Consejos de contabilidad para agilizar el cobro de deudas

Uno de los más duros contrincantes para cualquier gestor, así como para cualquier departamento de contabilidad en una empresa, es la apropiada gestión contable de las deudas y su correspondiente proceso de cobro. Enfrentar un volumen alto de morosidad no sólo pone en peligro la sanidad contable, sino que puede comprometer seriamente la propia supervivencia de la organización. Contar con un software de contabilidad fiable y adaptable a distintas necesidades y situaciones puede reducir notablemente el impacto negativo de esta morosidad y agilizar el cobro de las deudas. Estos consejos pueden ayudarte a la hora de enfrentarte a las facturas impagadas.

Tratar la contabilidad de cada cliente de manera individualizada

Cada cliente o proveedor que entra en relación con nuestra organización tiene unas características bien definidas y pasa por distintos momentos, imposibles de tratar con un único «molde». En la mayor parte de las ocasiones, aplicar a todos los clientes que nos adeudan un pago con la misma política, puede resultar muy negativo.

Cada uno de ellos cuenta con un determinado historial, su relación con nuestra empresa es diferente y cada deuda puede decirse que es un mundo. Y como tal ha de afrontarse de manera totalmente individualizada.  No puede establecerse el mismo baremo para reclamar una deuda a una administración pública que a un cliente con un historial financiero sin incidentes. Definir respuestas y acciones de cobro separadas, teniendo en cuenta estos condicionantes puede resultar muy positivo.

Gestionar el histórico de deuda globalmente con software de contabilidad

Siendo cierto lo anterior, no debemos olvidar el volumen de deuda general. El trato individualizado no nos exime de la responsabilidad de saber en todo momento cómo es nuestro histórico de deuda. En este sentido, el software de gestión contable apropiado nos puede ofrecer un gran volumen de información tremendamente útil para este fin. Contar con todos estos datos en un mismo entorno nos permite adoptar una visión 360 grados de la situación. Y, al mismo tiempo, nos dota de mayor poder de negociación, a la hora de tramitar los diferentes cobros.

Monitorizar el estado de deuda y automatizar el cobro

Relacionada con la visión global está la monitorización de nuestra deuda. Es esencial conocer cuál es el estado de los adeudos en todo momento, qué plazos se están cumpliendo y cuáles se dilatan. También es importante saber en qué deudas podemos tener una mayor flexibilidad y qué cobros no pueden retrasarse para mantener una buena salud financiera de la empresa. Tenemos que tener claro cuál ha sido el «camino» completo que una determinada deuda ha realizado, desde el momento en que no se ha cumplido con el pago previsto hasta el momento actual.

En ese sentido, gracias a las herramientas de gestión inteligente apropiadas también es interesante definir procesos automatizados de cobro. En muchas ocasiones, dado el volumen de la empresa y la dimensión de su facturación, resulta imposible realizar los cobros de manera manual. Por tanto, contar con una herramienta de inteligencia artificial que realice el seguimiento de cada deuda y proceda a un cobro automatizado siempre es buena idea.

Coordinación de todo el equipo de contabilidad en una empresa

Una de los mejores consejos que pueden darse, en relación a la gestión de deuda — y la gestión contable, en general — es que todo el equipo de contabilidad en una empresa esté «en la misma página». Que cada elemento del grupo de trabajo sepa lo que se está haciendo, comparta el mismo espacio de trabajo, las mismas herramientas y sepa cuál es el estado de la situación en todo momento permite adoptar estrategias conjuntas y líneas de trabajo en equipo mucho más eficientes, sin redundancias, contra órdenes o errores no deseados.

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