en este caso el de Cuentas a Cobrar o Clientes y Ventas) según su función, generando información adicional de soporte y generando una pista de auditoría para su trazabilidad posterior.

En los Programas de Trabajo se generan diversas preguntas de control que requieren la respuesta y aportación de documentación correspondiente, tras la verificación de las cuentas contables extraídas del propio software de contabilidad (desde sistemas heterogéneos u homogeneizados). Se generan notas resumen del proceso de verificación, o notas de revisión si se ha generado alguna duda, y es necesario entablar un diálogo digital con otro usuario de la plataforma.

Con Talentia todo quedará totalmente trazado, localizado y documentado

Se podrán descargar los dosieres o documentos que genera el software o, incluso, segmentar la información y extraerla en un archivo PDF u otro formato. Por ejemplo, compartir la información de clientes dudosos con el Departamento Comercial para que conozcan la situación actual y no continúen vendiendo a esos clientes.

Este es solo uno de los muchos procesos que se pueden activar digitalmente para controlar las cuentas contables críticas. Existen muchos otros, tales como: Fondos propios, Inmovilizado tangible, Inventario u Operaciones con socios o asociados. Estos procesos ofrecen la versatilidad y cobertura necesarias para cada sector y su correspondiente modelo de negocio, basándose en las circunstancias del momento. Para ello, el software Talentia Accounting Review está pensado para facilitar un control proactivo y agilizar y mejorar la toma de decisiones estratégicas tanto en el corto como en el largo plazo.