Konsolidierung und Abschluss: die 5 besten Praktiken

Da sich die Arbeitswelt immer schneller entwickelt und sich die Krisen häufen, sehen sich die Finanzabteilungen mit einer immer grösseren und mehrdimensionalen Komplexität und der Notwendigkeit einer immer schnelleren Anpassung konfrontiert.

Bei der Konsolidierung und den Abschlussprozessen stehen die Finanzabteilungen vor vielen Herausforderungen, um ihre Ziele zu erreichen.  

Der CFO von heute bei der Konsolidierung und dem Abschlussprozess 

Laut der Aberdeen-Studie für Talentia sind die Probleme der Finanzabteilungen folgende:  

1. Verlässlichkeit der Informationen

• Ungenaue Daten. Tatsächlich sind 52 % der CFOs der Meinung, dass die von ihnen getroffenen Entscheidungen nicht auf zuverlässigen Informationen beruhen.
• Komplizierte und zeitaufwändige Prozesse

2. Ungleichgewicht zwischen der Finanzabteilung und dem Unternehmen

• Kluft zwischen der Finanzanalyse und den Geschäftsanforderungen
• Diskrepanz zwischen den Budgets und der Realität 

3. Herausforderungen bei Konsolidierung und Abschluss

• Genauigkeit der Informationen
• Verzögerungen beim Erhalt von Abschlussinformationen und nicht-finanziellen Populationen
• Daten aus zu vielen unverbundenen Systemen

Der Alltag von CFOs 

Finanzabteilungen sind oft mit vielen heterogenen Informationssystemen konfrontiert, um alle Prozesse zu verwalten.

Diese Vielzahl von Lösungen erfordert eine manuelle und mehrmalige Nachbearbeitung der Informationen. Dies hat zur Folge, dass die Informationen nicht immer zuverlässig sind.

Einerseits besteht die Gefahr von Fehlern – Andererseits sind die Daten für die Entscheidungsfindung veraltet. Der Grund dafür? Die Zeitspanne zwischen der Datenextraktion und der endgültigen Berichterstattung.

Was die Zwänge betrifft, so haben wir: 

• Die Fristen (gesetzliche oder vom Unternehmen auferlegte)
• Und die (lokalen/internationalen/sektoralen) Vorschriften, die sich ständig weiterentwickeln

Die 5 besten Praktiken, die man übernehmen sollte

1. Formalisierung der Prozesse und Zuweisung der richtigen Ressourcen

Der prozessorientierte Ansatz ist für Finanzabteilungen unerlässlich und trägt zur Verbesserung der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens bei. Um diese Finanzprozesse zu automatisieren, müssen zunächst ihre Abläufe definiert werden.

• Bestimmung der Quelldaten, die für die Erstellung der Jahresabschlüsse benötigt werden.
• Zuweisung von Fristen für jede Aufgabe.
• Erleichterung der Beziehungen zum operativen Personal für eine schnellere und zuverlässigere Bereitstellung von Informationen.

Die Finanzabteilung muss intern Massnahmen ergreifen, um die Fachkenntnisse der einzelnen Personen und die Zuweisung der Aufgaben perfekt aufeinander abzustimmen. Schliesslich kann die Finanzabteilung ihre Infrastruktur und die Verwaltung der Vorschriften auslagern, um sie besser zu sichern und zu kontrollieren.

2. Automatisieren Sie Abläufe und Kontrollprozesse

Um zu ermitteln, welche Vorgänge automatisiert werden können, muss der gesamte Konsolidierungsprozess überprüft werden.

Die Automatisierung ermöglicht:

• Automatische Berechnung des Konsolidierungskreises.
• Automatischer Import von sozialen und konzerninternen Daten.
• Definition von sich wiederholenden Vorgängen.
• Eliminierung manueller Anpassungen.
• Automatische Durchführung von Kontrollen (Abschluss und Konsolidierung).
• Automatische Erstellung von Pflichtangaben für den Jahresbericht.

3. Entmaterialisierung des Prozesses

Der gesundheitliche Kontext hat den Prozess der Entmaterialisierung in vielen mittelständischen Unternehmen beschleunigt und verdeutlicht.

Für den Konsolidierungs- und Abschlussprozess betrifft die Entmaterialisierung vor allem die Hilfsmittel wie Belege, Kontrollen, Akten und Berichte.

Eine weitere grosse Herausforderung für dezentralisierte Teams (oder solche, die von zu Hause arbeiten) ist die Fernverwaltung. Die Zentralisierung der Abläufe ist auch der Schlüssel für eine bessere Zusammenarbeit und einen (sicheren) Informationsaustausch. Schliesslich ermöglicht die Entmaterialisierung von Prozessen eine Verbesserung des internen und externen Austauschs (der nachverfolgt und aufrechterhalten werden kann) und erleichtert die interne/externe und informelle/offizielle Kommunikation.

4. Übergang zu einem kontinuierlichen Abschluss

Derzeit arbeiten viele Unternehmen mit einem jährlichen oder halbjährlichen Abschlussverfahren.

Das Ziel eines kontinuierlichen Abschlusses ist die Möglichkeit, die Arbeit über das Jahr hinweg zu glätten. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, sich jeden Monat auf bestimmte Konten zu konzentrieren, die Granularität der Kontrollen und ihre Häufigkeit festzulegen, die Revision schrittweise zu begründen und zu dokumentieren und die Jahresabschlussdatei über den gesamten Zeitraum aufzubauen. Diese Flexibilität spart Zeit und beseitigt die üblichen Engpässe.

5. Mehr Zeit für Analyse und Kommunikation

Das allgemeine Ziel aller Best Practices besteht darin, den Finanzmanagern mehr Zeit für Analyse und Kommunikation zu geben.

Die Automatisierung der Finanzprozesse ermöglicht die Erstellung kollektiver Analysen, auch aus der Ferne.

Die Kommunikation wird immer mehr zu einer Aufgabe der Finanzabteilungen, sowohl für die finanzielle als auch für die ausserfinanzielle Kommunikation.